Podstawą prowadzenia biznesu powinno być zaufanie. Bez niego współpraca z kontrahentami może być bardzo problematyczna. Niekiedy jednak owo zaufanie zostaje wykorzystane i umowę w imieniu firmy zawiera osoba do tego nieuprawniona. W sytuacji braku umocowania nie zawsze dochodzi do próby oszustwa. Czasami może być to wynik niedopatrzenia ze strony władz przedsiębiorstwa, czasami beztroska pełnomocnika, który nieświadomie przekracza zakres umocowania. W większości takich wypadków nieprawidłowo zawartą umowę można „uzdrowić”. Kiedy brak umocowania osoby prawnej skutkuje nieważnością umowy, a kiedy właściwe organy mogą ją potwierdzić? O tym w niniejszym artykule.
Osoby prawne (spółki, fundacje, stowarzyszenia, jednostki samorządu terytorialnego) działają przez swoje organy. Czynności przez nie podejmowane należy traktować jak działania samej osoby prawnej. Dochodzi jeszcze kwestia pełnomocnictwa, które organ może udzielić, aby pełnomocnik w jego imieniu składał oświadczenia woli. Uznanie, że czynności podjęte przez określoną osobę fizyczną wchodzącą w skład organu lub przez wyznaczonego pełnomocnika mogą zostać przypisane spółce, wymaga, aby organ osoby prawnej został prawidłowo powołany. Co więcej, nie może on działać poza obszarem ustalonych dla niego kompetencji. Jeżeli więc umowę z kontrahentem w imieniu osoby prawnej zawrze osoba, która nie ma do tego właściwych uprawnień, zostaje ona uznana za nieważną. Niekiedy jednak nieważność tę można „cofnąć”.
Reprezentacja osoby prawnej a skuteczność czynności prawnej
Zasadniczo, aby osoba prawna skutecznie dokonała czynności prawnej, w jej imieniu oświadczenie woli musi złożyć osoba wchodząca w skład organu zarządzającego osoby prawnej zgodnie z regułami reprezentowania takiej osoby i w zakresie kompetencji przysługującego temu organowi. Czynności prawne dokonane przez niewłaściwą reprezentację są bezskuteczne. Jest to jednak tzw. bezskuteczność zawieszona.
Koncepcja bezskuteczności zawieszonej jest dosyć świeża. W wielu orzeczeniach możemy znaleźć stanowiska, zgodnie z którymi zawarcie umowy przez osobę nieposiadającej umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu powinno skutkować bezwzględną nieważnością. W ostatnich latach linia ta uległa zmianie i aktualnie niemal jednogłośnie sądy uznają omawianą koncepcję.
Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 28 grudnia 2016 roku (sygn. akt: I ACa 1034/16), w którego uzasadnieniu sąd stwierdził, że „wyjątek od sankcji nieważności bezwzględnej jest wynikiem analogicznego stosowania art. 103 § 2 kc. Obecnie, po zmianie art. 39 KC ma ona wyraźną i solidną podstawę normatywną. W sytuacji zatem, gdy zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w imieniu której umowa została zawarta. Możliwość zastosowania w sytuacjach wynikających z art. 39 kc konstrukcji bezskuteczności zawieszonej, w aktualnych realiach społeczno-gospodarczych, które cechują się znaczną liczbą osób prawnych, występujących w olbrzymiej liczbie stosunków prawnych, pozwala na bardziej elastyczne odniesienie się do czynności dotkniętych wadą w postaci działania osób nieumocowanych do ich reprezentowania. […] Konstrukcja bezskuteczności zawieszonej zapewnia przy tym stosowną ochronę zarówno osobie prawnej działającej za pośrednictwem wadliwego organu, jak i jej kontrahentowi”.
W jaki sposób osoba prawna powinna potwierdzić umowę?
Przepis art. 39 kc uzależnia skuteczność niewłaściwie zawartej umowy od jej potwierdzenia przez osobę prawną. Nie wyjaśnia jednak, w jaki sposób należy tego dokonać, w jakiej formie, ani w jakim terminie. Przyjmuje się więc, że potwierdzenie czynności prawnej dokonanej przez fałszywy organ powinno nastąpić zgodnie z zasadami reprezentacji osoby prawnej obowiązującymi w chwili dokonania potwierdzenia. Potwierdzenie to wymaga również spełnienia warunków w zakresie reprezentacji, jakie były wymagane przy zawarciu potwierdzonej umowy.
W kwestii terminu ustawodawca wskazał jedynie na możliwość wyznaczenia go przez drugą stronę umowy. Taka konstrukcja przepisu sprawia, że poprawną interpretacją jest ta, która wskazuje, że potwierdzenie umowy może zostać dokonane w dowolnym czasie. Termin zależy wyłącznie od woli drugiej strony umowy. Z drugiej strony doktryna stoi na stanowisku, że zbyt długie zwlekanie z potwierdzeniem umowy może skutkować pokrzywdzeniem interesów osób trzecich. A więc długość terminów ograniczona jest przez zasady współżycia społecznego. Mimo to nie zdecydowano się na jednoznaczne określenie „odpowiedniego” maksymalnego terminu.
Reprezentacja osoby prawnej a KRS
Jeśli chodzi o reprezentację osoby prawnej, warto pochylić się nad zasadą dobrej wiary wynikającej z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Co do zasady osoby prawne, a przede wszystkim spółki prawa handlowego, mają obowiązek dokonania rejestracji w KRS. Zgodnie z art. 15 ustawy o KRS od dnia ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów. Z kolei zgodnie z art. 39 pkt 1 ustawy o KRS w rejestrze przedsiębiorców zamieszcza się oznaczenie organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, osób wchodzących w jego skład oraz sposób reprezentacji. Dane dotyczące sposobu reprezentacji są zatem ogólnodostępne. Każdy podmiot, planując zawarcie umowy, powinien więc uprzednio sprawdzić informacje o kontrahencie, w tym dane o organie działającym w imieniu osoby prawnej oraz sposób jej reprezentacji. Powzięcie owych informacji leży bowiem w interesie strony.
Następnie art. 17 ustawy o KRS ustanawia domniemanie prawdziwości danych ujawnionych w rejestrze. Przepis ten jest bardzo istotny z punktu widzenia reprezentacji podmiotów wpisanych do rejestru. Jeżeli dane wpisano do Rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że nie są one prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu. Oznacza to, że osoby wpisane do rejestru są uprawnione do zawierania umów w imieniu osoby prawnej, nawet gdy w rzeczywistości utraciły już swoją funkcję. Nie zachodzi tutaj żadnego rodzaju bezskuteczność czynności prawnej.
Powyżej wskazane zasady płynące z ustawy o KRS nie konwalidują czynności bezskutecznych ani nieważnych, a nakazują ignorować fakt, że czynność prawna dokonana została niezgodnie z zasadami reprezentacji. Omówione domniemania wprowadzają bowiem fikcję prawną, która działa w interesie osoby działającej w zaufaniu do Krajowego Rejestru Sądowego. Sąd Najwyższy w swoim wyroku z 12 lutego 2014 roku (sygn. akt: IV CSK 361/13) podkreślił, że „czynność prawna dokonana przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, reprezentowaną przez odwołanego członka zarządu, który w chwili jej dokonywania był nadal wpisany do rejestru przedsiębiorców, nie jest dotknięta sankcją nieważności bezwzględnej”.
Odpowiedzialność osoby działającej bez umocowania
Osoba, która zawarła umowę w imieniu osoby prawnej, nie będąc jej organem albo przekraczając zakres umocowania takiego organu, musi liczyć się z:
obowiązkiem zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz
obowiązkiem naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę, nie wiedząc o braku umocowania.
Obowiązek zwrotu
Roszczenie o zwrot tego, co zostało otrzymane od drugiej strony w wykonaniu umowy, należy kierować do podmiotu, który rzeczywiście osiągnął korzyści. Jeżeli osobą tą będzie osoba działająca w imieniu fałszywego organu albo fałszywy pełnomocnik, żądanie zwrotu należy kierować bezpośrednio do niej. Jeżeli z kolei wszelkie korzyści wynikające z umowy otrzymała dana osoba prawna, roszczenie należy kierować pod jej adres.
Obowiązek naprawienia szkody
W tym wypadku odpowiedzialność odszkodowawcza dotyczy wyłącznie osoby fizycznej fałszywie reprezentującej organ osoby prawnej, nigdy wadliwie reprezentowana osoba prawna. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 17 stycznia 2017 roku (sygn. akt: IC CSK 143/16), w którym uznano, że „odpowiedzialność z art. 39 kc znajdzie zastosowanie wyłącznie do członka zarządu spółki z o.o., który w chwili składania oświadczenia woli w imieniu spółki nie był już członkiem zarządu ze względu na wygaśnięcie mandatu, ale zaniedbał obowiązku złożenia wniosku o wykreślenie z rejestru przedsiębiorców w KRS, natomiast druga strona czynności prawnej działała w dobrej wierze, czyli w zaufaniu do danych wpisanych do rejestru, nie wiedząc o wygaśnięciu mandatu składającego oświadczenie”.
Roszczenie odszkodowawcze obejmuje zarówno stratę, jak i utracone korzyści wynikające m.in. z odrzucenia konkurencyjnych ofert lub zaproszeń do negocjacji wskutek zawarcia umowy nieważnej. Aby móc jednak mówić o powstaniu prawa do odszkodowania, pokrzywdzony kontrahent w chwili zawierania umowy nie może posiadać wiedzy o tym, że druga strona umowy działa bez umocowania, tj. musi działać w dobrej wierze. Zła wiara wyłącza prawo do odszkodowania.
Brak umocowania osoby prawnej przy zawieraniu umowy – podsumowanie
Co do zasady umowa zawarta przez organ osoby prawnej nieposiadający stosowanego umocowania jest nieważna już w chwili podpisywania kontraktu. Ustawodawca zdecydował się jednak zastosować w takim wypadku tzw. bezskuteczność zawieszoną. Oznacza to, że wskazana czynność prawna może zostać uzdrowiona, pod warunkiem że osoba prawna potwierdzi chęć zawarcia takiej umowy. W przypadku dokonania prawidłowego potwierdzenia umowa wywiera skutek już od chwili jej pierwotnego zawarcia, nie zaś od chwili dokonania potwierdzenia.
Z kolei w przypadku braku owego potwierdzenia osoba, która zawarła umowę w imieniu osoby prawnej, obowiązana jest do zwrotu wszystkiego, co otrzymała od drugiej strony w ramach wykonania umowy, a także do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę, nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.
