Agencje zatrudnienia są instytucjami rynku pracy prowadzącymi rejestrowaną działalność polegającą na świadczeniu usług w zakresie pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego lub pracy tymczasowej. W związku z tym wspomniane podmioty przetwarzają duże zasoby danych osobowych. W interpelacji poselskiej nr 17853 z 30 listopada 2017 roku zwrócono uwagę na problem tworzenia przez firmy rekrutacyjne tzw. czarnych list, czyli zbiorów danych zawierających informacje o osobach, co do których firmy te uznają, że co do zasady nie należy ich brać pod uwagę w procesach rekrutacyjnych. Autor interpelacji zapytał Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej, czy została podjęta współpraca z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (obecnie organ ten już nie funkcjonuje, a w jego miejsce utworzono organ Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) oraz z Państwową Inspekcją Pracy w celu oszacowania skali zjawiska, a także, czy Ministerstwo podjęło jakiekolwiek kroki, aby wypracować sposoby przeciwdziałania takim niezgodnym z prawem praktykom. Czy "czarne listy" w firmach rekrutacyjnych będą dalej funkcjonować?
Przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb zatrudnienia
W odpowiedzi z 17 stycznia 2018 roku Ministerstwo wskazało, że zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
imię (imiona) i nazwisko,
imiona rodziców,
datę urodzenia,
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Na marginesie należy odnotować, że od 4 maja 2019 roku katalog danych osobowych uległ pewnym zmianom i obecnie obejmuje:
imię (imiona) i nazwisko,
datę urodzenia,
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
wykształcenie,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Udostępnienie pracodawcy ww. danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, a pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych danych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 3 kp). Jednocześnie, stosownie do art. 221 § 4 kp, pracodawca mógł żądać podania innych danych osobowych tylko, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, a w obecnym stanie prawnym – gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Powołany artykuł zawiera zatem katalog danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata na pracownika, a ten obowiązany jest je przedstawić i udokumentować. Celem tego przepisu było nie tylko wskazanie podstawy żądania udostępnienia danych osobowych przez pracodawcę, ale także określenie granic przedmiotowych tego uprawnienia. Pracodawca nie może zatem żądać danych niewymienionych w art. 221 kp lub w przepisach szczególnych.
Przetwarzanie danych osobowych przez agencje pośrednictwa pracy
Jak stanowi art. 18 ust. 1 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług pośrednictwa pracy polega w szczególności na:
udzielaniu pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych;
pozyskiwaniu i upowszechnianiu ofert pracy;
udzielaniu pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy;
informowaniu kandydatów do pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy;
inicjowaniu i organizowaniu kontaktów osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami;
kierowaniu osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych;
kierowaniu cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W odpowiedzi udzielonej przez Ministerstwo zauważono, że pomimo że przepis ustalający katalog danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata na pracownika, jest usytuowany w kp (wspomniany wyżej art. 221), co ogranicza jego zakres zastosowania do relacji pomiędzy pracodawcą i pracownikiem oraz kandydatem do pracy, to ma on zastosowanie także do osoby prowadzącej rekrutację pracowników. Przeciwne rozumowanie pozbawiałoby takiego przepisu jego ratio legis, a mianowicie funkcji ochronnej danych osobowych kandydata do pracy. Warto przy tym podkreślić, że przepis ten nie ma zastosowania do innych niż stosunek pracy (i stosunki poprzedzające nawiązanie stosunku pracy) stosunków prawnych (np. cywilnoprawnych).
Niedopuszczalność tworzenia „czarnych list”
Mając na względzie powyższe, Ministerstwo stwierdziło, że bez wątpienia praktyka polegająca na tworzeniu tzw. czarnych list pracowników, zawierających ich dane osobowe i wykorzystywanie ich do innych celów niż wyłącznie na potrzeby konkretnej rekrutacji, stanowi naruszenie zarówno przepisów prawa pracy, jak i przepisów o ochronie danych osobowych.
W szczególności warto zauważyć, że tego typu działania są niedopuszczalne m.in. z tego powodu, że osoby, których dane znajdują się na „czarnych listach”, nie są o tym informowane oraz nie są w tym zakresie pozyskiwane od nich zgody na przetwarzanie danych osobowych. Tworzenie „czarnych list” narusza zasadę celowości, polegającą na przetwarzaniu danych osobowych w jasno określonym celu, czyli aplikacji na wybrane stanowisko, oraz adekwatności, czyli pozyskiwania tylko tych danych od kandydatów, które są niezbędne do realizacji tego celu.
"Czarne listy" w firmach rekrutacyjnych - skala zjawiska
Z informacji otrzymanych przez Ministerstwo z Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że urząd ten w swojej praktyce nie odnotował wielu skarg dotyczących omawianego zjawiska. Dokonane ustalenia wskazały, że w okresie 3 lat (w latach 2015-2017) do Państwowej Inspekcji Pracy zgłoszono tylko 1 przypadek potwierdzający funkcjonowanie „czarnych list” kandydatów do pracy.
W lutym 2017 roku do Okręgowego Inspektoratu Pracy w Rzeszowie wpłynęła anonimowa skarga, której treść świadczyła o posiadaniu takiej listy przez jedną z agencji zatrudnienia, prowadzącej usługi na terenie podległym inspektoratowi pracy. W związku z faktem, że korespondencja nie zawierała: imienia, nazwiska oraz adresu osoby wnoszącej skargę, a także adresu agencji zatrudnienia, do nadawcy korespondencji skierowano wniosek o uzupełnienie danych. W celu skutecznego zbadania zasadności zarzutu zwrócono się również z prośbą o ujawnienie w toku kontroli faktu, że kontrola prowadzona jest w następstwie złożonego wniosku/skargi. Jednakże nie otrzymano uzupełnienia niezbędnych danych.
Ponadto w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Kielcach praktyka eliminowania niepożądanych kandydatów do pracy została poruszona w rozmowie telefonicznej, jednak zainteresowana osoba nie zdecydowała się na ujawnienie danych oraz określenie pracodawcy. Z ogólnych informacji wynikało, że sprawa dotyczyła agencji ochrony. Zgłaszający twierdził, że pracodawca na etapie rozwiązywania stosunku pracy „straszył go” wciągnięciem na „czarną listę”, uniemożliwiającą podjęcie zatrudnienia jako pracownik ochrony w innych podmiotach.
Poza przytoczonymi powyżej przykładami kontrolujący inspektorzy pracy nie zetknęli się z omawianym zjawiskiem podczas wykonywanych czynności kontrolnych. Jednak po otrzymaniu pisma z resortu pracy Główny Inspektorat Pracy wystąpił do wszystkich okręgowych inspektoratów pracy z poleceniem zwrócenia szczególnej uwagi na stosowanie niezgodnej z prawem praktyki, skutkującej z reguły odmową zatrudnienia. Kontrolującym zalecono także ukierunkowanie działań na naganną praktykę rekruterów.
Z kolei zgodnie z informacją przekazaną przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w 2017 roku do Biura GIODO wpłynęły 2 zapytania dotyczące zagadnienia tworzenia przez firmy rekrutujące tzw. czarnych list osób ubiegających się o zatrudnienie oraz 1 skarga na zamieszczenie danych osobowych skarżącej na takiej liście. Wobec nieuzupełnienia braków formalnych skargi została ona pozostawiona bez rozpoznania, zgodnie z art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Jak wyjaśnił Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, w jednej ze spraw prowadzone były czynności kontrolne w podmiocie zajmującym się pośredniczeniem przy zatrudnianiu pracowników do pracy poza granicami kraju (agencja pracy tymczasowej). Zakresem przedmiotowej kontroli objęto przetwarzanie przez agencję pracy tymczasowej danych osobowych pracowników wpisanych na tzw. czarną listę niewygodnych pracowników, tj. pracowników, których nie należy brać pod uwagę przy proponowaniu pracy za granicą. Ustalenia kontrolne wykazały jednak, że podmiot kontrolowany nie przetwarzał danych osobowych pracowników w formie tzw. czarnej listy niewygodnych pracowników.
Nie ulega wątpliwości, że tworzenie tzw. czarnych list przez firmy rekrutacyjne jest prawnie niedopuszczalne. Taki proceder może być kwalifikowany nie tylko jako niezgodny z przepisami o ochronie danych osobowych, ale także jako praktyka dyskryminacyjna oraz naruszająca dobra osobiste. Okoliczność nieujawniania przez organy państwa przypadków funkcjonowania „czarnych list” nie musi oznaczać, że nie są one tworzone – może świadczyć o trudności wykazania i udowodnienia tego typu nieprawidłowości, m.in. w związku z brakiem gotowości do pełnej współpracy z właściwymi organami, ze strony osób zgłaszających wspomniane naruszenia, obawiających się działań odwetowych.
