Przedsiębiorca może odpłatnie zbywać towary oraz środki trwałe nie tylko na rzecz podmiotów zewnętrznych, ale również na rzecz swoich pracowników. Ten przypadek rodzi pytanie o poprawny sposób dokumentowania takiej sprzedaży. Poniżej omawiamy, jak wygląda sprzedaż na rzecz pracowników na gruncie VAT!
Sprzedaż na rzecz pracowników na gruncie VAT
Zasadą jest, że sprzedaż dokonywana przez przedsiębiorcę jest dokumentowana fakturą VAT. Obowiązek ten dotyczy dostawy towarów, przez które rozumie się wszelkie rodzaje rzeczy. W zakresie pojęciowym towarów mieszczą się zatem zarówno towary handlowe, jak i środki trwałe.
Jednakże zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Pracownik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, zatem w przypadku sprzedaży towarów na jego rzecz zasadniczo powstaje obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Wiąże się to również z obowiązkiem wydruku paragonu fiskalnego.
Warto też dodać, że osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może żądać wystawienia faktury. Takie żądanie może złożyć w terminie 3 miesięcy, licząc od dnia dostawy towarów.
Co jednak istotne, wystawienie faktury przez pracodawcę w żaden sposób nie zwalnia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
Możliwość zastosowania zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Trzeba mieć na uwadze, że w porządku prawnym funkcjonuje rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej.
Regulacje zawarte w powołanym rozporządzeniu przewidują zwolnienie podmiotowe z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących ze względu na wysokość obrotu (do określonej tym przepisem wysokości obrotów) oraz zwolnienie przedmiotowe – zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia.
Na podstawie zapisu § 2 ust. 1 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2023 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.
Powyższe zwolnienie jest zwolnieniem przedmiotowym, tzn. że dotyczy konkretnych czynności.
W poz. 34 ww. załącznika do rozporządzenia została wymieniona dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.
Ww. przepis nie wprowadza ograniczeń co do rodzaju towarów. W konsekwencji ze zwolnienia korzysta sprzedaż zarówno towarów handlowych, jak i środków trwałych.
Jednocześnie należy mieć na względzie, że to samo rozporządzenie w § 4 określa katalog towarów, których dostawa wyklucza możliwość zastosowania zwolnienia. Katalog ten obejmuje dostawy m.in.
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708 i 9401 90 80), z wyłączeniem motocykli;
- komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11);
- sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1);
- wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
- napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
- perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.
Natomiast w sytuacji, gdy sprzedaż na rzecz pracowników nie obejmuje ww. towarów, pracodawca może skorzystać ze zwolnienia od konieczności ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. W przypadku gdy pracownik nie zażąda wystawienia faktury, sprzedaż może zostać udokumentowana dowodem wewnętrznym.
W takiej sytuacji odpłatne zbycie towaru na rzecz pracownika będzie wykazane w pliku JPK_V7 z oznaczeniem „WEW”.
Jak bowiem wskazano w broszurze informacyjnej MF dotyczącej plików JPK, oznaczenie „WEW” jest stosowane w przypadku dokumentu wewnętrznego. Przykład: przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, dokument zbiorczy dotyczący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej.
Sprzedaż na rzecz zleceniobiorców
W kontekście analizowanego zagadnienia pojawia się pytanie, czy opisane zwolnienie może również znaleźć zastosowanie do zleceniobiorców.
W interpretacji indywidualnej z 21 października 2015 roku (sygn. ILPP2/4512-1-556/15-4/MN) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wskazał, że analizowany przepis nie może stanowić podstawy do zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania w przypadku świadczeń na rzecz zleceniobiorców.
W interpretacji indywidualnej z 19 grudnia 2013 roku (sygn. IPTPP1/443-738/13-7/MW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi podobnie zauważył, że przekazanie na rzecz pracowników kart Multisport będzie korzystało ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, przy czym zwolnienie to nie znajdzie zastosowania do tej samej czynności dokonywanej na rzecz zleceniobiorców.
W konsekwencji spółka pragnie wskazać, że przyjmując, że u podstaw każdej wykładni przepisu prawnego powinno tkwić założenie racjonalności ustawodawcy, interpretator powinien dążyć do takiego tłumaczenia norm prawnych, które tworzyłoby ich spójny system. Tym samym, mając na uwadze powyższe, w ocenie wnioskodawcy tożsame znaczeniowo pojęcia powinny być w obrębie tej samej ustawy traktowane w jednakowy sposób.
W rezultacie biorąc pod uwagę, że organy podatkowe uznają, że zakres pojęcia „pracownik” nie obejmuje osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia (tj. umowy cywilnoprawnej), należy uznać, że również pojęcie „pracownik” użyte w poz. 34 załącznika do rozporządzenia obejmuje tylko osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zorganizował wyprzedaż swoich towarów na rzecz zatrudnionych osób. Sprzedaż miała miejsce zarówno na rzecz pracowników, jak i na rzecz zleceniobiorców. W jaki sposób przedsiębiorca powinien udokumentować sprzedaż?
W przypadku sprzedaży na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę możliwe jest zastosowanie zwolnienia od kasy fiskalnej – w rezultacie tego rodzaju sprzedaż będzie dokumentowana dowodem wewnętrznym. Powyższego zwolnienia nie można zastosować w przypadku sprzedaży na rzecz zleceniobiorców, co powoduje, że tego rodzaju zbycie powinno zostać zewidencjonowane na kasie fiskalnej (przy założeniu, że nie występują inne zwolnienia).
Mając powyższe na uwadze, możemy wskazać, że w przypadku sprzedaży towarów – zarówno handlowych, jak i środków trwałych – na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę zastosowanie znajdzie zwolnienie od kasy fiskalnej i taka sprzedaż będzie przez pracodawcę dokumentowana dowodem wewnętrznym.
