Poradnik Przedsiębiorcy

Czy odszkodowanie dla byłego pracownika stanowi KUP?

Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem nie musi oznaczać końca obowiązków pracodawcy względem niego. W związku z najczęściej, nieprawidłowościami związanymi z zakończeniem stosunku pracy, były pracownik może wynegocjować z pracodawcą odszkodowanie lub wywalczyć je na drodze sądowej. Sprawdź, jakie warunki muszą zostać spełnione aby wypłacić odszkodowanie dla byłego pracownika oraz czy taki wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu po twojej stronie.

Kiedy pracownik po zakończeniu stosunku pracy może żądać odszkodowania od pracodawcy?

Odszkodowanie to suma pieniężna, która należy się osobie w zamian za doznaną szkodę od podmiotu, który ją wyrządził lub takiego, który ponosi za nią odpowiedzialność. W Kodeksie pracy (kp) brak jest definicji legalnej tego pojęcia, jednakże w wielu miejscach wskazuje się na odpowiedzialność pracodawcy i obowiązek wypłacenia odszkodowania na rzecz pracownika, zarówno w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu.

Po zakończeniu stosunku pracy na pracodawcę można nałożyć obowiązek wypłacenia odszkodowania z następujących tytułów:

1. Nieuzasadnionego rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika lub naruszającego przepisy o wypowiadaniu umów, w wysokości:

  • przy umowie na czas nieokreślony – wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, zależnie od okresu wypowiedzeniaPracownik, którego okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, dostanie odszkodowanie w wysokości 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, natomiast pracownik, którego okres wypowiedzenia wynosił 2 tygodnie lub miesiąc, może uzyskać odszkodowanie w wysokości 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia – zależy to od uznania sądu.
  • przy umowie na czas określony – wynagrodzenia za okres, do którego miała trwać umowa, nie więcej jednak niż za 3 miesiące.

2. Roszczenia o naprawienie szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak maksymalnie za okres 6 tygodni.

3. Zawartej po ustaniu stosunku pracy umowy o zakazie konkurencji – dotyczy to sytuacji, gdy pracownik oraz pracodawca mają dostęp do informacji, które są szczególnie ważne dla przedsiębiorstwa, a ich ujawnienie mogłoby narazić na szkodę pracodawcę. W takiej sytuacji odszkodowanie nie może być niższe niż 25% otrzymanego przed ustaniem stosunku pracy wynagrodzenia przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji – co, ujmując to w prostszy sposób, oznacza, że jeśli zakaz konkurencji miałby trwać rok po zakończeniu stosunku pracy, odszkodowanie musi wynosić co najmniej 25% otrzymywanego w ciągu roku wynagrodzenia.

Odszkodowania te mogą zostać ustalone w drodze porozumień lub negocjacji między pracodawcą a byłym pracownikiem lub też w drodze orzeczenia sądowego. Wszelkie wskazane tytuły do uzyskania odszkodowania mogą być dochodzone na drodze sądowej, co, w razie przegranej pracodawcy, może wiązać się także z niezbędnością poniesienia dodatkowych wydatków: 

  • kosztów postępowania,
  • kosztów zastępstwa procesowego pracownika,
  • kosztów wynagrodzenia własnego pełnomocnika.

Odszkodowanie dla byłego pracownika – czy stanowi koszt uzyskania przychodu?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (przepis zawiera wyłączenia od kosztów uzyskania przychodu). Podobna definicja kosztów uzyskania przychodu znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15).Koszt uzyskania przychodu to wydatek ponoszony przez podatnika, którego celem jest albo osiągnięcie przychodu lub są też takie wydatki, które nie skutkują uzyskaniem czy też zwiększeniem przychodów podatnika, ale pozwalają podatnikowi na utrzymanie istniejącego źródła przychodów i uzyskiwanie z tego źródła przychodów na niezmienionym poziomie.

Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzi biuro rachunkowe. Aby prawidłowo wykonywać zlecenia obsługi księgowej innych podmiotów (zleceniodawców) niezbędne jest posiadanie komputerów oraz komputerowych programów rachunkowych. Przedsiębiorca nabywa 3 laptopy wraz ze specjalistycznym oprogramowaniem. Koszt zakupu laptopów wraz z oprogramowaniem stanowi u przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu, ponieważ są one niezbędne do osiągania przychodu.

Jednakże powstaje pytanie, czy odszkodowanie wypłacone na rzecz byłego pracownika, których źródłami są wskazane w podpunkcie „Odszkodowanie” podstawy?

Przykład 2.

Sp. z o.o. (dalej jako „Spółka”, „Wnioskodawca”, „pracodawca”) polski rezydent, podatnik podatku dochodowego od osób prawnych prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji opakowań do żywności i etykiet. W związku z prowadzoną działalnością Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę.

1 grudnia 2015 roku Wnioskodawca na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 kp wypowiedział umowę o pracę z przedstawicielem handlowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Pracownik ten był odpowiedzialny za bezpośredni kontakt z klientem, opiekę nad klientem i zbieranie zamówień.

Zgodnie z treścią wypowiedzenia Spółka wypowiedziała stosunek pracy z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jako przyczynę wypowiedzenia pracodawca wskazał: 

  • brak dbałości i staranności w wykonywaniu obowiązków pracowniczych, 
  • konflikt ze współpracownikami, 
  • lekceważąca postawa w stosunku do przełożonych, 
  • niezadowolenie klientów z obsługi, 
  • błędy przy wystawianiu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych, 
  • brak zaangażowania w sprawy w dziale handlowym. 

Zarząd Spółki w celu ochrony dobrego wizerunku firmy i uniknięcia dalszych kosztów, biorąc pod uwagę związane z procesem wydatki na obsługę prawną oraz ewentualne ryzyko zasądzenia odszkodowania, zdecydował się na podpisanie ugody sądowej ze zwolnionym pracownikiem i wypłacił ustaloną w ugodzie kwotę.

Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 kwietnia 2018 roku (0114-KDIP2-2.4010.65.2018.2.AS) wydanej na podstawie przedstawionego wyżej stanu faktycznego wynika, że

"(...)celem poniesionego przez Spółkę wydatku na rzecz byłego już pracownika, było zaspokojenie roszczenia w zakresie odszkodowania związanego z rozwiązaniem stosunku pracy, a nie uzyskanie przychodu ani zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Odszkodowanie dla byłego pracownika (wydatek), w związku z czym nie wiąże się on z prowadzoną działalnością gospodarczą i oceniając charakter omawianego wydatku, nie można wykazać związku przyczynowego pomiędzy jego poniesieniem (zapłatą odszkodowania), a uzyskanym przez Spółkę przychodem. Zdaniem organu podatkowego byli pracownicy Spółki nie są związani w jakimkolwiek stopniu, nawet pośrednio, z osiąganymi przez Spółkę przychodami.

Wydatek (wypłacone odszkodowanie) dotyczący byłego pracownika w żaden sposób nie przyczyni się do powstania po stronie Spółki (podatnika) przychodu czy zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, a tym samym wydatek nie został poniesiony w celu, który stanowi warunek uznania go za koszty podatkowe, jako niespełniający kryterium celowości, a w konsekwencji nie może on stanowić kosztów uzyskania przychodów."Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie ich źródła, o ile nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.
W konsekwencji należy przyjąć, że wypłata odszkodowania dla byłego pracownika przez przedsiębiorcę podlegającego ustawie o PIT czy też spółkę prawa handlowego podlegającej ustawie o CIT, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu ze względu na brak celowości poniesienia tych kosztów. Brakuje w tym przypadku związku przyczynowo-skutkowego, który połączyłby odszkodowanie dla byłego pracownika z możliwością pozyskania nowego źródła przychodu lub też stosownego zabezpieczenia (utrzymania) istniejącego już źródła.