Poradnik Przedsiębiorcy

Data poniesienia pierwszego wydatku a samochód w firmie

Podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Z uwagi na różne momenty wystąpienia pierwszego wydatku warto przyjrzeć się bliżej co w praktyce oznacza data poniesienia pierwszego wydatku.

Jak interpretować dzień poniesienia pierwszego wydatku w związku ze informacją VAT-26

Pierwszy wydatek związany z pojazdami samochodowymi używanymi wyłącznie do działalności gospodarczej znajduje zastosowanie wyłącznie do samochodów w odniesieniu do których podatnikowi przysługuje odliczenie 100% VAT a więc w stosunku do pojazdów:

  • konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,

  • innych niż samochody osobowe, mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

  • klasyfikowanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

  • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

  • innych niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

  • specjalnych,

  • wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika przez co ustawodawca rozumie pojazdy samochodowe, których:

  • sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

  • konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Termin poniesienia pierwszego wydatku

Za termin poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem przeznaczonym wyłącznie do celów działalności gospodarczej należy rozumieć moment ściśle związany z jego nabyciem, posiadaniem czy też zamiarem przyszłego posiadania. Dlatego poniesienie pierwszego wydatku związanego z pojazdem przeznaczonym wyłącznie do celów działalności gospodarczej nie może nastąpić wcześniej niż moment jego nabycia lub wpłacenia zaliczki na poczet jego kupna. W konsekwencji za moment poniesienia pierwszego wydatku należy uznać dzień, w którym podatnik nabył prawo do rozporządzania danym pojazdem jak właściciel.

Pierwszy wydatek a termin zgłoszenia VAT-26

Podatnik bazując na art. 12 Ordynacji podatkowej może doprecyzować zasady ustalenia ostatecznego terminu dokonania zgłoszenia pojazdu samochodowego jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej. W toku obliczenia terminu należy pominąć dzień, w którym został poniesiony wydatek związany z pojazdem samochodowym. Jeżeli bowiem początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się dnia, w którym ono nastąpiło.

Natomiast za koniec terminu należy przyjąć dzień upływu ostatniego z wyznaczonej liczby dni.  Oczywiście może się zdarzyć, że akurat ostatni dzień przypadnie w sobotę bądź w niedzielę albo nawet w święto, które ustawowo jest dniem wolnym od pracy. W tym przypadku ostatni dzień terminu należy przesunąć na pierwszy dzień roboczy po tym dniu a jeżeli dni wolnych jest kilka, wówczas na pierwszy dzień roboczy po tych kilku dniach. Zatem, gdy 7 dniowy termin na złożenie informacji VAT-26 kończy swój bieg w weekend, to ostatnim dniem na jego złożenie będzie poniedziałek.

Data poniesienia pierwszego wydatku a modernizacja pojazdu samochodowego

Przedsiębiorca zakupił dwa nowe samochody osobowe do swojej firmy. Samochody odebrał 20 listopada 2017r.
i w tym samym dniu otrzymał faktury z datą wystawienia taką samą jak odbioru i terminem płatności 10 grudnia 2017r.. Z powodu nieuwagi faktury zostawił w pojazdach i zapomniał dostarczyć do księgowości przez co zgłoszenie VAT-26 zostało złożone 4 grudnia 2017r. Pojazdy zostały zarejestrowane 28 a drugi 29 listopada 2017r. Dla obu została zaprowadzona ewidencja kilometrów dla celów VAT. Przedsiębiorca skonstruował zasady, w których zawarł warunki korzystania z pojazdów przez pracowników. Dodatkowo w grudniu 2017r. pojazdy zostały zmodernizowane w taki sposób, że spełniały przesłanki art. 86a ust. 9 czyli pojazdu samochodowego uprawniającego do odliczenia 100% VAT od kosztów eksploatacyjnych. Potwierdzone to także zostało zaświadczeniem o przeprowadzeniu przez okręgową stację kontroli pojazdów dodatkowych badań technicznych tych pojazdów, która dokonała stosownych wpisów do dowodów rejestracyjnych - samochód specjalny.

W tej sytuacji data pierwszego wydatku dla tych pojazdów to 20 listopada 2017r. ponieważ przeznaczenie tych pojazdów decyzją przedsiębiorcy miało być wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Z uwagi jednak na niespełnienie wszystkich wymaganych przepisami warunków 100% odliczenia VAT od kosztów eksploatacyjnych będzie mógł dokonać po dniu dokonania modernizacji.

Potwierdzeniem powyższego jest również Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
z 8 lutego 2017 r. o sygn. 3063-ILPP1-1.4512.165.2016.2.MJ.

Montaż części a późniejszy zakup pojazdu

Przedsiębiorca zakupił samochód osobowy 14 listopada 2017r. i w tym dniu otrzymał fakturę zakupu. Dodatkowo zamówił doposażenie danego pojazdu w części, którymi sam dysponował a które zostały przez niego wcześniej zakupione (przed nabyciem pojazdu). W związku z powyższym przedsiębiorca ma wątpliwości co do daty poniesienia pierwszego wydatku.

W tym przypadku data poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem osobowym, to data jego nabycia. Natomiast doposażenie tegoż pojazdu części nabyte jeszcze przed zakupem danego samochodu pozostają bez wpływu na określenie daty poniesienia pierwszego wydatku.

Bezwzględnym warunkiem dla ustalenia daty powstania pierwszego wydatku związanego z konkretnym samochodem jest jego występowanie w firmie lub złożenie na niego zamówienia z zamiarem jego nabycia, potwierdzonego wpłaconą zaliczką

Potwierdzeniem powyższego jest także Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
z 20 lutego 2015 r. o sygn. IPPP1/443-1478/14-2/AW.

Opłaty rejestracyjne a data pierwszego poniesionego wydatku

Przedsiębiorca zakupił samochód osobowy wyłącznie dla celów działalności gospodarczej 24 listopada 2017r. (data wydania) i w tym dniu otrzymał fakturę zakupu. 8 grudnia 2017r. dokonał rejestracji pojazdu. Natomiast 12 grudnia 2017r. dokonano zgłoszenia tego pojazdu za pomocą formularza VAT-26. Przedsiębiorca sam będzie użytkował samochód. Od momentu otrzymania pojazdu została także zaprowadzona ewidencja kilometrów dla celów VAT. Samochód będzie parkowany tylko na terenie firmy natomiast przedsiębiorca będzie go użytkował tylko w godzinach pracy na wyjazdy wyłącznie firmowe. Dodatkowo samochód będzie wyposażony w GPS oraz taksometr. Właściciel firmy zastanawia się czy poprawnie ujął datę pierwszego wydatku 8 grudnia 2017r., w którym to poniósł koszty rejestracji pojazdu uznając, że w odniesieniu do danego samochodu dopiero od momentu rejestracji należy identyfikować pierwszy wydatek z nim związany.

Jak się okazuje jest to błędne podejście. Data nabycia oraz poniesienia pierwszego wydatku stanowi data wydania towaru przez sprzedawcę, tj. fizycznego odbioru pojazdów przez Spółkę od sprzedawcy czyli 24 listopada 2017 r. Oczywiście nie raz zdarza się, że w dniu odbioru, samochód nie posiada jeszcze przypisanych numerów rejestracyjnych. Jednakże nie jest to przesłanka do dokonania zgłoszenia VAT-26 po otrzymaniu numerów. Zaznaczyć także zależy, że data poniesienia pierwszego wydatku odnosi się do wydatku związanego z czynnościami opodatkowanymi, podlegającymi ustawie o VAT. Zatem pierwszy wydatek nastąpił w dniu wydania danego samochodu. Z kolei po otrzymaniu numerów rejestracyjnych przedsiębiorca powinien dokonać aktualizacji zgłoszenia VAT-26 i zawrzeć w nim nadane numery rejestracyjne.

Potwierdzeniem powyższego stanowiska jest Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
z 19 lutego 2016 r. o sygn. IPPP1/4512-1342/15-2/KR.