Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Praca zdalna stanowi w ostatnim czasie codzienność dla wielu firm i pracowników. Bez wątpienia na taką sytuację miała wpływ epidemia koronawirusa, która zmieniła wiele zarówno w naszym życiu prywatnym, jak i zawodowym. Praca z domu to dla niektórych wyzwanie, należy bowiem całkowicie przestawić się na kontakt zdalny pozbawiony bezpośredniej relacji z drugim człowiekiem. Czy pracę zdalną należy rejestrować? Czy ewidencja czasu pracy zdalnej jest konieczna? Wyjaśniamy!

Praca zdalna – czyli jaka?

Praca zdalna, jak sama nazwa sugeruje, to praca, która odbywa się poza siedzibą firmy – na ogół jest to mieszkanie pracownika. Praca taka powinna być polecona przez pracodawcę i zgoda pracownika nie jest tu potrzebna. W Kodeksie pracy próżno szukać zapisów dotyczących pracy zdalnej – pierwsze unormowania prawne pojawiły się dopiero w prowadzonych sukcesywnie rozporządzeniach, tzw. tarczach antykryzysowych.

Art. 3 ust. 1 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych

„W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”.

Dopiero więc w tarczy antykryzysowej, która została uchwalona 19 czerwca 2020 roku, znalazły się liczne zapisy, które określiły, czym jest praca zdalna i jakie są przesłanki oraz wymogi do jej zastosowania.

Ewidencja czasu pracy – wymóg pracy zdalnej?

Tak jak wspomniano, Ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 była pierwszą ustawą, która nie tylko wspomniała o możliwości pracy zdalnej, ale przede wszystkim dookreśliła, że:

  • wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy;
  • praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych;
  • narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca;
  • przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
  • na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Jak widać, ustawa ta wprowadziła pojęcie „ewidencji wykonanych czynności”.

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Tarcza 4.0 wprowadziła zapis dotyczący konieczności robienia ewidencji wykonanych czynności przez pracownika, który realizuje pracę zdalnie. Warto zauważyć, że ewidencja czasu pracy zdalnej nie jest obowiązkowa – pracownik jest zobligowany sporządzić ją dopiero wtedy, kiedy pracodawca wyda takie polecenie. Pracownik sporządza wówczas ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu. 

Ustawodawca nie narzucił formy i zakresu danych ewidencji czasu pracy zdalnej – to pracodawca powinien wydać polecenie obowiązku jej prowadzenia oraz wskazać jej formę

Oznacza to, że ustawodawca nie narzucił formy takiej ewidencji, pozostawił więc swego rodzaju dowolność. Tym samym to pracodawca musi zaproponować, jak taka ewidencja powinna wyglądać u niego i przede wszystkim – czy w ogóle chce, aby pracownicy ją sporządzali.

Ewidencja czasu pracy a ewidencja czynności

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy i są to jedyne wyjątki.

 Ewidencja wykonanych czynności to nie to samo co ewidencja czasu pracy!

Należy zauważyć, że ewidencja czasu pracy to zupełnie inny dokument niż ewidencja czasu pracy zdalnej oraz że jej prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy. W przypadku ewidencji czynności pracodawca nie jest zobligowany do jej prowadzenia – może w drodze polecenia nakazać pracownikom jej sporządzanie. Pracodawca nie ma także obowiązku odnotowywania pracy świadczonej zdalnie w ewidencji czasu pracy indywidualnego pracownika. Jeśli jednak pracodawca na własne potrzeby chce odnotować informację, czy dany pracownik pracuje zdalnie, czy bezpośrednio w firmie, może to dobrowolnie rozróżnić w ewidencji czasu pracy.

Lista obecności w pracy zdalnej

Wielu pracodawców zastanawia się, czy podczas pracy zdalnej pracownicy powinni podpisywać listy obecności, czy też nie. Z pewnością warto podkreślić kilka kwestii:

  • ewidencja wykonywanych czynności to nie jest to samo co lista obecności;
  • ewidencja wykonywanych czynności sporządzona przez pracownika nie zwalnia pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy;
  • lista obecności może być prowadzona w formie elektronicznej przez pracownika.

Praca zdalna daje wiele możliwości, aby móc prawidłowo odnotować, że pracownik był w danym dniu w pracy lub też nie – np. rejestracja w systemie czasu pracy albo elektroniczna lista obecności. Do odnotowania obecności mogą służyć również czaty czy wideokonferencje.

Ewidencja czasu pracy zdalnej – podsumowanie

Ewidencja wykonywanych czynności sporządzona przez pracownika nie zwalnia pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy, bowiem są to zupełnie inne dokumenty. Ustawodawca nie narzucił formy ani zakresu danych, jakie mają się znaleźć w ewidencji czasu pracy zdalnej. Przede wszystkim jednak nie jest to dokument obowiązkowy i to pracodawca decyduje, czy pracownik ma go prowadzić, czy też nie.