Posiadam jednorazowe bilety MPK, które zakupiłem podczas podróży służbowej. Prowadzę KPiR. Czy na ich podstawie mogę dokonać ewidencji kosztu? Czy można zaliczyć do kosztów podatkowych bilety mpk?
Karol, Polkowice
Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Dodatkowo, aby móc ująć wydatek w kosztach, musi on zostać odpowiednio udokumentowany, tzn. spełniać wymogi rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR lub posiadać dane pozwalające uznać bilet za fakturę zgodnie z rozporządzeniem w sprawie faktur.
Jakie dokumenty są podstawą zapisów w KPiR?
Jak wynika z par. 11 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w KPiR są:
-
faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
-
dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów),
-
dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów),
-
inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
-
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
-
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
-
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
-
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
§ 12.Za dowody księgowe uważa się również:
1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3) dowody przesunięć;
4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
§ 13.1. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
2. Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8) opłat sądowych i notarialnych;
9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Jednorazowy bilet MPK w kosztach podatkowych
Z regulacji rozporządzenia w sprawie KPiR nie wynika, by jednorazowybilet MPK mógł stanowić dowód księgowy.
Z kolei par. 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określa, że za fakturę uważa się bilet na przejazd na dowolną odległość, wystawiany w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
a) numer i datę wystawienia,
b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
e) kwotę podatku,
f) kwotę należności ogółem;
W tym przypadku jednorazowe bilety MPK również nie spełniają wymogów rozporządzenia. Aby móc rozliczyć tego typu wydatki w kosztach co do zasady powinien posiadać Pan fakturę (wystawioną np. przez kiosk, w którym nabył Pan bilety MPK).
Co ważne jednorazowe bilety MPK bez faktury nie mogą zostać rozliczone w ramach polecenia wyjazdu służbowego wystawionego dla przedsiębiorcy.
Polecamy:
