Wielu przedsiębiorców na początku drogi prowadzenia działalności wybiera podmiotowe zwolnienie z podatku VAT. Jeżeli nie wykonują poniżej zaprezentowanych czynności – nie mają obowiązku opodatkować swojej sprzedaży podatkiem VAT. To jednak nie wszystko. Nie mają obowiązku na prowadzenie ewidencji JPK_V7, regulowania podatku VAT należnego, niekiedy dokonywania korekt VAT i pozostałych obowiązków związanych z byciem czynnym podatnikiem VAT. Nic więc dziwnego, że gdy przedsiębiorca nie musi, to nie wybiera statusu czynnego podatnika VAT. W toku prowadzonej działalności wiele jednak się zmienia. I tu powstaje pytanie: co z transakcjami sprzedaży, które rozpoczynają się podczas korzystania ze zwolnienia, a kończą, gdy podatnik zarejestrował się do VAT? Co w przypadku, kiedy miejsce ma zaliczka otrzymana przez podatnika zwolnionego z VAT? Na te pytania odpowiadamy w artykule.
Podatnik podmiotowo zwolniony z VAT
Przedsiębiorca, który otwiera działalność gospodarczą, musi każdorazowo przeanalizować, czy aby nie ma obowiązku rejestracji jako czynny podatnik VAT.
Jeżeli wykonuje choć jedną z poniższych czynności, wówczas już od pierwszej sprzedaży ma obowiązek rejestracji do VAT. Obrazuje je poniższa tabela.
Obowiązek rejestracji do VAT przed pierwszą sprzedażą wymienionych towarów lub usług | |
Usługa | Prawnicza |
Doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego | |
Jubilerska | |
Ściągania długów (także factoringu) | |
Towary | Z załącznika nr 12 do ustawy o VAT |
Opodatkowane akcyzą z wyłączeniem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych czy używanych samochodów osobowych zaliczanych do środków trwałych | |
Budynki, budowle lub ich części, jeżeli pomiędzy pierwszym zasiedleniem a ich dostawą upłynął okres krótszy niż 2 lata | |
Tereny budowlane | |
Nowe środki transportu | |
Preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne, maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane, sprzedawane na podstawie zawartej umowy na odległość (w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów) bez jednoczesnej fizycznej obecności stron | |
Jeżeli jednak przedsiębiorca nie wykonuje żadnej z powyższych czynności sprzedaży, to obowiązuje go (dobrowolnie) podmiotowe zwolnienie z VAT ze względu na nieprzekroczenie rocznego limitu obrotu za cały poprzedni rok prowadzenia działalności w kwocie 200 000 zł.
Jeśli przedsiębiorca dopiero rozpoczyna działalność, to ten limit przelicza według liczby dni, przez jaką faktycznie prowadzi działalność. Wobec tego limit ten będzie zawsze mniejszy niż 200 000 zł, z wyjątkiem sytuacji, kiedy przedsiębiorca rozpocznie działalność od 1 stycznia.
Warto wspomnieć, że jeżeli przedsiębiorca będzie wykonywał tylko sprzedaż zwolnioną z VAT, ale przedmiotowo (na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT), wówczas nie obowiązuje go limit 200 000 zł, czyli ma prawo sprzedawać towary lub usługi ze zwolnieniem z VAT bez względu na wielkość obrotu. Oczywiście nie dotyczy to sprzedaży towarów lub usług wymienionych w powyższej tabeli.
Zaliczka otrzymana przez podatnika zwolnionego z VAT a rejestracja jako czynny podatnik VAT
Przedsiębiorca, który decyduje się na rejestrację do VAT, ma obowiązek złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres zamieszkania (osoba fizyczna) albo adres siedziby (osoba prawna).
W przypadku rezygnacji z podmiotowego zwolnienia z VAT przedsiębiorca ma obowiązek złożyć VAT-R najpóźniej do 7. dnia danego miesiąca, w którym chce korzystać ze zwolnienia z VAT.
Jeżeli natomiast utracił prawo do zwolnienia z VAT, to musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT jeszcze przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług.
Zaliczka otrzymana przez podatnika zwolnionego z VAT
Podatnik zwolniony z VAT w przypadku otrzymania zaliczki nie opodatkowuje jej podatkiem VAT. W czasie, kiedy korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jego sprzedaż jest także zwolniona z VAT.
Każdy podatnik prowadzący działalność zgodnie z zasadami ogólnymi ma obowiązek wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu dokonania dostawy towarów lub zakończenia usługi.
Dotyczy to także faktur zaliczkowych, tzn. fakturę zaliczkową przedsiębiorca wystawia nie później niż do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania zaliczki.
Natomiast nawiązując do art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu 200 000 zł oraz na rodzaj przedmiotu działalności nie mają obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej ani faktury dotyczącej sprzedaży zwolnionej.
Mogą natomiast na żądanie nabywcy wystawić fakturę sprzedaży, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Zaliczka otrzymana przez podatnika zwolnionego z VAT a powrót do zwolnienia podmiotowego z VAT
Przedsiębiorca, który otrzymał zaliczkę, gdy miał status zwolnionego z VAT, następnie zarejestrował się do VAT i wykonał usługę oraz otrzymał resztę należności, ma już obowiązki dokumentacyjne i rozliczeniowe względem podatku VAT.
Zgodnie z art. 19a ust. ustawy o VAT, gdy czynny podatnik VAT otrzyma zaliczkę na całość lub część przyszłej sprzedaży (nie dostarczył towarów ani nie wyświadczył usługi), to ma on obowiązek opodatkować otrzymaną zaliczkę podatkiem VAT w dniu jej otrzymania (według właściwej stawki VAT).
Opodatkowanie podatkiem VAT otrzymanej zaliczki nie odnosi się też do sprzedaży dokonywanej na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika z uwagi na powstanie obowiązku podatkowego w dniu zaakceptowania płatności.
Jeżeli więc podatnik zwolniony podmiotowo z VAT otrzyma zaliczkę, a następnie rejestruje się jako czynny podatnik VAT i wykonuje usługę lub dostarcza towar oraz otrzymuje resztę zapłaty to:
- w momencie, kiedy sprzedawca był podatnikiem zwolnionym z VAT i otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej sprzedaży, która nie została wykonana, nie ma obowiązku jej opodatkowania VAT ani wystawienia faktury zaliczkowej sprzedaży, oraz
- po rejestracji jako czynny podatnik VAT oraz rozpoczęciu i zakończeniu sprzedaży będzie miał obowiązek wobec pozostałej wartości należności (po odjęciu otrzymanej zaliczki) opodatkować ją podatkiem VAT według właściwej stawki VAT.
Przykład 1.
Przedsiębiorca będący podatnikiem zwolnionym podmiotowo z VAT otrzymał 28 sierpnia 2023 roku zaliczkę w kwocie 5000 zł na poczet realizacji przyszłej usługi wykonania projektu. Wartość całkowita projektu to 10 000 zł. Nabywca nie chciał faktury, a sprzedawca jej nie wystawił. Od 1 września 2023 roku przedsiębiorca zarejestrował się jako czynny podatnik VAT. 15 września 2023 roku wykonał usługę i wystawił fakturę sprzedaży. W jaki sposób przedsiębiorca powinien udokumentować transakcje?
Przedsiębiorca, wystawiając fakturę sprzedaży, powinien pamiętać o następującym rozliczeniu:
- otrzymaną zaliczkę 28 sierpnia 2023 roku na kwotę 5000 zł wykaże na fakturze ze stawką ZW – uwzględni ją w rozliczeniu pozostałej należności do zapłaty;
- w związku z wykonaną usługą 15 września 2023 roku – 5000 zł wykaże ze stawką właściwą dla świadczonej usługi 23% VAT, a więc 5000 zł, 1150 zł VAT, a do zapłaty realnie pozostanie nabywcy suma 6150 zł.
Mimo że otrzymanie zaliczki i wykonanie usługi nastąpiło w różnych miesiącach, to zadziałała tu pewna zasada wystawienia jednej faktury sprzedaży (bez faktury zaliczkowej i końcowej).
Podatnik podmiotowo zwolniony z VAT nie wystawia bowiem faktury, gdy otrzyma zaliczkę. Może natomiast przekazać nabywcy potwierdzenie przelewu albo potwierdzenie przyjęcia gotówki na poczet realizacji przyszłej usługi.
