Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury wystawiane ręcznie a Jednolity Plik Kontrolny FA

Od 1 lipca 2018 roku podatnicy, którzy prowadzą własny biznes, zobowiązani są do generowania na żądanie organu kontroli dodatkowych plików JPK. Jednolity Plik Kontrolny generowany na żądanie urzędów wyróżnia kilka struktur: JPK_FA, JPK_KPIR, JPK_EWP, JPK_MAG oraz JPK_WB. Obowiązek ten nie dotyczy jednak podatników którzy nie prowadzą ewidencji za pomocą programów elektronicznych. Czy faktury wystawiane ręcznie, po przekazaniu biuru rachunkowemu, wprowadzane do systemu elektronicznego, dają możliwość urzędom do żądania pliku JPK_FA? Przeczytaj!

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny to zbiór szczegółowych danych teleinformatycznych, które przekazywane są:

  • do Ministerstwa Finansów do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy;

  • urzędom skarbowym (w przypadku pozostałych JPK) na żądanie tych organów, po otrzymaniu wezwania.

Pliki te dotyczą transakcji, które zostały zawarte w okresie wskazanym w wezwaniu i zawierają szczegółowe dane dotyczące podmiotów między którymi dochodzi do transakcji, ich wartości oraz okresu którego dotyczą. Pliki generowane i przekazywane są w formacie XML, który jest nieczytelny dla podatników, przy czym dostarcza wielu informacji organom podatkowym, dzięki którym kontrole podatkowe nie są tak uciążliwe i nie ma konieczności ich przeprowadzania bezpośrednio w danej jednostce.

Od 1 października 2020 r. obowiązuje nowa struktura jednolitego poliku kontrolnego JPK_V7. Szczegółowe informacje na temat nowej struktury zostały opisane w artykule: JPK V7 - co zawiera nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego?

JPK FA - ogólne informacje

JPK FA to jedna ze struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, która przekazywana jest na żądanie urzędów. JPK FA to zbiór wszystkich faktur sprzedaży wystawionych przez podmiot w określonym czasie zawierający szczegółowe dane dotyczące zawartej transakcji.

Szczegółowy zakres danych określa struktura JPK FA, udostępniona na stronie MF: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk

Co ciekawe początkowo zakładano, że JPK FA będzie zawierał dane dotyczące zarówno faktur sprzedaży jak i faktur zakupu, przy czym już na etapie wdrażania JPK, struktura JPK FA nie byłaby przystosowana do tego typu dokumentów. Tak więc ostatecznie JPK FA tworzone jest jedynie na podstawie faktur sprzedaży.

W jakiej formie należy prowadzić ewidencje przychodów?

Warto zaznaczyć, że forma prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów czy ewidencji przychodów jest dowolna. Oznacza to, że podatnik prowadzący działalność gospodarczą może zdecydować się na prowadzenie KPiR zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej ponieważ wszystko zależy od preferencji przedsiębiorcy. Inaczej natomiast sytuacja wygląda w przypadku prowadzenia ewidencji VAT. Od stycznia 2018 roku podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej, czyli przy użyciu programów księgowych lub programu Excel.

Art. 109 ust. 8a ustawy o VAT:
Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Faktury wystawiane ręcznie czy elektronicznie?

Powszechnym rozwiązaniem jest wystawianie faktur za pomocą programów księgowych. Jest ono przede wszystkim wygodne i mniej czasochłonne dla przedsiębiorcy. Zapewnia też zmniejszenie wystąpienia ewentualnych błędów rachunkowych przy wypisywaniu druków ręcznie. Mimo to istnieje jeszcze wiele firm, które nie stosują programów komputerowych, a faktury wystawiane ręcznie. Przepisy nie zakazują takiego rozwiązania, dlatego jest ono nadal stosowane. Zaletą takiego wyboru jest to, że podatników nie obowiązują Jednolite Pliki Kontrolne przekazywane na żądanie urzędów, bowiem jak wspomniane zostało wcześniej - do przekazywania JPK na żądanie zobowiązane są te podmioty, które prowadzą księgowość firmy za pomocą programów komputerowych czyli w formie elektronicznej.

Faktury wystawiane ręcznie a JPK FA

Nie zawsze jednak faktury wystawiane ręcznie będą zwalniać podatnika z obowiązku generowania pliku JPK FA i przekazywania na żądanie urzędów. W sytuacji, gdy podatnik własnoręcznie wystawia faktury w formie papierowej, ale jego księgowość prowadzi biuro rachunkowe, które dokumentację przekazaną przez klienta wprowadza do systemu księgowego nie występuje zwolnienie z obowiązku generowania JPK FA. Co do zasady w takiej sytuacji urząd skarbowy może zażądać od podatnika wygenerowania pliku i przekazania w określonym przez organ podatkowy terminie.

Jak wygenerować JPK FA w systemie wFirma.pl?

Użytkownicy systemu wFirma.pl mają możliwość wygenerowania JPK FA. W celu wygenerowania pliku należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy wybrać opcję JPK FA.

faktury wystawiane ręcznie w JPK_FA

Po kliknięciu w tą opcję plik zostanie automatycznie pobrany na dysk komputera. 

Generowanie pliku JPK_FA możliwe jest również zakładki: START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ PLIK » JPK_FA.

faktury wystawiane ręcznie w jednolitym pliku kontrolnym

Z poziomu tej zakładki, po wygenerowaniu pliku JPK_FA, wystarczy zaznaczyć go na liście i z górnego menu wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ aby wysłać JPK_FA do urzędu bezpośrednio z systemu.