Kiedy sprzedawca nie wydaje paragonu nabywcy?

Przedmiotem naszej dzisiejszej analizy będzie przypadek, kiedy sprzedawca nie wydaje paragonu nabywcy pomimo tego, że nie korzysta ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zastanowimy się, w jakich sytuacjach takie działanie jest możliwe i czy jest prawnie dopuszczalne, biorąc pod uwagę przepisy ustawy o VAT.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej oraz obowiązek wydawania paragonów

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych taką sprzedaż należy ewidencjonować na kasie fiskalnej.

Dodatkowo, jak podaje art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest obowiązany wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

1. w postaci papierowej, lub
2. za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Ponadto w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję:

1. wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
2. w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

• w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Dopuszczalność wystawienia faktury na rzecz konsumenta

Innym powszechnym dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności opodatkowanej jest faktura. Przy czym, jak wynika z treści art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, faktura jest obligatoryjna w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz innego podatnika podatku VAT.

Oprócz tego mamy również w ustawie o VAT art. 106b ust. 3, który podaje, że sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę zawsze, gdy takie żądanie zgłosi nabywca. Obowiązek wystawienia faktury powstaje, jeżeli żądanie w tym zakresie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. 

Równolegle nie jest wykluczone, aby przedsiębiorca w sposób dobrowolny wystawił fakturę. 

Dlatego też, nawet jeżeli nabywca nie zgłasza takiego żądania, to nie jest wykluczone, aby transakcja sprzedaży została udokumentowana fakturą.

Sprzedawca nie wydaje paragonu nabywcy a fakturę sprzedaży

W kontekście przedstawionych okoliczności zastanówmy się zatem, co gdy konsument nie zgłasza żądania wystawienia faktury, jednakże sprzedawca taką fakturę wystawia i jednocześnie sprzedawca nie korzysta z żadnych zwolnień od obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Zgodnie z aktualnie obowiązującym art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Zasada ta ma zastosowanie również, gdy kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

W rezultacie taka osoba powinna otrzymać egzemplarz faktury.

Dalej wskażmy, że w myśl art. 106h ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

• do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży, albo
• pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Powyższa reguła nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:

• paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę, albo
• numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Zatem odnośnie do kwestii wystawiania faktur bez żądania kupującego i bez wydania paragonów fiskalnych należy stwierdzić, że podatnik może dokumentować każdą sprzedaż fakturą bez uzyskania żądania, o którym mowa w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Trzeba jednak podkreślić, że w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej sprzedaż ta powinna być dokumentowana również przy pomocy kasy fiskalnej, a paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika.

Obecnie jednak nie musi to być fizyczny, tj. papierowy paragon wydrukowany i „podpięty” do faktury pozostającej w dokumentacji podatnika. Aktualna treść art. 106h ustawy o VAT upoważnia bowiem przedsiębiorcę do zachowania w dokumentacji jedynie numeru dokumentu oraz numeru unikatowego kasy rejestrującej zawartych na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Przykład 1.

Pan Krystian prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaje towary na rzecz konsumentów. Nie korzysta on ze zwolnień od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Kiedy klient kupuje u niego towar, wydaje mu fakturę niezależnie od tego, czy klient zgłasza takie żądanie. Czy działanie pana Krystiana jest prawidłowe?

W takim przypadku dopuszczalne jest wystawienie faktury, co jednak nie zwalnia mężczyzny z obowiązku ujęcia sprzedaży na kasie rejestrującej. Pan Krystian wystawia dwie faktury – jedną przekazuje klientowi, a druga pozostaje w jego dokumentacji. Do faktury pozostałej w dokumentacji należy dołączyć albo wydrukowany paragon, albo numer paragonu. Natomiast klient otrzymuje tylko fakturę.

Podsumowując, wskażmy zatem, że możliwa jest sytuacja, w której sprzedawca zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej nie wydaje paragonu. Rozwiązaniem jest w tym przypadku faktura. Podkreślmy jednak wyraźnie, że nie zwalnia to sprzedawcy z obowiązku zewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.