Zalety płynące ze stosowania e-faktur to rzecz oczywista. Wydawałoby się, iż nikogo do tej formy dokumentowania transakcji zachęcać nie trzeba. Jednak, jak wynika z dostępnych raportów, m.in. z przeprowadzonego przez PKPP Lewiatan w 2012 roku, faktury wystawiane w wersji elektronicznej stanowią zaledwie 10% wszystkich faktur. Dlaczego warto zrezygnować z wersji papierowej i przerzucić się na e-dokumenty?
Po pierwsze - liberalne przepisy
Wiele firm nie decyduje się na elektroniczny obieg faktur przez wzgląd na fakt, iż nie dysponują dostateczną wiedzą na temat aspektów prawnych z nim związanych. Biorąc pod uwagę, iż od stycznia 2013 roku weszła w życie nowelizacja przepisów w sprawie e-faktur, która zrównuje elektroniczne dokumenty z ich papierowymi odpowiednikami, przejście na elektroniczną wersję dokumentów nie powinno rodzić większych problemów. Co oznaczają wprowadzone zmiany? Na e-fakturze muszą znaleźć się identyczne elementy oraz informacje, jak na zwykłej fakturze. Ponadto, odnośnie terminów wystawienia oraz w sprawie prawa do odliczenia VAT od transakcji potwierdzanych danym dokumentem, elektroniczna siostra faktury papierowej niczym się nie różni.
Na pierwszy rzut oka groźnie brzmiące zwroty zawarte w rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej - integralność treści i autentyczność pochodzenia nie powinny już straszyć, ponieważ spełnienie tych wymagań przy wystawianiu e-faktury zapewnia choćby użycie powszechnie stosowanego formatu PDF.
Co więcej, dużym ułatwieniem w kwestii e-faktur jest wprowadzenie tzw. domniemanej zgody na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Nie oznacza to, że zgoda taka nie jest wymagana, ale przepis ten zakłada, iż do czasu kiedy kontrahent nie wyrazi sprzeciwu, przedsiębiorca może wysyłać mu faktury np. drogą e-mail. Za potwierdzenie chęci otrzymywania e-dokumentów można uznać choćby deklarację słowną klienta, czy też wysłaną przez niego wiadomość e-mail.
Po drugie - duża oszczędność (pieniędzy i czasu)
Rezygnacja z papierowych faktur to również odczuwalne oszczędności dla firmy - ograniczone zostają wydatki związane z wystawianiem i przesyłaniem dokumentów tradycyjną drogą, takie jak np. papier, koperty, znaczki pocztowe, tonery/tusze do drukarek. Co ważne, rozwiązanie takie pozwala na redukcję kosztów dotyczących przechowywania dokumentów. Ze wspomnianego raportu wynika, że wystawiając 1000 e-faktur miesięcznie, przedsiębiorca może zaoszczędzić nawet 2 000 zł!
Ponadto właściciel firmy, jak i jego pracownicy mogą oszczędzić sporo czasu, bowiem nie będą go musieli tracić na drukowanie dokumentów, adresowanie kopert, naklejanie znaczków czy też stanie na poczcie w kolejce.
Po trzecie - zwiększona płynność finansowa
Na e-faktury warto spojrzeć również od innej strony. W związku z tym, iż dostarczenie faktury elektronicznej zajmuje o wiele mniej czasu (kilka sekund) w porównaniu do jej papierowego odpowiednika, zmniejszone zostaje ryzyko przeterminowania dokumentu i ewentualnych zatorów płatniczych. Rozwiązanie to ucina również wszelkie wymówki kontrahentów typu “nie zapłaciłem, ponieważ nie dostałem faktury”.
W sytuacji, gdy klient otrzyma fakturę szybciej, szybciej również ureguluje należności z niej wynikające. To pozwoli na bardziej efektywne planowanie wydatków przez przedsiębiorcę.
Po czwarte - sprawne procesy biznesowe w firmie
W związku z tym, iż e-faktury gwarantują znaczne oszczędności w czasie, przedsiębiorca może poświęcić go na inne czynności związane z prowadzoną działalnością. Ponadto, w przypadku konieczności odszukania dokumentu, nie jest konieczne przyrzucanie stert papierów - wyszukiwanie faktur w bazie komputerowej jest zdecydowanie szybsze i sprawniejsze. Rozwiązanie takie wpływa na usprawnienie procesów biznesowych w firmie, a co za tym idzie - na wzrost jej efektywności.
Po piąte - ekologia
Stosowanie rozwiązań przyjaznych środowisku, jak np. zamiana faktur papierowych na e-faktury, z pewnością w pozytywny sposób wpływa na wizerunek firmy. Z dostępnych danych wynika, iż rocznie w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur, co wiąże się z wycięciem 255 tys. drzew, nie mówiąc już o energii, czy wodzie potrzebnych do ich wystawienia!
Rezygnacja z tradycyjnych faktur pozwala na ochronę środowiska naturalnego i oszczędzanie jego zasobów.
Przedstawione zalety to zaledwie część pozytywów wynikających ze stosowania e-faktur. Wdrożenie takiego rozwiązania z pewnością przyczyni się do poprawy wizerunku firmy, a przez to do wzrostu jej wartości w oczach kontrahentów.
