Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon jako faktura uproszczona

Kluczowym dowodem księgowym umożliwiającym wpisanie wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odliczenie naliczonego VAT jest faktura. W niektórych przypadkach podobną rolę może pełnić także paragon. Mowa tu o dwóch sytuacjach:

  • gdy paragon dokumentuje określone typy wydatków (zakup paliwa za granicą, opłata parkingowa itp.),
  • gdy paragon można uznać za fakturę uproszczoną.

W niniejszym artykule przyjrzymy się warunkom, jakie musi spełnić paragon, by mógł zostać uznany za fakturę uproszczoną.

Faktura uproszczona - elementy

Faktura uproszczona to specyficzny typ dokumentu sprzedażowego, w którym nie trzeba zawierać wszystkich tych informacji, obowiązkowych przy klasycznych fakturach. Faktura tego rodzaju nie może dotyczyć kwoty wyższej niż 450 zł lub 100 euro. Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług faktura uproszczona nie musi zawierać:

  • imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,
  • miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

- pod warunkiem jednak, że będą na niej zawarte dane, które pozwalają na określenie kwoty podatku dla poszczególnych stawek.

Fakturą uproszczoną nie można dokumentować:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • dostawy towarów i świadczenia usług, których miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju.

Należy pamiętać, że nawet przy spełnieniu powyższych warunków faktura uproszczona pozostaje dokumentem fakultatywnym. Przedsiębiorca ma wybór, czy wystawi klasyczny dokument sprzedażowy, czy fakturę uproszczoną. Jeśli zdecyduje się na tę drugą opcję, nabywca nie ma prawa zażądać wystawienia klasycznej wersji.

Paragon - jakie dane musi zawierać?

Jak widać, faktura uproszczona powinna uwzględniać dane zbliżone do tych, które musi zawierać paragon. Według par. 8 ust. 1 rozporządzenia ws. kas oraz par. 10 ust. 1 rozporządzenia ws. warunków technicznych paragon powinien uwzględniać przynajmniej:

  • imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
  • NIP podatnika,
  • numer kolejny wydruku,
  • datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
  • oznaczenie “PARAGON FISKALNY”,
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
  • wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,
  • wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów i narzutów,
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
  • łączną kwotę podatku,
  • łączną kwotę sprzedaży brutto,
  • oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto,
  • kolejny numer paragonu fiskalnego,
  • numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
  • NIP nabywcy - na żądanie nabywcy,
  • logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Czytając powyższy katalog, można dojść do wniosku, że decydującym elementem przy kwalifikacji paragonu (jeśli kwota jest niższa od 450zł lub 100 euro) jako fakturę uproszczoną jest NIP nabywcy. Z prostego powodu - paragon nie musi go zawierać (chyba że nabywca tego zażąda), a ponadto nie figuruje w spisie informacji możliwych do pominięcia na fakturze uproszczonej.

Paragon można uznać za fakturę uproszczoną, jeśli znajduje się na nim NIP i obejmuje transakcje:

  • których wartość nie przekracza granicznych kwot,
  • możliwe do dokumentowania okrojoną wersją faktury.

W takim przypadku paragon może stanowić podstawę do księgowania w KPiR i odliczenia VAT naliczonego (dla czynnych podatników VAT).

Paragon jako faktura uproszczona a kasy fiskalne

Od początku października zeszłego roku paragon musi zawierać NIP nabywcy, jeśli ten tego zażąda. To świeże prawo, więc wciąż wiele kas fiskalnych jest niedostosowanych technicznie do dodrukowywania tego elementu. Problem ten wywołał wiele kontrowersji - rozpoczęła się dyskusja o tym, czy firmy muszą wymienić sprzęt na taki, który spełni obowiązek wynikający z nowego przepisu.

Resort finansów rozwiał te wątpliwości, zajmując stanowisko korzystne z punktu widzenia przedsiębiorców. Ministerstwo podkreśliło, że w przypadku, gdy firmowa kasa fiskalna nie ma funkcji dodania NIP nabywcy, to i tak

można z niej korzystać i nie trzeba uwzględniać tego numeru na paragonie. Zdanie rządu zostało poparte interpretacjami indywidualnymi - m.in. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 listopada 2013 r. (nr ILPP2/4463-768/13-2/AK) czy Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 listopada 2013 r. (nr IPTPP4/443-587/13-2/OS).

Oprócz tego resort finansów poinformował, iż zmiany w prawie były wprowadzone, by nowo homologowane kasy miały dodaną funkcję wystawiania faktur uproszczonych. Nie wynika z tego jednak, że właściciele firm muszą pozbyć się starego sprzętu i wyłożyć pieniądze na nowy, przystosowany do zmienionych przepisów.