Jak wygląda usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami?

Rządowy projekt zmian w prawie pracy wprowadza kluczowe ułatwienia, których celem jest usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami oraz ich przedstawicielstwami. Nowelizacja przepisów przewiduje wprowadzenie formy dokumentowej i elektronicznej w kontaktach z organizacjami związkowymi i radami pracowników. W artykule wyjaśniamy, jakie konkretne rozwiązania legislacyjne przyjęto i co oznaczają one dla przedsiębiorców.

Podstawowe założenia projektu zmian oraz przepisy objęte nowelizacją

Rządowy projekt zmian w prawie pracy, przyjęty 11 września 2025 roku, przygotowano na podstawie analizy postulatów pakietu deregulacyjnego wypracowanych przez Rządowy Zespół do spraw Deregulacji.

Podstawowym założeniem omawianego projektu jest wprowadzenie w komunikacji między organizacjami związkowymi i przedstawicielami pracowników a pracodawcą formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.

Należy podkreślić, że w obecnym stanie prawnym przepisy objęte zmianami wskazują pisemną formę przekazywania informacji lub nie określają formy przekazywania przez pracodawcę informacji w przypadku komunikowania się z radą pracowników. Wejście w życie nowelizacji doprowadzi do usunięcia wyżej opisanych mankamentów w zakresie przekazywania informacji między pracodawcą a reprezentacją strony pracowniczej (organizacja związkowa lub rada pracowników).

Projekt nowelizacji przewiduje zmiany w następujących aktach prawnych:

• Ustawie z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, zwanej dalej „ustawą związkową”;
• Ustawie z dnia 7 kwietnia 2006 roku o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, dalej jako „ustawa o informowaniu pracowników”.

Jak podkreślono w uzasadnieniu do projektu, proponowane zmiany mają charakter deregulacyjny i nie wpłyną na jasność i jednoznaczność obowiązków pracodawcy i uprawnień rady pracowników oraz organizacji związkowych.

Po zrealizowaniu pełnego procesu legislacyjnego nowelizacja ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, przy czym nie przewidziano potrzeby określenia przepisów przejściowych.

Jakie zmiany zostały przewidziane w przepisach ustawy o związkach zawodowych?

Projekt obejmuje zmiany w ustawie związkowej, których celem jest usprawnienie komunikacji między pracodawcą i związkami zawodowymi.

Oznacza to m.in., że:

• rozszerzono katalog spraw, które będzie można realizować w formie dokumentowej, a które dotychczas spełniano w formie pisemnej;
• zaproponowano uzupełnienie sposobów dokonania czynności o formę elektroniczną.

Jeśli chodzi o szczegółowe rozwiązania w ustawie związkowej wynikające z projektu nowelizacji, to zmiany dotyczą:

1. art. 26(1) ust. 1, który przewiduje obowiązek informacyjny względem związków zawodowych w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę. Według propozycji zawartej w nowelizacji pracodawca udziela informacji w tym zakresie w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej;
2. art. 28 ust. 2, który zakłada, że pracodawca udziela na wniosek zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej. Proponuje się, aby przekazanie tych informacji następowało w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej. Jednocześnie w projekcie wskazano, że wniosek zakładowej organizacji związkowej może mieć również formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną;
3. art. 32 ust. 9(1), w którego myśl pracodawca powiadamia na piśmie zarząd zakładowej organizacji związkowej o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą. Powiadomienie następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku zarządu zakładowej organizacji związkowej. Zgodnie z projektem zaproponowano, aby zarówno wniosek zakładowej organizacji związkowej, jak i informacja pracodawcy mogły być zrealizowane w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.

W uzasadnieniu do projektu zmian wyjaśniono, że pojęcie „formy elektronicznej” należy rozumieć tak, jak to zostało określone w unormowaniach Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny, dalej jako „kc”.

Zgodnie z art. 78(1) § 1 kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Art. 65(1) kc stanowi, że przepisy o oświadczeniach woli stosuje się odpowiednio do innych oświadczeń.

Wobec tego dotyczy to również czynności innych niż prawne, czyli np. złożenia pracodawcy wniosku przez zakładową organizację związkową albo radę pracowników o udzielenie informacji oraz realizacji tego wniosku przez pracodawcę.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza natomiast złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77(2) kc).

Przykład 1.

Zachowanie formy dokumentowej dochodzi do skutku m.in. w razie złożenia oświadczenia woli w wiadomości przekazanej drogą elektroniczną (e-mail) zawierającego imię i nazwisko składającego to oświadczenie lub dane umożliwiające ustalenie jego tożsamości. Jednocześnie dokumentowa i elektroniczna forma dotyczy jedynie informacji przekazywanych zakładowej organizacji związkowej oraz wniosku zarządu zakładowej organizacji związkowej o powiadomienie zarządu o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą.

Modyfikacje w ustawie o informowaniu pracowników a usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami

Projekt nowelizacji przewiduje zmiany także w przepisach ustawy o informowaniu pracowników. Należy podkreślić, że korekty legislacyjne dotyczące wymienionego aktu prawnego mają analogiczny charakter, jak w przypadku ustawy związkowej.

Polegają zatem na wprowadzeniu formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej w zakresie:

• przekazywania przez pracodawcę informacji radzie pracowników,
• wniosku rady pracowników o udzielenie informacji.

Oznacza to, że zmiany w ustawie o informowaniu pracowników usprawnią komunikację między pracodawcą a radą pracowników poprzez wprowadzenie formy dokumentowej oraz uzupełnienie przepisów o formę elektroniczną przekazywania przez pracodawcę informacji radzie pracowników.

Pojęcie formy elektronicznej i formy dokumentowej należy rozumieć tak, jak te wyrażenia zdefiniowano w kc (kwestie te omówiono wcześniej w artykule).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o informowaniu pracowników pracodawca przekazuje radzie pracowników informacje dotyczące:

1. działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;
2. stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;
3. działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Zmiana zawarta w projekcie nowelizacji dotyczy art. 13 ust. 2 ustawy o informowaniu pracowników. Przepis ten w zmodyfikowanej wersji będzie stanowić, że pracodawca przekazuje informacje w przypadku:

• przewidywanych zmian;
• zamierzonych działań;
• złożenia przez radę pracowników wniosku w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.

Nowe brzmienie nadano ponadto art. 13 ust. 3 ustawy informowaniu pracowników, uwzględniając w tym przepisie formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną przekazania informacji. Taka zmiana ma na celu symetryczne określenie formy działania rady pracowników i pracodawcy.

Jak wynika z treści tego unormowania z uwzględnieniem nowelizacji, pracodawca przekazuje informacje w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, w terminie i zakresie umożliwiającym radzie pracowników zapoznanie się ze sprawą, przeanalizowanie tych informacji, a w sprawach, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o informowaniu pracowników — przygotowanie się do konsultacji.

Usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami i organizacjami związkowymi — co przewidują zmiany w prawie pracy? Podsumowanie

Zasadniczym celem rządowego projektu nowelizacji jest wprowadzenie w komunikacji między organizacjami związkowymi i przedstawicielami pracowników a pracodawcą formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej. Powyższymi zmianami zostaną objęte przepisy ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Pojęcia „formy elektronicznej” i „formy dokumentowej” stosowane w zmienianych ustawach należy rozumieć w taki sposób, w jaki zostały zdefiniowane w kc.