Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć firmę informatyczną - najważniejsze informacje

Niezależnie od dobrych wyników finansowych firm informatycznych w Polsce, branża informatyczna dynamicznie się rozwija, a zleceń dla programistów, testerów czy administratorów systemów nie brakuje. W połączeniu z bardzo atrakcyjnymi zarobkami, którymi charakteryzuje się branża komputerowa, warto zastanowić się nad założeniem własnego biznesu o tym charakterze. Jak założyć firmę informatyczną krok po kroku, opisujemy w poniższym artykule!

Jak założyć firmę informatyczną - ogólna charakterystyka firmy informatycznej

Firma informatyczna może świadczyć usługi w zakresie:

  • budowania stron internetowych,

  • zarządzania własnymi i zakupionymi systemami informatycznymi,

  • administrowania i konfiguracji systemów,

  • zarządzania bezpieczeństwem sieci komputerowych,

  • archiwizacji danych.

Usługi, z którymi kojarzone są firmy informatyczne, to:

  • naprawa komputerów, stacji roboczych i serwerów,

  • szeroko rozumiany serwis komputerowy.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem firmy informatycznej

Firma informatyczna nie zobowiązuje do posiadania zezwoleń lub koncesji. Do formalności, których należy dopełnić, zaliczyć można jedynie standardową rejestrację firmy, co zostanie szczegółowo opisane poniżej. Właściciel firmy informatycznej powinien jednak przestrzegać  wymagań prawnych w zakresie praw autorskich, zwłaszcza w sferze korzystania i udostępniania licencjonowanych programów.

Dopuszczalne formy prowadzenia firmy informatycznej

Firmę informatyczną można prowadzić w formie:

co zobowiązuje do rejestracji za pomocą formularza CEIDG-1. Wniosek CEIDG-1 składany jest do urzędu gminy lub miasta osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną. Jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS, GUS oraz urzędu skarbowego. W przypadku spółki cywilnej, fakt jej istnienia musi być zgłoszony przez każdego ze wspólników osobno, odpowiednio na wniosku CEIDG-1.

Złożenie wniosku jest jednoznaczne z wpisem do centralnej ewidencji działalności gospodarczej, co wiąż się z uzyskaniem numeru NIP oraz REGON. Uzyskanie wpisu jest bezpłatne.

Przyszły właściciel firmy informatycznej może również zdecydować się na prowadzenie firmy w formie spółki handlowej:

  • spółki jawnej,

  • spółki komandytowej,

  • spółki komandytowo-akcyjnej,

  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

  • spółki akcyjnej.

Spółkę handlową rejestruje się w KRS. Firma informatyczna nie możne być prowadzona w formie spółki partnerskiej.

Określenie PKD dla firmy informatycznej

W zależności od zakresu oferowanych usług, PKD firmy informatycznej może być:

  • 6203Z Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi,

  • 6202Z Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki,

  • 6201Z Działalność związana z oprogramowaniem,

  • 6209Z Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych,

  • 6311Z Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność,

  • 4778Z Sprzedaż detaliczna pozostałych nowych wyrobów prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach,

  • 4719Z Pozostała sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach,

  • 4791Z Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet.

Najlepsza forma opodatkowania dla firmy informatycznej

Przyszły właściciel firmy informatycznej w kwestii formy opodatkowania ma do wyboru w zasadzie wszystkie możliwe formy opodatkowania obowiązujące w Polsce. Przy wyborze powinien oszacować planowy przychód oraz wysokość możliwych kosztów uzyskania przychodu.

Forma opodatkowania

Charakterystyka

Zasady ogólne

Podstawowa forma opodatkowania dochodów, która przyjmowana jest z urzędu, a więc nie wiąże się ze składaniem dodatkowych oświadczeń. Charakterystyczne dla niej są tzw. progi podatkowe:

  • do wysokości dochodu 85 528 zł - stawka podatku wynosi 18%,

  • ponad 85 528 zł - podatek wynosi 14 839,02 zł + 32% od kwoty powyżej 85 528 zł

Uwzględniana jest kwota zmniejszająca podatek 556,02 zł dla pierwszego progu podatkowego, ulgi podatkowe i odliczenia. Zasady ogólne są korzystną formą opodatkowania dla osób, których dochód nie przekracza 85 528 zł oraz tych, którzy mają możliwość korzystania z przewidzianych ulg (np. posiadają dzieci). Opodatkowanie na zasadach ogólnych umożliwia wspólne rozliczanie się z małżonkiem.

Podatek liniowy

Stawka podatku wynosi 19% bez względu na wysokość osiągniętego dochodu, ale odnosi się jedynie do źródła dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej. Wymaga złożenia do właściwego urzędu skarbowego oświadczenia o wyborze tej formy opodatkowania. Podatek liniowy to korzystna forma opodatkowania dla osób, których dochód przekracza 100 000 zł oraz dla tych, którzy nie korzystają z ustawowych odliczeń lub ulg (np. nie posiadają dzieci). Przy tej formie opodatkowania nie ma możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Ryczałt

Ryczałt ewidencjonowany to uproszczona forma rozliczania, inaczej niż w przypadku pozostałych form oparta jest na opodatkowaniu jedynie wartości uzyskanego przychodu według przewidzianych stawek ryczałtu. Wyróżnia się następujące stawki ryczałtu:

  1. 8,5% przy świadczeniu usług informatycznych,

  2. 17% dla czynności:

    1. związanych z doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego (PKWiU 62.02.10.0),

    2. związanych z oprogramowaniem (PKWiU ex 62.01.1),

    3. objętych grupowaniem "Oryginały oprogramowania komputerowego" (PKWiU 62.01.2),

    4. związanych z doradztwem w zakresie oprogramowania (PKWiU ex 62.02),

    5. w zakresie instalowania oprogramowania (PKWiU ex 62.09.20.0),

    6. związanych z zarządzaniem siecią i systemami informatycznymi (PKWiU 62.03.1).

Aby móc rozliczać się ryczałtem, podatnik musi spełnić wiele warunków, narzuconych mu przez przepisy. Jest to jednak bardzo korzystna forma opodatkowania dla tych, którzy nie ponoszą wysokich kosztów uzyskania przychodu. Przy opodatkowaniu ryczałtem nie jest możliwe korzystanie z dostępnych ulg i odliczeń podatkowych oraz wspólne rozliczenie z małżonkiem. 

Karta podatkowa

Najprostszy sposób rozliczenia podatku przeznaczony dla niewielkich zakładów usługowych, wytwórczo-usługowych i handlowych. Podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Wysokość podatku ustalana jest każdego roku podatkowego przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Wybór formy opodatkowania kartą podatkową deklaruje się poprzez złożenie wniosku PIT-16 wraz z CEIDG. Kartę podatkową mogą wybrać jedynie podatnicy zajmujący się świadczeniem czynności naprawy i konserwacji cyfrowych urządzeń elektronicznych służących do przetwarzania danych, w tym komputerów i urządzeń pomocniczych, prowadzących jako osoby fizyczne jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną. 

Ponadto z uwagi na wprowadzone zmiany od 30 kwietnia 2018 r. istnieje możliwość prowadzenia działalności bez konieczności jej rejestrowania tzw. działalność nierejestrowa. Z takiej formy prowadzenia działalności mogą skorzystać osoby, które osiągają przychody za każdy miesiąc nie wyższe niż 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2018 roku kwota ta wynosi 1050 zł) oraz przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadziły własnej działalności gospodarczej.

Firma informatyczna z VAT czy bez VAT?

Przedsiębiorcy, otwierając firmę informatyczną, co do zasady nie muszą rejestrować się do VAT - mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VATZwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje pod warunkiem, że podatnik w danym roku podatkowym nie przekroczy 200.000 zł limitu obrotu. W pierwszym roku działalności limit zwolnienia 200.000 zł liczony jest w proporcji przypadającej na okres, w którym działalność była prowadzona. 

Istnieje jednak pewien wyjątek, który uniemożliwia skorzystanie ze zwolnienia z VAT. Sytuacja taka ma miejsce, gdy firma informatyczna świadczy usługi doradcze, ponieważ ten rodzaj usług wyklucza możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT.

Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego, musi pilnować wskazanego limitu obrotów w ciągu roku. Jego przekroczenie będzie się bowiem wiązać z koniecznością zarejestrowania jako czynnego podatnika podatku VAT.

Kiedy warto być czynnym podatnikiem VAT? Ta opcja będzie korzystna dla tych, którzy:

  1. będą świadczyć usługi głównie na rzecz czynnych podatników VAT,

  2. świadczą usługi opodatkowane stawką poniżej 23% (wystąpi nadwyżka podatku naliczonego - wydatki, nad należnym - sprzedaż), lub

  3. w ramach działalności będą dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Chcąc działać jako podatnik podmiotowo zwolniony z VAT lub czynny podatnik VAT, należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R.

Kasa fiskalna dla firmy informatycznej?

Przepisy nakładają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej na przedsiębiorców, świadczących usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Jednak podobnie jak w przypadku podatku VAT, przedsiębiorca ma prawo skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeżeli nie przekroczył ustalonego limitu obrotu, a rodzaj produktów nie jest wymieniony w katalogu towarów, które bezwzględnie powinny być nabijane na kasę.Obrót umożliwiający skorzystanie ze zwolnienia z kasy nie może przekroczyć 20.000 zł. w skali roku. Jeśli podatnik rozpoczyna prowadzenie działalności w trakcie roku, wówczas wysokość limitu jest liczona proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

W przypadku korzystania ze zwolnienia z kasy (do limitu 20 tys. zł.) sprzedaż należy ewidencjonować w formie tzw. ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, gdzie należy uwzględniać każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

Prowadzenie księgowości online

Nowoczesny biznes może być zarządzany w nowoczesny sposób. Samodzielne prowadzenie księgowości jest dziś możliwe dzięki licznym programom księgowym online. Jednym z najpopularniejszych na rynku jest system wFirma.pl, który dzięki programowi do fakturowania czy integracji z e-bankowością pozwala sprawnie prowadzić biznes i zaoszczędzić cenny czas przedsiębiorcy. Fakturowanie usług czy prowadzenie KPiR online ułatwia codzienną pracę. Program jest w pełni dostosowany do struktury firmy informatycznej i pozwala na pełną obsługę kadrowo-księgową.

Składki ZUS firmy informatycznej

W ciągu 7 dni od założenia firmy informatycznej w celu zgłoszenia do ubezpieczeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorca powinien złożyć formularz:

  • ZUS ZUA - jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu (prowadzenie firmy to jedyny tytuł do ubezpieczeń),

  • ZUS ZZA - jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (pracuje dodatkowo na etacie, gdzie osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne).

Podatnicy, dla których nowo otwarta firma informatyczna jest pierwszą działalnością w życiu, mogą skorzystać z preferencyjnych składek ZUS przez okres 24 (pełnych) miesięcy. Co oznacza, że przez dwa lata opłacać będą niższe o wartość ubezpieczenia społecznego (bez dobrowolnego chorobowego) składki ZUS. Nie muszą w tym czasie także odprowadzać składek na Fundusz Pracy. Ponadto osoby fizyczne, które podejmują działalność gospodarczą po raz pierwszy lub po raz kolejny po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia zawieszenia lub zakończenia wcześniejszej działalności oraz nie wykonują działalności na rzecz byłego pracodawcy, mogą skorzystać z tzw. ulgi na start. Korzystający z tej ulgi podatnicy (po spełnieniu powyższych wymogów), nie będą podlegać obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu przez okres 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, a opłacać będą jedynie składki zdrowotne.

Konto firmowe dla firmy informatycznej

Przepisy nie nakazują posiadania konta firmowego przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Konto firmowe konieczne jest jednak, gdy:

  • stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,

  • wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 tys. zł.

Warto jednak zastanowić się nad założeniem konta firmowego ze względu na wiele korzystnych warunków, które oferują banki dla przedsiębiorców. Warto zwrócić uwagę na sposób dokonywania przelewów oraz ich koszt. W przypadku dużej liczby transakcji każda dodatkowa opłata może stanowić niepotrzebny wydatek.

Jakie warunki lokalowe dla firmy informatycznej?

Firma informatyczna nie potrzebuje specjalistycznie przystosowanego lokalu. Przedsiębiorca równie dobrze może prowadzić działalność we własnym mieszkaniu. Siedziba firmy w mieszkaniu może się jednak wiązać z koniecznością płacenia wyższego podatku od nieruchomości w przypadku, gdy nastąpi zmiana charakteru lokalu i zaniknie funkcja mieszkalna.

Firma informatyczna a gospodarowanie odpadami

Przedsiębiorca świadczący usługi informatyczne w zakresie naprawy komputerów lub innych urządzeń jako wytwórca odpadów (np. zniszczony sprzęt elektroniczny) ma obowiązki z zakresu segregacji i utylizacji odpadów. Jeżeli nie przekracza on określonych progów nakazujących prowadzenie ewidencji odpadów, wówczas jest zwolniony z obowiązków dokonywania sprawozdawczości.

RODO w firmie informatycznej

Przyszły przedsiębiorca prowadzący firmę budowlaną, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

  1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
  2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
  3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
  4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO w uproszczeniu sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych jest niezbędne w firmie informatycznej. Ich nieprzestrzeganie może grozić nie dość, że ryzykiem wycieku danych (incydenty), naruszeniem bezpieczeństwa osób to jeszcze dużymi karami. Firma informatyczna powinna opracować i wdrożyć odpowiednie procedury zapewniające ochronę danych osobowych. Każdy pracownik powinien zostać przeszkolony i dobrze znać swoje zadania w zakresie ochrony danych osobowych.

Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ocena-ryzyka-w-rodo-czy-naprawde-taka-straszna oraz Czym jest ocena skutków dla ochrony danych (DPiA)?

Chcesz być w zgodzie z RODO? Przeczytaj: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/prawo/ochrona-danych

Marketing w firmie informatycznej

Po dopełnieniu wszystkich formalności warto przemyśleć strategię reklamową, aby możliwe było trafienie do większego grona odbiorców. Podstawą może być promocja w sieci - marketing internetowy.

Skuteczne są również ulotki, wizytówki oraz bannery. Materiały drukowane zaliczane są do klasycznych form reklamy, są też jednymi z najtańszych. Można rozdawać je obecnym i potencjalnym klientom, wykorzystując do tego codzienne sytuacje. 

Po dopełnieniu wszystkich formalności warto przemyśleć strategię reklamową, aby możliwe było trafienie do większego grona odbiorców. Podstawą może być promocja w sieci - marketing internetowy. Skuteczne są również ulotki, wizytówki oraz bannery. Materiały drukowane zaliczane są do klasycznych form reklamy, są też jednymi z najtańszych. Można rozdawać je obecnym i potencjalnym klientom, wykorzystując do tego codzienne sytuacje. W dobie internetu warto pomyśleć o pokazaniu własnego biznesu w sieci. Założenie konta na portalu, z którego korzystają klienci z całej Polski na pewno zaowocuje w skutkach. Jedną z platform proponującą darmową reklamę swojej działalności jest Taelo.pl. Oprócz konta, przedsiębiorca może stworzyć kompletną wizytówkę, która będzie pracowała na sukces firmy. Klienci sami zgłaszają zapotrzebowanie na wykonanie usługi i specjalista ds. IT nie musi ich szukać. Wystarczy dobrze zbudowana oferta i klient sam puka do drzwi.

 Jak założyć firmę informatyczną - najważniejsze informacje