Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 13) – Tworzenie biznesplanów oraz budżetów inwestycyjnych

Formalności związane z zakładaniem własnej firmy są niejednokrotnie tak zajmujące, że przyszli przedsiębiorcy bronią się jak mogą przed dodatkową pracą papierkową. Warto jednak zwrócić uwagę na pewne aspekty, które może i nie są konieczne dla początkującej firmy, ale które mogą zapewnić jej lepszy start i pewniejszą sytuację na  rynku. Chodzi tutaj o tworzenie biznesplanów oraz budżetów inwestycyjnych.

W przypadku zakładania niewielkiej firmy, która nie wymaga kapitału początkowego, tworzenie biznesplanów czy też inwestycyjnych budżetów nie jest obowiązkowe. Może się jednak okazać, że nie da się „na brudno” przewidzieć wszystkiego, co może stanąć na drodze rozwijającego się przedsiębiorstwa, przyczyniając się do jego wzrostu lub spadku. Z upływem czasu może się okazać, że sporządzenie tego typu analiz firmy i otaczającego ją rynku stanie się konieczne – np. kiedy będziemy chcieli pozyskać dotację, kredyt albo przekształcić prężną jednoosobową działalność w bardziej zaawansowaną spółkę. Oczywiście zaangażowany przedsiębiorca z pewnością jest w stanie przytoczyć najważniejsze wyniki finansowe czy osiągnięcia firmy nawet wybudzony ze snu w środku nocy, mimo to ludzka pamięć jest zawodna. Słowo mówione nie przemówi do inwestora tak silnie jak rzetelny, fizyczny biznesplan. Dlatego warto się nauczyć tworzenia takiej dokumentacji, rozbudowując ją i uaktualniając wraz z rozwojem firmy.

Biznesplan a budżet inwestycyjny – czy to nie synonimy?

Co w potocznym języku rozumiemy przez pojęcia biznesplanu i budżetu inwestycyjnego? Są to dokumenty dotyczące finansów firmy, opisujące ich aktualny stan i wybiegające w przyszłość, wskazują na obecny, pożądany i możliwy do zrealizowania plan finansowy.

Definicja biznesplanu i budżetu

A jakie są oficjalne definicje obu pojęć? Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN przez biznesplan należy rozumieć plan ekonomiczny i produkcyjny przedsiębiorstwa lub jakiegoś przedsięwzięcia. Natomiast budżetem nazywamy zestawienie dochodów i wydatków gospodarstwa domowego, przedsiębiorstwa, państwa itd., przewidzianych na przyszły okres.

Na tej podstawie można stwierdzić, że biznesplan jest konstruktem szerszym niż budżet inwestycyjny. Budżet opisuje wyłącznie finanse – ich rzeczywistą wartość, wysokość wpływów oraz wydatków firmowych. Budżet inwestycyjny będzie zatem określał, jaką część majątku można przeznaczyć na konkretne aktywności inwestycje. Jest on ściśle oparty na faktach, wyliczeniach i kalkulacjach, zakładając niewielkie potencjalne odchylenia od planu. Natomiast biznesplan uwzględnia w sobie budżet, jednocześnie opisując wszystko wokół niego. W nim znajduje się szczegółowy opis planów rozwoju firmy – i tych bliskich, dla których stworzono już budżet, i tych dalszych, dla których jeszcze nie jesteśmy w stanie wyznaczyć ani wymaganych funduszy, ani terminu wykonania. Ponadto w biznesplanie uwzględnione są także inne niż finansowe czynniki. Opisujemy tu rynek, na którym firma funkcjonuje, jej kontrahentów, klientów, dostawców, konkurencję, czynniki rozwojowe i takie, które mogą stanąć na przeszkodzie wzrostowi. Uzupełniamy biznesplan o historię – od czego zaczynaliśmy, co osiągnęliśmy, co się nie udało, dlaczego i jak to poprawić. Biznesplan jest więc szerokim opisem firmy, jej historii oraz potencjalnej, pożądanej przyszłości.

Biznesplan czy budżet - co jest ważniejsze?

Czy oba dokumenty są konieczne w firmie? Jak już wskazano na początku, w niewielkim przedsiębiorstwie nie ma wymogu tworzenia ich na początku, ale może on się pojawić w dalszych etapach rozwoju. Nie zawsze też wymagany będzie i budżet inwestycyjny, i biznesplan – najczęściej potencjalni inwestorzy żądają tego drugiego, jako szerszego i lepiej opisującego firmę. W praktyce i tak w takim biznesplanie będziemy musieli uwzględnić także budżet.

Jak stworzyć budżet inwestycyjny firmy?

Jak już wspomniano wcześniej, budżet firmy powinien przede wszystkim opierać się na faktach – w tym przypadku będą to zestawienia finansowe, bilans firmy czy też podsumowania z prowadzonych ksiąg podatkowych. Najważniejszym jego elementem będą finanse, podzielone na dwie części – przychody oraz koszty.

Pogrupuj koszty

Specjaliści od zarządzania radzą podzielić koszty na mniejsze podgrupy. W większym firmach będziemy zatem tworzyć poniekąd osobne budżety dla poszczególnych działów. Mniejsze, początkujące przedsiębiorstwo nie ma wprawdzie działów, mimo to rzeczywiście jego koszty można w pewien sposób podzielić. Można zatem wyróżnić wydatki ponoszone na zakup niezbędnych surowców czy materiałów do produkcji, media i usługi telekomunikacyjne, wypłaty dla pracowników etc.

Pogrupuj przychody

Podobnie należałoby pogrupować przychody. W dużym przedsiębiorstwie stworzylibyśmy przeciwstawną kolumnę – dla każdego działu wykazujemy przychody, jakie przyniósł on dla firmy. W małej firmie nie jest to takie proste – sam zakup mediów nie przynosi nam w przyszłości przychodu, służy on utrzymaniu całej firmy. W takim przypadku można przychodów nie dzielić albo skonstruować inne rozróżnienie – np. sprzedaż dla poszczególnych grup docelowych lub ze względu na rodzaj dostarczanych usług i towarów, jeśli mamy do czynienia z przedsiębiorstwem wielobranżowym.

Wyciągnij wnioski

Kiedy posiadamy już szczegółowy opis kosztów i przychodów firmy, jesteśmy w stanie ustalić, czy i jaką posiadamy nadwyżkę finansową. Możemy też wskazać, w którym miejscu należałoby się zastanowić nad obcięciem kosztów, a w co warto zainwestować więcej funduszy. I w tym miejscu zaczyna się właśnie część stricte inwestycyjna budżetu. Specjaliści radzą, aby swoje plany finansowe rozwoju przedsiębiorstwa podzielić na dwie grupy – robocze, pragmatyczne, związane z podstawowym zakresem działalności, które dadzą przedsiębiorcy zysk i możliwość dalszego utrzymania się na rynku. Drugi rodzaj to plany i założenia ponad, które chcielibyśmy zrealizować, jednocześnie przyczyniając się nie tylko do wyjścia „na zero”, ale do rozwoju firmy. Projektując te dwie grupy założeń i ustalając wydatki, które będzie można ponieść, na każdy z nich należy znaleźć odpowiednią między nimi proporcję. Zbyt wiele „mrzonek” może spowodować brak funduszy na podstawowe założenia, ale zbyt mało spowoduje, że firma będzie stała w miejscu.

Tworzenie biznesplanów – zaplanuj przyszłość swojej firmy

Budżet gotowy? Jeśli ten krok już za przedsiębiorcą, warto zabrać się za stworzenie biznesplanu. Jako że podstawa w postaci planu finansowego została już stworzona, znacznie łatwiej będzie nadbudować na jego podstawie biznesplan.

Poznaj środowisko biznesu

Jednocześnie biznesplan wymaga więcej pracy i zaangażowania ze strony jego twórców. Jak wskazano już wcześniej, w jego przypadku trzeba zebrać informacje nie tylko z samej firmy, ale i z zewnątrz, z całego jej otoczenia. Dlatego też pierwszy krok do dobrego biznesplanu to analiza rynku. Konieczne jest opisanie szczegółowo wszystkich aspektów otoczenia, w którym działa przedsiębiorstwo – grupy docelowej klientów, wielkości rynku, możliwości jego rozszerzenia, konkurencji, dostawców, możliwości marketingowych etc. Można także pójść krok dalej i opisać nieco dalsze aspekty społeczne, biznesowe czy polityczne. które także mogą mieć wpływ na prowadzony przez przedsiębiorcę biznes – niejednokrotnie zdarza się, że zatargi polityczne skutkują zatrzymaniem lub utrudnieniem handlu z zagranicą, a postęp technologiczny na świecie gwałtownie wspomoże działalność małego biznesu. Potencjalnych czynników wzrostu i spadku jest w tym przypadku naprawdę sporo.

Znajdź miejsce dla siebie 

Kiedy rynek zostanie opisany, wracamy do tego, co dla nas stanowi jego centrum – do własnej firmy. Jeśli tworzymy biznesplan na własne potrzeby, to w tym miejscu warto tylko wynotować w punktach największe osiągnięcia, etapy tworzenia i plany. Konspekt który ma zostać przekazany np. bankowi czy potencjalnemu inwestorowi powinien posiadać szczegółowe informacje, na podstawie których możliwe będzie bliższe zapoznanie się z profilem i stanem przedsiębiorstwa. Warto tu zwrócić uwagę na lokalizację firmy czy też aspekty techniczne – zatrudnienie, wielkość produkcji, magazyny etc.

Do wskazanych aspektów biznesplanu dołączamy stworzony budżet i na podstawie całości tworzymy podsumowanie wykonawcze. Jest to swego rodzaju streszczenie całego biznesplanu, które potencjalnemu inwestorowi pozwoli już po pierwszym kwadransie zorientować się, o co chodzi w naszej firmie. Jest ono niezwykle ważne – specjaliści, którzy zajmują się m.in. inwestycjami najczęściej nie  mają zbyt dużo czasu i poświęcają swoją uwagę tylko już w tylko ściśle wybranym biznesplanom. Tym samym dobre podsumowanie może otworzyć przed firmą drogę do serca anioła biznesu albo venture capital, ale równie dobrze może ją również zamknąć.