Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga pewnej znajomości prawa. Oczywiście nie jest to obowiązkowe, lecz w takiej sytuacji przedsiębiorca zdany jest na pomoc prawników lub odpowiednich biur doradczych. Jakie są koszty obsługi prawnej firmy?
Czy obsługa prawna firmy jest konieczna?
Tak naprawdę nie istnieją żadne przepisy, które nakładałyby na polskich przedsiębiorców obowiązek korzystania z prawników lub kancelarii prawnych. Nie dotyczy to oczywiście sytuacji związanej z obrotem prawnym nieruchomościami, które dla swej ważności wymagają zachowania formy aktu notarialnego – w tej sytuacji skorzystanie z notariusza jest obowiązkowe.
Przedsiębiorca może samodzielnie dokonywać czynności prawnych i faktycznych, choć niewątpliwie powinien wiedzieć jak to zrobić poprawnie. Możliwości ma wiele – internet, biura darmowych porad prawnych, kancelarie adwokackie i radcowskie, a nawet zatrudnienie odpowiedniego prawnika będą dobrymi rozwiązaniami. Dopuszczalna jest także sytuacja, w której sam przedsiębiorca wyspecjalizuje się w określonej dziedzinie prawnej albo ukończy studia prawnicze.
Koszty obsługi prawnej
Koszt uzyskania pomocy prawnej jest uzależniony od rodzaju oferowanej usługi, skomplikowania sprawy oraz potrzeb przedsiębiorcy. Inaczej wycenimy konieczność reprezentacji przedsiębiorcy, któremu postawiono zarzuty popełnienia przestępstwa, inaczej zaś dochodzenie praw na drodze cywilnej w imieniu poszkodowanego wierzyciela. Inne koszty stosowane są przy tworzeniu okazjonalnej dokumentacji, jeszcze inne, gdy wymagają stałego zaangażowania prawnika w bieżące sprawy firmy.
Koszty obsługi prawnej firmy możemy podzielić na 2 kategorie:
- koszty jednorazowej pomocy lub tej, która jest świadczona okazjonalnie;
- koszty stałej obsługi prawnej, tj. świadczonej niezależnie od okoliczności, choć pojawiającej się w miarę aktualnych potrzeb danego przedsiębiorcy.
W przypadku kosztów pierwszego rodzaju są one zazwyczaj wyższe niż cena stałej obsługi prawnej. Druga opcja pozwala przedsiębiorcy negocjować cenę z prawnikiem, ponieważ zyskuje on niejako pewność zatrudnienia lub pojawiania się zleceń w danej firmie, a co za tym idzie stabilność uzyskiwanego dochodu.
Prawnicy określają swoje wynagrodzenie kwotowo lub ryczałtowo. W przypadku mniejszych spraw dużo korzystniej wypada pierwsza opcja, ponieważ jest rozliczana godzinowo – przedsiębiorca powinien wówczas płacić co do zasady mniej. W przypadku rozliczania ryczałtowego warto z niego skorzystać przy dużych sprawach, wymagających znacznego zaangażowania prawnika pod względem czasu. Zamiast płacić wygórowaną stawkę godzinową, strony umawiają się na zapłatę jednej kwoty, która może przybrać postać konkretnej stawki lub procentowej wartości. Dopuszczalne jest także stosowanie wynagrodzenia dodatkowego uzależnionego od sukcesu danej sprawy – jeśli przedsiębiorstwo uzyska planowany efekt, prawnik może otrzymać w nagrodę dodatkowe pieniądze.
Czy istnieje limit kosztów przy obsłudze prawnej?
Tak naprawdę jedyne limity wynagrodzenia prawniczego występują w notariacie – rejenci nie mogą bowiem pobierać taksy powyżej limitu określonego w specjalnym rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Mogą oczywiście żądać niższego wynagrodzenia za swoje usługi, co, jak się okazuje, nie jest wcale rzadkością.
Pozostała grupa prawników nie posiada limitów w zakresie własnego wynagrodzenia. To od zawartej umowy z przedsiębiorcą zależy, jak wysoka będzie ich pensa (zarówno ta stała, jak i jednorazowa). Takie rozwiązanie ma dla przedsiębiorców duże korzyści – na rynku usług prawnych panuje spora konkurencja, a co za tym idzie, także ciekawa oferta cenowa. Adwokaci, doradcy i radcowie prawni prześcigają się w cenach, aby tylko przyciągnąć nowego klienta i zyskać stałą obsługę w jego firmie.
Praktyka pokazuje, że cena obsługi prawnej firmy jest ustalana na podstawie przeprowadzonych negocjacji oraz porównywania ofert aktualnie obowiązujących na rynku. Z reguły kancelarie z dużych miast oraz posiadające wieloletnie doświadczenie oferują wyższe ceny za swoje usługi, niż młodsi prawnicy, którzy pracują w mniejszych miejscowościach.
Co obejmuje zakres obsługi prawnej w firmie?
Zakres usług prawniczych świadczonych na rzecz przedsiębiorstw jest bardzo zróżnicowany. Obowiązuje tu zasada podobna do tej, z której korzystamy przy ustalaniu wynagrodzenia prawnika – strony umowy decydują o tym, jakie obowiązki będą wykonywane na rzecz danej firmy.
Prawnicy wynajmowani do stałej obsługi prawnej mogą być w swych działaniach ograniczeni np. tylko do obsługi prawnej zatrudnionych pracowników, do sporządzania i sprawdzania umów cywilnoprawnych lub do reprezentacji firmy przed sądem albo odpowiednimi organami państwowymi. Znacznie częściej prawnicy firmowi zajmują się wszystkim – począwszy od bardzo drobnych i trywialnych spraw, a skończywszy na wielowątkowych sprawach sądowych lub podatkowych.
Niezależnie od tego, co wchodzi jednak w zakres obsługi prawnej w firmie, oferowana pomoc musi być świadczona rzetelnie, tj. z aktualną wiedzą na temat obowiązujących przepisów oraz z doświadczeniem i zachowaniem standardów pracy prawnika. Dodatkowo, jeśli omawiana pomoc jest świadczona przez zatrudnionego na umowę o pracę prawnika, będzie on odpowiadał za wykonywanie swoich obowiązków tak jak każda inna zatrudniona osoba – musi dbać o interes swojego pracodawcy w każdej chwili.
Czy obsługa prawna firmy może być świadczona zdalnie?
Nie istnieje żadna przeszkoda, aby pomoc prawna była świadczona na rzecz przedsiębiorstwa w sposób zdalny. W obecnych czasach jest to coraz bardziej widoczny trend. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą wybierać spośród wielu różnych prawników, niekoniecznie tych, którzy mieszkają w okolicy siedziby danej firmy.
Zdalne świadczenie usług prawnych wymaga jednak stałego dostępu do internetu oraz telefonu, niezbędny jest także podstawowy sprzęt biurowy taki jak drukarka, ksero oraz skaner. Dzięki takim narzędziom prawnik może pozostawać w stałym kontakcie z przedsiębiorcą i świadczyć na bieżąco swoje usługi.
Czy firma może korzystać z kilku prawników?
Obecne przepisy nie nakładają zakazu korzystania z pomocy prawnej oferowanej przez kilku czy też kilkunastu specjalistów. Tak naprawdę zależy to od woli przedsiębiorcy. W praktyce nie zawsze jest to jednak dobre rozwiązanie, bo generuje dodatkowe koszty i stwarza ryzyko nieuzasadnionego rozpowszechniania informacji o danej firmie wśród większej liczby osób.
Wybór 1 prawnika lub 1 kancelarii prawnej jest korzystniejszym rozwiązaniem. Jeśli przedsiębiorca nie będzie chciał kontynuować takiej współpracy, to oczywiście może z niej zrezygnować w każdej chwili. Pamiętajmy jednak, aby wcześniej zadbać o taką możliwość i zawrzeć stosowne postanowienie umowne, które umożliwi wcześniejsze rozwiązanie kontraktu z prawnikiem.
Koszty stałej obsługi firmy
Wysokość kosztów obsługi prawnej firmy mieści się w granicach od kilku do kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie – przy założeniu, że mówimy tutaj o wynagrodzeniu stałym, a nie zmiennym. Oczywiście istnieją firmy, które angażują prawników za o wiele większe stawki, rzędu nawet kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych miesięcznie.
Warto podkreślić, że mała liczba spraw do załatwienia w przedsiębiorstwie nie zawsze będzie oznaczała niższe koszty pomocy prawnej. Wszystko zależy od postanowień zawartej umowy w tym zakresie oraz od ważności danej sprawy – już 1 sprawa może wygenerować koszty porównywalne do kilku czy też kilkunastu mniejszych spraw. Nie ma w tym zakresie 1 reguły i zawsze należy odnieść to do pojawiających się okoliczności.
Podsumowanie - koszty obsługi prawnej firmy
Koszty obsługi prawnej firmy są uzależnione od potrzeb przedsiębiorcy oraz od tego, na jak długo będzie on chciał wynająć danego prawnika. W przypadku niewielkich przedsiębiorstw koszty te powinny zamknąć się w granicach kilku tysięcy złotych. Większe firmy z reguły będą musiały zapłacić więcej, ponieważ liczba ich spraw jest po prostu większa i dotyczą one bardziej złożonych problemów. Pamiętajmy, że żaden przedsiębiorca nie musi korzystać ze stałej obsługi prawnej w swojej firmie, wszelkie czynności może bowiem wykonywać w tym zakresie samodzielnie, choć niewątpliwie wymaga to od niego posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.
