Poradnik Przedsiębiorcy

Konsekwencje braku odczytu pamięci kasy fiskalnej

Podatnicy podatku VAT prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Trzeba przy tym pamiętać, że w związku z posiadaniem kasy fiskalnej przedsiębiorca jest zobligowany do wypełnienia wielu powinności. Jednym z obowiązków jest dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej. W niniejszym artykule zastanowimy się natomiast, jakie są konsekwencje braku odczytu pamięci kasy fiskalnej?

Obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej

Przypomnijmy, że w myśl art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

W dalszej części (art. 111 ust. 3a ustawy) wymieniono szczegółowe obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej. Czytamy tam, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

  • wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

    • w postaci papierowej lub

    • za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony;

  • dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;

  • udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;

  • poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;

  • przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości;

  • stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3b;

  • dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. b;

  • prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1;

  • poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;

  • zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3;

  • zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

W kontekście rozpatrywanego przez nas problemu szczególnego znaczenia nabiera ostatni obowiązek związany z zakończeniem używania kas fiskalnych.

Wśród wielu obowiązków spoczywających na podatniku wskazano również zakończenie pracy kasy fiskalnej z zapewnieniem zabezpieczenia jej danych w sytuacji zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej.

Kiedy podatnik dokonuje odczytu pamięci kasy fiskalnej?

Konkretyzacja zaznaczonego obowiązku następuje w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 roku.

W § 34 rozporządzenia stwierdzono, że w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

  1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

  2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;

  3. składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

  4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Natomiast w § 36 rozporządzenia ustanowiono zakaz prowadzenia ewidencji przy użyciu wyrejestrowanej kasy. W przepisie tym czytamy, że w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

Opisany tryb reguluje procedurę wyrejestrowania kasy fiskalnej. Wraz z odczytem pamięci fiskalnej dokonuje się sporządzenia protokołu. Oba dokumenty (raport z odczytu oraz protokół) są następnie wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy fiskalnej przesyłane do właściwego naczelnika US, który dokonuje wykreślenia kasy fiskalnej.

W odniesieniu do takiej wyrejestrowanej kasy fiskalnej nie jest możliwe prowadzenie sprzedaży.

Pojęcie odczytu pamięci kasy fiskalnej związane jest z zakończeniem pracy kasy w przypadku zaprzestania prowadzenia sprzedaży przez przedsiębiorcę. Odczyt odbywa się poprzez wystawienie przez serwisanta raportu fiskalnego rozliczeniowego. Z czynności tej sporządza się protokół według ustalonego wzoru.

Konsekwencje braku odczytu pamięci kasy fiskalnej

Wspomniany § 34 rozporządzenia w sprawie kas podaje, że odczytu pamięci kasy fiskalnej należy dokonać niezwłocznie po zakończeniu prowadzenia działalności przez podatnika.

Rozpatrując natomiast sytuację, w której podatnik nie dokonuje odczytu, należy wskazać, że zarówno ustawa VAT, jak i rozporządzenie w sprawie kas nie przewidują żadnych sankcji w przypadku niedokonania odczytu.

Konsekwencje mogą się pojawić natomiast na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

Jak bowiem czytamy w art. 80 § 1 kks, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorca jest zobligowany do złożenia informacji podatkowej w postaci raportu z odczytu wraz z protokołem. To zatem oznacza, że niedopełnienie temu obowiązkowi w niezwłocznym terminie może być zagrożone karą grzywny.

Warto zapamiętać, że podatnik może uniknąć odpowiedzialności poprzez skorzystanie z instytucji czynnego żalu uregulowanej w art. 16 kks. Trzeba jednak podkreślić, że wraz z czynnym żalem podatnik powinien dopełnić uchybionym obowiązkom.

Niedokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej zagrożone jest karą grzywny wynikającą z Kodeksu karnego skarbowego. Można jednak uniknąć odpowiedzialności, stosując instytucję czynnego żalu. 
Dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej, której praca została zakończona, jest kolejnym przykładem obowiązku spoczywającego na podatniku VAT. Trzeba przy tym mieć świadomość, że choć same przepisy dotyczące podatku VAT nie określają sankcji w przypadku braku odczytu, to konsekwencje mogą pojawić się w zakresie prawa karnego skarbowego.