Podatnicy podatku VAT prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Trzeba przy tym pamiętać, że w związku z posiadaniem kasy fiskalnej przedsiębiorca jest zobligowany do wypełnienia wielu powinności. Jednym z obowiązków jest dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej. W niniejszym artykule zastanowimy się natomiast, jakie są konsekwencje braku odczytu pamięci kasy fiskalnej?
Obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej
Przypomnijmy, że w myśl art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W dalszej części (art. 111 ust. 3a ustawy) wymieniono szczegółowe obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej. Czytamy tam, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:
-
wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
-
w postaci papierowej lub
-
za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony;
-
dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
-
udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
-
poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
-
przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości;
-
stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3b;
-
dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. b;
-
prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1;
-
poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
-
zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3;
-
zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.
W kontekście rozpatrywanego przez nas problemu szczególnego znaczenia nabiera ostatni obowiązek związany z zakończeniem używania kas fiskalnych.
Kiedy podatnik dokonuje odczytu pamięci kasy fiskalnej?
Konkretyzacja zaznaczonego obowiązku następuje w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 roku.
W § 34 rozporządzenia stwierdzono, że w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:
-
wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
-
niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
-
składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
-
sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.
Natomiast w § 36 rozporządzenia ustanowiono zakaz prowadzenia ewidencji przy użyciu wyrejestrowanej kasy. W przepisie tym czytamy, że w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.
Opisany tryb reguluje procedurę wyrejestrowania kasy fiskalnej. Wraz z odczytem pamięci fiskalnej dokonuje się sporządzenia protokołu. Oba dokumenty (raport z odczytu oraz protokół) są następnie wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy fiskalnej przesyłane do właściwego naczelnika US, który dokonuje wykreślenia kasy fiskalnej.
W odniesieniu do takiej wyrejestrowanej kasy fiskalnej nie jest możliwe prowadzenie sprzedaży.
Konsekwencje braku odczytu pamięci kasy fiskalnej
Wspomniany § 34 rozporządzenia w sprawie kas podaje, że odczytu pamięci kasy fiskalnej należy dokonać niezwłocznie po zakończeniu prowadzenia działalności przez podatnika.
Rozpatrując natomiast sytuację, w której podatnik nie dokonuje odczytu, należy wskazać, że zarówno ustawa VAT, jak i rozporządzenie w sprawie kas nie przewidują żadnych sankcji w przypadku niedokonania odczytu.
Konsekwencje mogą się pojawić natomiast na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
Jak bowiem czytamy w art. 80 § 1 kks, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorca jest zobligowany do złożenia informacji podatkowej w postaci raportu z odczytu wraz z protokołem. To zatem oznacza, że niedopełnienie temu obowiązkowi w niezwłocznym terminie może być zagrożone karą grzywny.
Warto zapamiętać, że podatnik może uniknąć odpowiedzialności poprzez skorzystanie z instytucji czynnego żalu uregulowanej w art. 16 kks. Trzeba jednak podkreślić, że wraz z czynnym żalem podatnik powinien dopełnić uchybionym obowiązkom.
