Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy a koszty podatkowe

Może zdarzyć się sytuacja, w której przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w innym miejscu niż jego faktyczne zamieszkanie. Powoduje to konieczność ponoszenia codziennych kosztów dojazdu z jednego miejsca do drugiego, czyli powstają koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy. Po stronie podatników pojawia się zatem wątpliwość, czy wydatki na dojazdy mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu.

Ogólne pojęcie kosztu

W pierwszej kolejności warto zastanowić się, jak na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy rozumieć koszt podatkowy. Otóż zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Jak zatem widać, podstawowym czynnikiem uznania konkretnego wydatku za koszt jest ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W świetle tego warunku możemy bez wątpienia stwierdzić, że poniesione koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej i zapewniają jej prawidłowe funkcjonowanie.

Wydatki wyłączone z kosztów podatkowych

Powyżej przywołany przepis wskazuje, że dany wydatek, aby uznać go za koszt uzyskania przychodu, nie może być wymieniony w katalogu zawartym w art. 23 ustawy PIT. Dogłębna analiza tego przepisu sprawia, że szczególną uwagę należy zwrócić na treść art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy PIT. Z brzmienia tego przepisu wynika, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodu odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

  • 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym,
  • 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych;

Z dniem 1 stycznia 2019 roku zostały wprowadzone zmiany w rozliczeniach prywatnych samochodów osobowych używanych w działalności, gdzie dokonano likwidacji kilometrówki dla celów podatku dochodowego. Podatnik ma prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodu wydatki związane z pojazdem prywatnym w wysokości 20%

Koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy - analiza konkretnych przypadków 

Podatnik w ramach prowadzonej działalności w celu dojazdu do firmy ma prawo do wykorzystywania pojazdu zarówno prywatnego jak również pojazdu służbowego, który został zakupiony na dane firmowe np. na podstawie umowy leasingu, bądź został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

Zgodnie z wprowadzonymi zmiany w ustawie o PIT, w przypadku użytkowania w działalności gospodarczej samochodu prywatnego, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy można ująć w kosztach uzyskania przychodu w wysokości 20% poniesionych wydatków.

Przykład 1. 

Pan Paweł, korzysta ze zwolnienia z podatku VAT. Codziennie dojeżdża do swojej firmy samochodem prywatnym, który nie stanowi majątku firmy oraz nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Koszty z tytułu dojazdu dokumentowane są fakturami zakupu na dane firmowe. Otrzymując fakturę za zakup paliwa, na kwotę 100 zł brutto, Pan Paweł ma prawo ująć w kosztach uzyskania przychodu 20% wartości faktury. Zatem w kol. 13 KPIR, Pan Paweł może ująć kwotę 20 zł (100 zł * 20%) bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. 

Z kolei w przypadku, pojazdu osobowego zakupionego na podstawie umowy leasingu bądź samochodu ujętego w ewidencji środków trwałych użytkowanego w sposób mieszany, podatnik ma prawo do ujęcia wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu w kosztach podatkowych w wysokości 75% wartości wydatku.

Dodatkowo, czynni podatnicy VAT mają prawo do skorzystania odliczenia podatku VAT od poniesionych wydatków. Jeżeli w działalności samochód osobowy wykorzystywany jest w sposób mieszany, wówczas podatnik ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT od poniesionego wydatku. Natomiast, w przypadku gdy pojazd osobowy wykorzystywany jest wyłącznie w działalności, to od poniesionych wydatków możliwe jest odliczenie 100% podatku VAT przy spełnieniu poniższych warunków: 

  • pojazd zostanie zgłoszony do US na podstawie druku VAT-26
  • wprowadzony jest regulamin użytkowania pojazdu w firmie
  • prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka)

Przykład 2.

Przedsiębiorca codziennie dojeżdża do swojej firmy samochodem osobowym stanowiącym środek trwały, który użytkowany jest w sposób mieszany. Podatnik, otrzymał fakturę za naprawę pojazdu na kwotę 1000 zł netto, podatek VAT 230 zł.

Zgodnie z powyższym, przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodu wydatek w kwocie 836,25 zł

1000 + (50% * 230 zł)= 1115 zł

1115 * 75% = 836,25 zł 

Przykład 3.

Pani Anna w prowadzonej działalności wykorzystuje pojazd zakupiony na podstawie umowy leasingu operacyjnego. W miesiącu sierpniu odbyła podróż służbową do drugiego oddziału firmy. Podróż odbyła się autostradą, a wydatek został udokumentowany paragonem fiskalnym na kwotę 50 zł netto. 

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, jeżeli paragon fiskalny spełnia określone wymagania podatnik ma prawo ująć wydatek na podstawie paragonu fiskalnego. W związku z czym, przedsiębiorca, wydatek za autostradę może ująć w kosztach uzyskania przychodu w wysokości 75% wartości poniesionego kosztu. 

Więcej informacji na temat ujęcia paragonu fiskalnego za przejazd autostradą znajduje się w artykule: Paragon za przejazd autostradą jako koszt uzyskania przychodu 

Podsumowując, koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, zarówno jeżeli w działalności wykorzystywany jest pojazd służbowy jak i prywatny bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. 

Koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy - ujęcie wydatków w systemie wFirma.pl

Aby w systemie wFirma.pl zaksięgować wydatki związane z użytkowanym pojazdem, w pierwszej kolejności należy wprowadzić pojazd do systemu. W tym celu należy przejść do zakładki EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD w wyświetlonym oknie należy wypełnić podstawowe informacje dotyczące danego samochodu, a następnie należy wybrać:

FORMĘ WŁASNOŚCI: LEASING OPERACYJNY I NAJEM lub PRYWATNY,

SPOSÓB UŻYWANIA: PRYWATNIE I W DZIAŁALNOŚCI lub TYLKO W DZIAŁALNOŚCI

koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy

Dzięki czemu, po wprowadzeniu wydatków, zostaną one ujęte w ewidencji księgowej w odpowiednich wartościach. 

Aby zaksięgować wydatek związany z bieżącą eksploatacją pojazdu należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/(BEZ VAT) » w wyświetlonym oknie należy wypełnić wymagane pola, gdzie jako RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU lub ZAKUP PALIWA DO POJAZDU a następnie wybrać pojazd, którego wydatek dotyczy.

koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy

Po zapisaniu wydatek zostanie automatycznie ujęty w KPiR oraz w Rejestrze VAT Zakupów.