Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód w firmie - najważniejsze informacje

Prowadzenie działalności gospodarczej bez samochodu jest praktycznie niemożliwe. Jedni przedsiębiorcy do celów działalności gospodarczej wykorzystują swój prywatny pojazd, inni zaś decydują się na zakup samochodu firmowego. Przed podjęciem tego typu decyzji warto wiedzieć, że ma ona ogromny wpływ na sposób rozliczania związanych z tymi pojazdami wydatków. Jak rozliczać samochód w firmie? Sprawdź!

Samochód w firmie jako środek trwały

Za środki trwałe uznaje się składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, które:

  • stanowią własność lub współwłasność podatnika,

  • zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

  • są kompletne i zdatne do użytku,

  • będą używane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (lub oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu).

Składniki majątku, stanowiące środki trwałe, należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania

Ewidencja środków trwałych powinna zawierać:

  • liczbę porządkową;

  • datę nabycia;

  • datę przyjęcia do używania;

  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;

  • wartość początkową;

  • stawkę amortyzacyjną;

  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów;

  • zaktualizowaną wartość początkową;

  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;

  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;

  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup samochodu firmowego (spełniającego definicję środka trwałego), co do zasady powinien go wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz poddać amortyzacji.

Ustalenie wartości początkowej samochodu

Sposób ustalenia wartości początkowej samochodu zależy od sposobu jego nabycia.

Jeśli nabycie samochodu następuje w drodze kupna, za wartość początkową uznaje się cenę jego nabycia, powiększoną o koszty związane z zakupem, takie jak np. koszty rejestracji poniesione przed wprowadzeniem samochodu do ewidencji. Jeśli nie można ustalić ceny nabycia pojazdu (np. w przypadku braku faktury zakupu), za wartość początkową przyjmuje się wartość z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych pojazdów tego samego rodzaju.

W razie nabycia samochodu w sposób nieodpłatny (np. w drodze spadku czy darowizny) za jego wartość początkową przyjmuje się natomiast wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość jako niższą. Wartość rynkową należy określić na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie składnikami tego samego rodzaju z uwzględnieniem stanu i stopnia ich zużycia.

Od tak ustalonej wartości początkowej samochodu podatnik co do zasady nalicza odpisy amortyzacyjne.

Ważne!

Od roku 2018 środki trwałe otrzymane w darowiźnie, przy których otrzymaniu obdarowany skorzystał ze zwolnienia z podatku od spadku i darowizn nie mogą być amortyzowane. Dotyczy to także środków trwałych przyjętych do użytkowania przed rokiem 2018.

Metody amortyzacji samochodu osobowego

W przypadku samochodów osobowych właściwą metodą amortyzacji jest metoda liniowa. Podstawowa stawka amortyzacyjna dla samochodu osobowego wynosi 20%, a przy jej zastosowaniu okres amortyzacji wynosi 5 lat.

W przypadku samochodów używanych (przez okres co najmniej 6 miesięcy przed wprowadzeniem do działalności) lub ulepszonych (przed wprowadzeniem go do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej) możliwe jest podwyższenie stawek o określone współczynniki (zastosowanie stawki indywidualnej). Minimalny okres amortyzacji dla środków transportu, w tym samochodów osobowych, wynosi 30 miesięcy, czyli 2,5 roku. W związku z tym maksymalna wysokość rocznej stawki amortyzacyjnej dla samochodu osobowego nie może przekroczyć 40% (czyli 100% w 2,5 roku).

Samochód w firmie o wartości początkowej poniżej 10 000 zł

Jeżeli wartość początkowa samochodu nie przekracza 10 000 zł, podatnik ma 3 wyjścia:

  • całość zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych,

  • amortyzować go na zasadach ogólnych,

  • amortyzować go na zasadach amortyzacji jednorazowej.

Samochód o wartości początkowej powyżej 20 000 euro

Należy pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro, przeliczonej na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.

Tej samej zasadzie podlega ubezpieczenie autocasco (AC) samochodu osobowego – limit to 20 000 euro. Ubezpieczenie obowiązkowe OC może natomiast zostać zaliczone do kosztów w pełnej wysokości. W obu przypadkach warunkiem jest natomiast opłacenie polisy.

Możesz ocenić ten artykuł