Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód w firmie - najważniejsze informacje

Prowadzenie działalności gospodarczej bez samochodu jest praktycznie niemożliwe. Jedni przedsiębiorcy do celów działalności gospodarczej wykorzystują swój prywatny pojazd, inni zaś decydują się na zakup samochodu firmowego. Przed podjęciem tego typu decyzji warto wiedzieć, że ma ona ogromny wpływ na sposób rozliczania związanych z tymi pojazdami wydatków. Jak rozliczać samochód w firmie? Sprawdź!

Samochód w firmie jako środek trwały

Za środki trwałe uznaje się składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, które:

  • stanowią własność lub współwłasność podatnika,

  • zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

  • są kompletne i zdatne do użytku,

  • będą używane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (lub oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu).

Składniki majątku, stanowiące środki trwałe, należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania

Ewidencja środków trwałych powinna zawierać:

  • liczbę porządkową;

  • datę nabycia;

  • datę przyjęcia do używania;

  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;

  • wartość początkową;

  • stawkę amortyzacyjną;

  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów;

  • zaktualizowaną wartość początkową;

  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;

  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;

  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup samochodu firmowego (spełniającego definicję środka trwałego), co do zasady powinien go wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz poddać amortyzacji.

Ustalenie wartości początkowej samochodu

Sposób ustalenia wartości początkowej samochodu zależy od sposobu jego nabycia.

Jeśli nabycie samochodu następuje w drodze kupna, za wartość początkową uznaje się cenę jego nabycia, powiększoną o koszty związane z zakupem, takie jak np. koszty rejestracji poniesione przed wprowadzeniem samochodu do ewidencji. Jeśli nie można ustalić ceny nabycia pojazdu (np. w przypadku braku faktury zakupu), za wartość początkową przyjmuje się wartość z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych pojazdów tego samego rodzaju.

W razie nabycia samochodu w sposób nieodpłatny (np. w drodze spadku czy darowizny) za jego wartość początkową przyjmuje się natomiast wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość jako niższą. Wartość rynkową należy określić na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie składnikami tego samego rodzaju z uwzględnieniem stanu i stopnia ich zużycia.

Od tak ustalonej wartości początkowej samochodu podatnik co do zasady nalicza odpisy amortyzacyjne.

Ważne!

Od roku 2018 środki trwałe otrzymane w darowiźnie, przy których otrzymaniu obdarowany skorzystał ze zwolnienia z podatku od spadku i darowizn nie mogą być amortyzowane. Dotyczy to także środków trwałych przyjętych do użytkowania przed rokiem 2018.

Metody amortyzacji samochodu osobowego

W przypadku samochodów osobowych właściwą metodą amortyzacji jest metoda liniowa. Podstawowa stawka amortyzacyjna dla samochodu osobowego wynosi 20%, a przy jej zastosowaniu okres amortyzacji wynosi 5 lat.

W przypadku samochodów używanych (przez okres co najmniej 6 miesięcy przed wprowadzeniem do działalności) lub ulepszonych (przed wprowadzeniem go do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej) możliwe jest podwyższenie stawek o określone współczynniki (zastosowanie stawki indywidualnej). Minimalny okres amortyzacji dla środków transportu, w tym samochodów osobowych, wynosi 30 miesięcy, czyli 2,5 roku. W związku z tym maksymalna wysokość rocznej stawki amortyzacyjnej dla samochodu osobowego nie może przekroczyć 40% (czyli 100% w 2,5 roku).

Samochód w firmie o wartości początkowej poniżej 10 000 zł

Jeżeli wartość początkowa samochodu nie przekracza 10 000 zł, podatnik ma 3 wyjścia:

  • całość zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych,

  • amortyzować go na zasadach ogólnych,

  • amortyzować go na zasadach amortyzacji jednorazowej.

Samochód o wartości początkowej powyżej 20 000 euro

Należy pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro, przeliczonej na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.

Tej samej zasadzie podlega ubezpieczenie autocasco (AC) samochodu osobowego – limit to 20 000 euro. Ubezpieczenie obowiązkowe OC może natomiast zostać zaliczone do kosztów w pełnej wysokości. W obu przypadkach warunkiem jest natomiast opłacenie polisy.

Metody amortyzacji samochodu ciężarowego

Amortyzacja samochodów ciężarowych przebiega podobnie jak amortyzacja samochodu osobowego z tą różnicą, że w przypadku samochodów ciężarowych można zastosować również degresywną metodę amortyzacji. Według metody degresywnej podstawę obliczenia odpisów amortyzacyjnych w pierwszym roku podatkowym stanowi wartość początkową brutto, a w następnych latach wartość netto amortyzowanego środka trwałego (czyli wartość pomniejsza o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne). Zasadniczą cechą metody degresywnej jest zmienna podstawa, od której oblicza się odpisy amortyzacyjne. Prowadzi to do stopniowego obniżania wartości tych odpisów wraz z upływem czasu ich dokonywania, przy maksymalnym odpisie w pierwszym roku podatkowym, z zastosowaniem podwyższającego współczynnika nie wyższego niż 2,0. W następnych latach podatkowych odpisów amortyzacyjnych dokonuje się według podwyższonych stawek od wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, ustalonej na początek kolejnych lat ich używania, tj. nie należy zmniejszać tej wartości co miesiąc, lecz tylko na początku roku podatkowego. Począwszy od roku podatkowego, w którym tak określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej według stawek z wykazu (bez ich podwyższenia), dalszych odpisów amortyzacyjnych dokonuje się według metody liniowej.

W przypadku samochodów ciężarowych możliwa jest również amortyzacja jednorazowa w ramach pomocy de minimis. Dotyczy ona jednak tylko małych podatników lub podatników rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej. Ustawodawca wprowadził tutaj także dodatkowy limit: w jednym roku jednorazowe odpisy amortyzacyjne nie mogą przekroczyć kwoty 50 000 euro.

W przypadku samochodów ciężarowych nie ma limitu dotyczącego wartości początkowej, od której można dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Nie ma również limitu dotyczącego odliczania składek na ubezpieczenie dobrowolne AC. Zatem zarówno odpisy amortyzacyjne, jak i ubezpieczenie AC stanowią koszt podatkowy bez jakichkolwiek ograniczeń.

Prywatny samochód osobowy a kilometrówka

Aby wydatki związane z prywatnym samochodem osobowym użytkowanym w firmie zaliczane były do kosztów uzyskania przychodu, niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki). Co ważne, ewidencja przebiegu pojazdu powinna być potwierdzana przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a wydatki zaliczane są do kosztów wyłącznie do wysokości wynikającej z limitu kilometrówki. Limit ten ustala się jako iloczyn stawki odpowiedniej dla danej pojemności pojazdu na 1 kilometr oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów:

  • 0,5214 zł – dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

  • 0,8358 zł – dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,

  • 0,2302 zł – dla motocykla,

  • 0,1382 zł – dla motoroweru.

W przypadku braku ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów osobowych, które nie są środkami trwałymi oraz nie są użytkowane na podstawie umowy leasingu, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca nie może w danym miesiącu zaliczyć do kosztów podatkowych większej kwoty wydatków, niż ta wyznaczona limitem. Nadwyżkę kosztów lub kilometrówki przenosi się na kolejny okres. W przypadku, kiedy wydatki związane z użytkowaniem pojazdu są wyższe od limitu kilometrówki, powstaje nadwyżka, którą przedsiębiorca może przenieść na kolejny okres. Podobnie jeśli z kilometrówki wynika, że można rozliczyć wyższą kwotę, niż łączne koszty eksploatacji pojazdu poniesione w danym okresie (powstaje nadwyżka kilometrów). W takiej sytuacji nadwyżkę również można przenieść i rozliczyć w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Kilometrówka stanowi podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Dokonując w niej zapisów, trzeba jednak zwracać uwagę na to, czy dany wyjazd faktycznie wiąże się z prowadzoną działalnością.

Firmowy samochód a odliczenie VAT

Zgodnie z przepisami o VAT samochody użytkowane w firmie można podzielić na trzy grupy:

  • pojazdy ze 100% odliczeniem, które wymagają od podatnika udowodnienia, że są wykorzystywane wyłącznie w celach działalności gospodarczej;

  • pojazdy o cechach konstrukcyjnych pozwalających na 100% odliczenia VAT (obowiązek posiadania dodatkowego badania technicznego);

  • pojazdy o przeznaczeniu mieszanym z 50% odliczeniem VAT.

W związku z tym przedsiębiorca, któremu zależy na odliczeniu całego podatku VAT od wydatków związanych z firmowym samochodem osobowym, zobowiązany będzie udokumentować, iż dany pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej. W tym celu należy:

  • zgłosić pojazd do US na druku VAT-26,

  • prowadzić kilometrówki dla celów VAT,

  • wprowadzić zasady użytkowania pojazdu w firmie np. w formie regulaminu.

W przypadku samochodów ciężarowych podatnikowi przysługuje 100% odliczenie podatku VAT. Warto jednak zaznaczyć, że zgodnie z ustawą o VAT za samochody ciężarowe pozwalające na odliczenie pełnego podatku VAT uznaje się:

  • pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony;

  • pojazdy konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie (art. 86a ust 3 pkt 1 ustawy o VAT);

  • pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne (art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT). Należą do nich:
    • pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
      • klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
      • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków (w przypadku tego typu pojazdów należy posiadać dodatkowe badanie techniczne przeprowadzone przez OSKP, potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tą stację oraz wpisem w dowodzie rejestracyjnym o spełnieniu tych wymagań)
    • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.
    • pojazdy specjalne

W pozostałych przypadkach - jeśli pojazd nie posiada określonych cech konstrukcyjnych, a podatnik nie prowadzi szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu - co do zasady przysługuje mu 50% odliczenia VAT od wydatków, związanych z zakupem oraz użytkowaniem samochodu w tym również zakupu paliwa (od 1 lipca 2015).