Prowadzenie sklepu internetowego, w którym oferowane są różnego rodzaju towary, wiąże się z ich dostawą i koniecznością odpowiedniego rozliczenia kosztów z tym związanych. Koszty te nie ograniczają się jedynie do wysyłki zakupionego towaru do klienta. Przykładowymi kosztami, z których zewidencjonowaniem w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów mogą mieć problem przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe, są koszty transportu reklamowanego towaru.
Koszty uboczne zakupu w księdze a koszty transportu reklamowanego towaru
W objaśnieniach stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, w pkt. 11 wyjaśniono, że kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. W Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów kolumna 11 „Koszty uboczne zakupu” służy do ewidencjonowania kosztów transportu, jednak zwróćmy uwagę, że odnosi się to do kosztów ubocznych związanych wyłącznie z zakupem towarów handlowych oraz materiałów. Oznacza to, że w tej kolumnie nie należy ewidencjonować żadnych innych kosztów transportu, a więc w szczególności nie ujmujemy tam kosztów transportu reklamowanego towaru zwracanego do klienta, który zareklamował towar. Tego typu wydatek dotyczy sprzedanego uprzednio towaru handlowego, w związku z którym zgłoszono reklamację, a więc w istocie jest to koszt sprzedaży, a nie koszt zakupu. Koszty transportu sprzedawanych towarów, w tym także kosztów transportu reklamowanego towaru, nie są wydatkami związanymi z zakupem tych towarów.
Na koszty dostawy poza kosztami transportu zakupionego towaru do klienta składają się także koszty transportu ponoszone m.in. w razie:
- reklamacji towaru;
- zwrotu zareklamowanego towaru, który został naprawiony;
- wysyłki nowego towaru wolnego od wad;
- zwrotu zareklamowanego towaru po odrzuceniu reklamacji;
- odstąpienia przez klienta od umowy bez podania przyczyny;
- nieodebrania przesyłki przez klienta;
- uszkodzenia przesyłki w transporcie.
W jakiej kolumnie KPiR ewidencjonować koszty transportu reklamowanego towaru?
W Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów kolumna 13 „Pozostałe wydatki”, zgodnie z objaśnieniami stanowiącymi załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, tj. rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym do środków trwałych. Kolumna 13 „Pozostałe wydatki” jest kolumną właściwą do ewidencjonowania kosztów transportu sprzedawanych towarów, w tym również kosztów transportu reklamowanego towaru, który został naprawiony przez sprzedawcę, a następnie zwrócony do klienta.
Przykład 1.
Pan Bogdan jest przedsiębiorcą prowadzącym sklep sportowy, a towary sprzedaje zarówno w sklepie stacjonarnym, jak i internetowym. Mężczyzna rozlicza swoją działalność na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, a jako formę opodatkowania stosuje skalę podatkową. W czerwcu 2023 roku klient zgłosił reklamację zakupionych u pana Bogdana butów trekkingowych. Zgodnie z warunkami zawartej umowy sprzedaży klient przesłał do siedziby firmy pana Bogdana reklamowane obuwie. Reklamacja została rozpatrzona pozytywnie i buty naprawiono. Następnie przedsiębiorca przesłał naprawione buty trekkingowe do klienta, ponosząc koszty przesyłki. Czy kolumna 11 będzie odpowiednia do zaksięgowania poniesionego przez mężczyznę wydatku na przesyłkę?
Poniesiony przez pana Bogdana koszt przesyłki w celu dostarczenia klientowi zareklamowanego towaru, który został naprawiony i zwrócony, powinien zostać zewidencjonowany w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Kolumna 11 „Koszty uboczne zakupu” nie jest właściwa do wykazania w niej kosztów transportu towaru reklamowanego, który został zwrócony klientowi po uprzedniej naprawie, ponieważ koszty przesyłki związane są ze sprzedażą, a nie zakupem.
Na mocy art. 10 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do jej wzoru. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Dodatkowo w rozporządzeniu (art. 11 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów) wskazano sytuacje, w których księga także jest uznawana za rzetelną.
Przykład 2.
Pani Urszula od 1 lutego 2023 roku prowadzi sklep internetowy, w którym sprzedaje koreańskie kosmetyki. Towary zakupione przez klientów są do nich przesyłane, a koszty dostawy ponosi kupujący. Zdarza się, że klienci zgłaszają reklamację. W tej sytuacji koszty transportu reklamowanego towaru ponosi pani Urszula. Dotychczas koszty transportu reklamowanego towaru kobieta ewidencjonowała w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 11 „Koszty uboczne zakupu”, jednak czerwcu 2023 roku dowiedziała się, że taki sposób ewidencji jest błędny. Czy pani Urszula powinna poprawić zapisy w KPiR? Czy zewidencjonowanie kosztów transportu reklamowanych towarów w kolumnie 11 „Koszty uboczne zakupu”, zamiast w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” wpłynie na zmianę wysokości zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy?
Ewidencjonowanie wydatków związanych z transportem reklamowanych towarów w kolumnie 11 „Koszty uboczne zakupu”, zamiast w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” nie powoduje zmian w wysokości zaliczek na podatek dochodowy uiszczonych przez panią Urszulę. Nie zmienia się bowiem suma kosztów, a jedynie koszty zostały wykazane w błędny sposób w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Kobieta powinna jednak poprawić błędne wpisy w KPiR, aby księga była prowadzona w sposób niewadliwy.
Zgodnie z art. 11 rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Stwierdzone błędy w zapisach w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów poprawia się przez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki, lub
- wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (−) lub kolorem czerwonym.
