Krajowy Fundusz Szkoleń – czym jest i jak korzystać z jego możliwości

Pracodawcy posiadają możliwość korzystania z tzw. Krajowego Funduszu Szkoleń. Przypominamy w jaki sposób jest to możliwe oraz jakie są profity zarówno dla pracodawców jak i ich pracowników są możliwe dla firm z tego tytułu

W 2021 r. na wydatki Krajowego Funduszu Szkoleniowego przeznaczono kwotę 259 406 tys. zł. z czego została wydzielona kwota 2 601 tys. zł na działania 16 Wojewódzkich Urzędów Pracy i urzędu obsługującego Ministra właściwego do spraw pracy – po 153 tys. zł dla każdego podmiotu.

O środki z Krajowego Funduszu Szkoleń może wystąpić każdy pracodawca w rozumieniu przepisów ustawy o promocji zatrudnienia, który zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Dlatego warto wiedzieć, jak starać się o środki i na co można je przeznaczyć.

Istota Krajowego Funduszu Szkoleń

Krajowy Fundusz Szkoleniowy stanowi wydzieloną cześć Funduszu Pracy, przeznaczoną na dofinansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców, podejmowanego z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy.

Celem utworzenia KFS jest zapobieganie utracie zatrudnienia przez osoby pracujące z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań dynamicznie zmieniającej się gospodarki. Zwiększenie inwestycji w potencjał kadrowy powinno poprawić zarówno pozycję firm jak i samych pracowników na konkurencyjnym rynku pracy.

Fundusz uznawany jest za rozwiązanie pomocowe stosowane w doskonaleniu umiejętności zawodowych, a także umożliwiającym dostosowanie się pracowników do zmian mających miejsce w obrocie gospodarczym oraz kierunków potencjalnych działań wynikających ze strategii przedsiębiorstwa. 

Działania finansowane z KFS

Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, powiatowe urzędy pracy mogą przeznaczyć środki KFS na finansowanie działań obejmujących:

1. kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawcy, na które składają się:

1. określenie potrzeb pracodawcy w zakresie kształcenia ustawicznego w związku z ubieganiem się o sfinansowanie tego kształcenia ze środków KFS,
2. kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
3. egzaminy umożliwiające uzyskanie dokumentów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,
4. badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,
5. ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem;
2. określanie zapotrzebowania na zawody na rynku pracy;
3. badanie efektywności wsparcia udzielonego ze środków KFS;
4. promocję KFS;
5. konsultacje i poradnictwo dla pracodawców w zakresie korzystania z KFS.

1. określenie potrzeb firmy w zakresie kształcenia ustawicznego, które ma być dofinansowane,

2. kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,

3. egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,

4. badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,

5. ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem.

Procedura dotycząca przyznawania środków 

Na wniosek pracodawcy, na podstawie umowy, starosta może przyznać środki z Krajowego Funduszu Szkoleń na sfinansowanie kosztów, w wysokości 80% tych kosztów, nie więcej jednak niż 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika, a w przypadku mikroprzedsiębiorstw w wysokości 100%, nie więcej jednak niż 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.

Pracodawca, który chciałby uzyskać środki powinien udać się do najbliższego powiatowego urzędu pracy. Wnioski bowiem składa się w tej jednostce, jednak należy pamiętać, że właściwym urzędem jest urząd ze względu ma siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności.

Nabory dotyczące wniosku są różnie ogłaszane, może to być tylko jeden nabór albo może mieć charakter powtarzany do wyczerpania ustalonego limitu środków. 

W przypadku gdy pracodawca złożył wniosek, który obarczony zostałby brakami formalnymi, ma szansę na jego poprawę. Starosta wyznacza pracodawcy termin nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni do jego poprawienia. 

Wydaje się, że ciekawym rozwiązaniem jest zastosowanie przy wnioskach, możliwości negocjacji pomiędzy starostą a pracodawcą, w celu ustalenia ceny usługi kształcenia ustawicznego, liczby osób objętych kształceniem ustawicznym, realizatora usługi, programu kształcenia ustawicznego lub zakresu egzaminu, z uwzględnieniem zasady zapewnienia najwyższej jakości usługi oraz zachowania racjonalnego wydatkowania środków publicznych. 

Należy wskazać, że przy rozpatrywaniu wniosku starosta bada między innymi:

1. zgodność dofinansowywanych działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok;

2. zgodność kompetencji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy;

3. koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do sfinansowania ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku;

4. posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia ustawicznego;

5. w przypadku kursów - posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego dokumentu, na podstawie którego prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego;

6. plany dotyczące dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS;

7. możliwość sfinansowania ze środków KFS działań określonych we wniosku, z uwzględnieniem limitów, wskazanych w przepisach ustawy.

Po rozpatrzeniu wniosku albo starosta wydaje decyzję pozytywną w wyniku której jest zawierana umowa o finansowanie działań obejmujących kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawców, albo w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta uzasadnia odmowę dofinansowania ze środków KFS wnioskowanego kształcenia ustawicznego. 

Kolejne kroki po zawarciu umowy o finansowanie 

Kiedy pracodawca ma już zawartą umowę ze starostą, zobowiązany jest do zawarcia umowy z pracownikiem, któremu zostaną sfinansowane koszty kształcenia ustawicznego. Umowa taka powinna określać prawa i obowiązki stron. Warto zwrócić uwagę, że ustawa uregulowała jeden z najistotniejszych obowiązków pracownika wobec pracodawcy, który podjął starania a następnie uzyskał środki dla pracownika. Zapis ten powinien niewątpliwe znaleźć swoje odzwierciedlenie w umowie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. 

Mowa tutaj o rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy o pracę z winy pracownika, czyli sytuacje w których pracodawca rozwiązuje umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:

1. ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;

2. popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;

3. zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

W przypadku, rozwiązania umowy z pracownikiem z wyżej określonych powodów, czego następstwem było nieukończenie szkolenia przez pracownika, rodzi obowiązek po stronie pracodawcy, w zakresie zwrotu staroście środków wydanych na kształcenie ustawiczne pracownika, na zasadach określonych w umowie.

Możliwa jest również kontrola pracodawcy przez starostę w zakresie przestrzegania postanowień umowy, wydatkowania środków KFS zgodnie z przeznaczeniem, właściwego dokumentowania oraz rozliczania otrzymanych i wydatkowanych środków i w tym celu może żądać danych, dokumentów i udzielania wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli. 

Informacje i nabór na 2021 rok

Zwiększenie inwestycji w potencjał kadrowy to jeden z najważniejszych celów jaki przyświecał idei funduszu. Starosta niezwłocznie po uzyskaniu od marszałka województwa informacji o limicie środków KFS, organizuje nabór wniosków pracodawców o przyznanie środków z KFS na sfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego, przez ogłoszenie na tablicy informacyjnej w siedzibie powiatowego urzędu pracy oraz w postaci elektronicznej z wykorzystaniem stron internetowych urzędu, wskazując priorytety wydatkowania środków KFS na dany rok, termin rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków oraz elementy, na które zwraca się uwagę (priorytety). 

Priorytety wydatkowania Krajowego Funduszu Szkoleniowego w roku 2021 

Tytułem przykładu preferencyjne szkolenia z tzw. „puli Ministra” czyli kwota 205 444 tys. zł obejmuje: 

1. wsparcie kształcenia ustawicznego osób zatrudnionych w firmach, które na skutek obostrzeń zapobiegających rozprzestrzenianiu się choroby COVID-19, musiały ograniczyć swoją działalność;

2. wsparcie kształcenia ustawicznego pracowników służb medycznych, pracowników służb socjalnych, psychologów, terapeutów, pracowników domów pomocy społecznej, zakładów opiekuńczo-leczniczych, prywatnych domów opieki oraz innych placówek dla seniorów/osób chorych/niepełnosprawnych, które bezpośrednio pracują z osobami chorymi na COVID-19 lub osobami z grupy ryzyka ciężkiego przebiegu tej choroby;

3. wsparcie kształcenia ustawicznego w zidentyfikowanych w danym powiecie lub województwie zawodach deficytowych;

4. wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 45 roku życia;

5. wsparcie kształcenia ustawicznego osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem;

6. wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych technologii i narzędzi pracy, w tym także technologii i narzędzi cyfrowych;

7. wsparcie kształcenia ustawicznego osób, które nie posiadają świadectwa ukończenia szkoły lub świadectwa dojrzałości;

8. wsparcie realizacji szkoleń dla instruktorów praktycznej nauki zawodu bądź osób mających zamiar podjęcia się tego zajęcia, opiekunów praktyk zawodowych
   i opiekunów stażu uczniowskiego oraz szkoleń branżowych dla nauczycieli kształcenia zawodowego.

Z kolei jeśli chodzi o tzw. rezerwy KFS czyli kwota 51 361 tys. zł, to pierwszeństwo mają między innymi: 

1. wsparcie kształcenia ustawicznego skierowane do pracodawców zatrudniających cudzoziemców;

2. wsparcie kształcenia ustawicznego pracowników zatrudnionych w podmiotach posiadających status przedsiębiorstwa społecznego, wskazanych na liście przedsiębiorstw społecznych prowadzonej przez MRiPS, członków lub pracowników spółdzielni socjalnych lub pracowników Zakładów Aktywności Zawodowej;

3. wsparcie kształcenia ustawicznego osób, które mogą udokumentować wykonywanie przez co najmniej 15 lat prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a którym nie przysługuje prawo do emerytury pomostowej;

4. wsparcie kształcenia ustawicznego pracowników Centrów Integracji Społecznej, Klubów Integracji Społecznej, Warsztatów Terapii Zajęciowej;

5. wsparcie kształcenia ustawicznego osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności;

6. wsparcie kształcenia ustawicznego osób dorosłych w nabywaniu kompetencji cyfrowych.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz.U.2020.1409 t.j.

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

• Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, Dz.U.2018.117 t.j

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.