Część moich pracowników przeszła w tryb pracy zdalnej. Aby mogli wykonywać powierzone im obowiązki na wysokim poziomie, zakupiłam sprzęt – laptopy i profesjonalne krzesła biurowe, jak również służbowe telefony do kontaktu z klientami. Rozważam również wypłaty dodatkowych ekwiwalentów, które zrekompensują pracownikom koszty zużytej energii elektrycznej. Czy zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej dla pracownika mogę ująć w kosztach oraz czy otrzymanie sprzętu i dodatkowego ekwiwalentu powoduje po stronie moich pracowników powstanie przychodu?
Elżbieta, Głowno
Wielu przedsiębiorców zmuszonych jest w obecnych czasach do przeorganizowania sposobu prowadzonej dotychczas działalności gospodarczej. Chcąc ograniczyć wysokość kosztów stałych, decydują się na zmianę formy pracy wysyłając swoich pracowników na tzw. pracę zdalną. Bez względu na to, czy zakupiony sprzęt będzie wykorzystywany przez pracowników w domu, czy w biurze, aby mógł zostać ujęty jako koszt podatkowy, musi spełniać podstawowy warunek posiadania związku z prowadzoną działalnością.
Kiedy wydatek stanowi koszt podatkowy?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Co więcej, wydatek ten nie może być wymieniony w katalogu kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów podatkowych, który znajduje się w art. 23 ustawy. Ponadto koszt nie może mieć znamion wydatku o charakterze prywatnym dla przedsiębiorcy.
Ustawodawca nie uzależnił prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych od miejsca wykorzystywania sprzętu, którym jest siedziba firmy. Różnorodna specyfika branż wymaga w wielu przypadkach pracy poza jej siedzibą.
Zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej dla pracownika a przychód
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT źródłem przychodu jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy. Natomiast za przychody z tych źródeł uznaje się:
- wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne;
- wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty
– bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to:
- wynagrodzenia zasadnicze;
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
- różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Można zatem twierdzić, że zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej dla pracownika powoduje powstanie przychodu po jego stronie, zwłaszcza jeżeli pracodawca udostępnia pracownikowi narzędzia pracy nieodpłatnie.
Należy jednak mieć na uwadze, że przekazany pracownikowi sprzęt na czas pracy zdalnej nadal stanowi własność przedsiębiorcy i jest jedynie narzędziem do wykonywania pracy, które pracodawca ma obowiązek zapewnić. Co więcej, pracodawca może narzucić pracownikowi pracę zdalną, w związku z czym nie może pozostawić go bez potrzebnych narzędzi do jej wykonywania. Dlatego też zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej przekazany pracownikowi nie powoduje powstania po jego stronie przychodu.
„W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”.
Praca zdalna może zostać zlecona pracownikowi wyłącznie w sytuacji, gdy ma on odpowiednie umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do takiego rodzaju pracy. Potwierdzeniem powyższego stanowiska jest również interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 grudnia 2020 roku o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS, w której czytamy:
„W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy z 2 marca 2020 roku, w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej – po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika”.
Zwrot kosztów ponoszonych w związku z pracą zdalną a przychód pracownika
Zgodnie z art. 3 ust. 5 Ustawy z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych do wykonywania pracy zdalnej pracownik może wykorzystywać narzędzia lub materiały, które nie należą do przedsiębiorcy.
Aby było to możliwe, muszą zostać spełnione jednocześnie warunki poszanowania i ochrony:
- informacji poufnych;
- innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa;
- danych osobowych;
- informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Jeżeli pracodawca postanowi wypłacić pracownikom ekwiwalent w ramach rekompensaty za wykorzystywanie w ramach świadczonej pracy ich własnego sprzętu lub ekwiwalent na pokrycie kosztów energii elektrycznej, z tego tytułu nie powstanie po stronie pracownika przychód do opodatkowania. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 grudnia 2020 roku o sygn. 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS, w której czytamy, że:
„(...) narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.
Niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy. Analogicznie jak ekwiwalent wypłacany za zwiększone zużycie energii elektrycznej czy wody, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu”.
Podsumowując, zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej pracowników, jak również wypłacane ekwiwalenty z tytułu zwrotu kosztów, np. zużytej energii elektrycznej, mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, dlatego też można potraktować je jako koszty uzyskania przychodów. Co więcej, od wydatków na zakupiony sprzęt mamy prawo odliczyć podatek VAT, jeżeli posiada się fakturę za ich zakup oraz wykorzystywany jest on w ramach działalności opodatkowanej, ponieważ sprzęt ten traktowany jest jak wyposażenie stanowiska pracy pracownika.
