Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna dla klubu fitness - czy jest obowiązkowa?

Kasa fiskalna to urządzenie, za pomocą którego przedsiębiorcy ewidencjonują sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.

Obowiązki przedsiębiorcy ewidencjonującego sprzedaż na kasie fiskalnej

Posiadanie kasy fiskalnej wiąże się z szeregiem obowiązków. Każdorazowo bezpośrednio po zawarciu transakcji sprzedaży należy wydawać nabywcy towarów lub usług oryginał paragonu. Na zakończenie dnia, w którym dokonano przynajmniej jednej transakcji sprzedaży, przedsiębiorca powinien wydrukować raport dobowy. Trzeba go wykonać przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Po zakończeniu miesiąca natomiast konieczne jest wydrukowanie miesięcznego raportu fiskalnego podsumowującego sprzedaż na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych z całego okresu. Miesięczny raport fiskalny wykazywany jest w rejestrze sprzedaży VAT, pliku JPK_V7M (rozliczenie miesięczne) lub JPK_V7K (rozliczenie miesięczne), a także w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Miesięczny raport fiskalny w pliku JPK_V7 należy oznaczać symbolem „RO”. Faktury do paragonów wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami w pliku JPK_V7 oznaczane są symbolem „FP”.

Problematyczny dla przedsiębiorców posiadających kasę rejestrującą może okazać się przepis, zgodnie z którym sprzedawca nie ma prawa wystawić faktury do paragonu dla innej firmy, jeżeli na paragonie nie widnieje NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że przed zawarciem każdej transakcji sprzedaży konieczne jest posiadanie wiedzy, czy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, czy inny podmiot gospodarczy. Jeżeli nabywcą jest inna firma i kasa fiskalna jest przystosowana do umieszczenia NIP-u nabywcy na paragonie, można nabić transakcję na kasę fiskalną, a później wystawić do niej fakturę, w przeciwnym wypadku sprzedawca powinien od razu wystawić fakturę VAT dokumentującą daną sprzedaż.

Użytkowanie kasy fiskalnej oznacza także konieczność wykonywania regularnych przeglądów technicznych oraz przechowywanie dokumentacji takiej jak raporty okresowe i kopie paragonów przez odpowiedni czas.

Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej, należy zatem być systematycznym i dokładnym. Zakup kasy fiskalnej to dodatkowy wydatek w działalności, który po spełnieniu określonych w przepisach wymogów można częściowo ograniczyć, stosując ulgę na zakup kasy fiskalnej, jednak mimo to część przedsiębiorców z różnych powodów unika instalacji kasy w firmie.

Zwolnienie z kasy fiskalnej – czy przysługuje klubowi fitness?

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zawarto katalog działalności zwolnionych przedmiotowo, a także warunki podmiotowego zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej pomimo prowadzenia sprzedaży dla osób fizycznych lub rolników ryczałtowych. Zwolnienie przedmiotowe z kasy rejestrującej przysługuje tylko nielicznej grupie przedsiębiorców, a właściciele klubów fitness się do nich nie zaliczają. Przedsiębiorcy prowadzący kluby fitness mogą zatem przeanalizować możliwość skorzystania z innych typów zwolnień z kasy fiskalnej jak np. zwolnienie podmiotowe przysługujące ze względu na odpowiednio niski limit obrotów ze sprzedaży.

Zwolnienie z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej na podstawie osiąganych obrotów

Najpopularniejszym rodzajem zwolnienia z kasy fiskalnej, z którego korzystają przedsiębiorcy, jest limit obrotów w odniesieniu do transakcji zawartych z osobami fizycznymi lub rolnikami ryczałtowymi wynoszący 20 000 zł rocznie. W przypadku, gdy podatnik w danym roku rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej, limit obliczany jest proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w tym roku. Należy podkreślić, że wspomniany limit odnosi się wyłącznie do sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Jeżeli zatem przedsiębiorca zawiera transakcję z inną firmą, wartość tej sprzedaży nie jest wliczana do sumy obrotów pozwalających na skorzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Tego typu sprzedaż należy udokumentować na podstawie faktury.

Dodatkowo trzeba wziąć pod uwagę, że nie każdy przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia do limitu obrotów ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, ponieważ ustawodawca wskazał szereg typów działalności, które bezwzględnie muszą ewidencjonować taką sprzedaż na kasie fiskalnej, począwszy od pierwszej transakcji. Kluby fitness co prawda do nich nie należą (szczegółowy katalog towarów i usług wyłączonych ze zwolnienia z posiadania i używania kasy fiskalnej można znaleźć w art. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących), co oznacza, że przysługuje im możliwość zastosowania zwolnienia z kasy rejestrującej na podstawie limitu obrotów rocznych ze sprzedaży dla osób fizycznych czy rolników ryczałtowych, jednak ze względu na bardzo niski limit w praktyce większość klubów fitness ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej. Wynika to z tego, że usługobiorcami klubów fitness w znacznym stopniu są osoby fizyczne, przez co roczny limit obrotów 20 000 zł jest osiągany stosunkowo szybko.

Płatności za pośrednictwem rachunku bankowego a zwolnienie z kasy fiskalnej w klubach fitness

Polscy ustawodawcy przewidzieli jeszcze jeden typ zwolnienia z kas fiskalnych dla przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, którego zastosowanie nie wymaga spełnienia restrykcyjnego limitu obrotów w danym roku. Takie zwolnienie przysługuje wówczas, gdy świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem) oraz z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności ta zapłata dotyczyła. Jeżeli zatem w klubie fitness płatności byłyby realizowane wyłącznie w sposób opisany powyżej, nie wystąpiłaby konieczność instalacji kasy fiskalnej. Trzeba jednak mieć na uwadze, że korzystając z tego zwolnienia, należy całkowicie wykluczyć płatności gotówkowe oraz przez terminal płatniczy, a także dopilnować kwestii odpowiedniego opisywania przelewów przez klientów, co może być trudne do wykonania w praktyce. 

Kasy fiskalne on-line zastąpią tradycyjne kasy fiskalne w klubach fitness – nowe obowiązki i wydatki dla właścicieli klubów fitness!

W przypadku świadczenia usług związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej w zakresie wstępu już niedługo, bo od 1 lipca 2021 roku, trzeba liczyć się z koniecznością wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na kasy fiskalne on-line. Kluby fitness – ciężko doświadczone przez pandemię, zobligowane do długotrwałego zawieszenia swojej działalności – za kilka miesięcy będą musiały ponieść dodatkowy koszt wymiany kas fiskalnych. Termin wprowadzenia obowiązku posiadania kas podłączonych do internetu został co prawda przesunięty ze względu na pandemię koronawirusa, jednak biorąc pod uwagę dalej obowiązujące obostrzenia i brak jakichkolwiek informacji o ich zniesieniu, termin 1 lipca 2021 roku wymiany kas fiskalnych na urządzenia nowego typu będzie kolejnym obciążeniem dla właścicieli klubów fitness.

Kasy fiskalne on-line przesyłają dane o wszystkich zawartych transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas. Dzięki temu urzędy skarbowe czy urzędy celno-skarbowe zyskują nowe narzędzie do kontrolowania przedsiębiorców w czasie rzeczywistym. Dla osób prowadzących działalności gospodarcze konieczność wymiany tradycyjnych urządzeń na kasy fiskalne on-line wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami, natomiast organom podatkowym łatwiej będzie sprawować kontrolę nad przedsiębiorcami.