Poradnik Przedsiębiorcy

Kto powinien wystawiać faktury w formie elektronicznej?

Nieodłącznym elementem prowadzenia firmy jest wystawianie faktur dokumentujących przeprowadzone transakcje. Zdarza się również, że do ich wystawiania zobligowani są przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży wyłącznie na rzecz osób fizycznych (zazwyczaj ewidencjonujący obroty na kasie fiskalnej). Dzieje się tak w sytuacji, gdy konsument poprosi o fakturę do 3 miesięcy od momentu dokonania transakcji.
Jeszcze kilka lat temu organy podatkowe preferowały wystawianie faktur tradycyjnych, czyli w formie papierowej. Wraz z rozwojem technologii nastąpiła zmiana stanowiska w tej kwestii, obecnie większość przedsiębiorców korzysta z różnego rodzaju programów do ich wystawiania, dzięki którym nie tylko oszczędzają czas, lecz także mają pewność, że sporządzane w nich dokumenty dostosowane są do aktualnych przepisów. Dodatkowo faktury w formie elektronicznej można w łatwy sposób przesłać do kontrahentów kanałami komunikacji elektronicznej, a programy do fakturowania zazwyczaj pozwalają to zrobić bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Nowe regulacje prawne w odniesieniu do struktur JPK budzą wątpliwości przedsiębiorców, czy w dalszym ciągu przysługuje im dowolność formy wystawiania faktur. Wyjaśniamy skąd biorą się pytania i w jaki sposób powinniśmy dokumentować sprzedaż.

Nowe zasady dotyczące elektronicznego dostarczania danych do organów podatkowych

Zmieniające się przepisy nakładają na przedsiębiorców coraz więcej obowiązków związanych z elektroniczną wysyłką danych. Taka forma przekazywania dokumentów ma zapewnić większą kontrolę nad prawidłowością rozliczeń oraz wyeliminować nadużycia podatkowe. Przykładowo w 2017 roku do przesyłania deklaracji VAT w formie elektronicznej zobligowana została część przedsiębiorców m.in. składających informacje podsumowujące VAT-UE, również od 2017 roku możliwe do wysyłki wyłącznie elektronicznie. Od 2018 roku wszyscy czynni podatnicy VAT zobligowani są co miesiąc składać do urzędu skarbowego plik JPK_VAT zawierający szczegółowe informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, sporządzony w schemacie XML. Wysyłka struktury JPK_VAT możliwa jest wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Od 1 lipca 2018 roku wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od osiąganych przychodów oraz liczby zatrudnianych pracowników, zobowiązani są również dostarczać na wezwanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej pozostałe struktury JPK, takie jak: 

  • JPK_WB – wyciąg bankowy,

  • JPK_MAG – magazyn,

  • JPK_FA – faktury VAT,

  • JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów,

  • EWP – ewidencja przychodów.

Obowiązek przekazania powyższych struktur JPK dotyczy tylko tych przypadków, gdy księgi podatkowe prowadzone są w formie elektronicznej, co wynika z art. 193a ust. 1 Ordynacji podatkowej:
W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Niestety, przepis jest nieprecyzyjny i budzi wątpliwości interpretacyjne wśród przedsiębiorców. Z jednej strony można bowiem uznać, że przedsiębiorca wystawiający faktury w formie papierowej nie prowadzi elektronicznej wersji ewidencji faktur, co oznacza że obowiązek sporządzania i dostarczenia na żądanie JPK_FA go nie dotyczy. Z drugiej strony w związku z obowiązkiem prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej wysoce prawdopodobne jest, że do sporządzania i dostarczania w razie wezwania JPK_FA zobligowani zostaną wszyscy czynni podatnicy VAT.Art. 109 ust. 3 ustawy o VAT
Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Art. 109 ust. 8a ustawy o VAT
Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Każdy czynny podatnik VAT musi zatem prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów VAT w formie elektronicznej, będącą księgą podatkową, a to oznacza, że na podstawie Ordynacji podatkowej powinien mieć również możliwość wygenerowania pliku JPK_FA. Taki plik z uwagi na ściśle określoną strukturę trudno byłoby sporządzić bez specjalnego programu do fakturowania, w którym na podstawie wystawionych dokumentów można z łatwością wygenerować strukturę JPK_FA i przekazać ją organowi podatkowemu w razie wezwania.

Jak wygenerować JPK FA w systemie wFirma.pl?

Jak będzie w rzeczywistości i którą interpretację przepisów stosować będą organy podatkowe? Przekonamy się już wkrótce. Na ten moment przepisy nie definiują wprost obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej przez czynnych podatników VAT, jednak z uwagi na wątpliwości interpretacyjne warto już teraz zmienić sposób ich wystawiania. W przeciwnym razie, w przypadku otrzymania wezwania do złożenia JPK_FA konieczne będzie ponowne ich sporządzanie w wersji elektronicznej.

Przetestuj naszą aplikację i sprawdź, jak szybkie i proste może być wystawienie elektronicznych faktur

W jaki sposób dostarczać JPK_FA?

W razie otrzymania wezwania do dostarczenia struktur JPK warto mieć na uwadze, że można je przekazać również na informatycznym nośniku danych, na ten moment przepisy nie przewidują konieczności ich elektronicznej wysyłki.

Jak wystawić fakturę elektroniczną, czyli wszystko o e-fakturach

Faktury w formie elektronicznej a przedsiębiorcy zwolnieni z VAT

Zgodnie z aktualnymi przepisami osoby zwolnione z VAT nie mają obowiązku prowadzenia żadnej ewidencji w formie elektronicznej. Oczywiście biorąc pod uwagę wysoce rozwiniętą technologię, często korzystają z tej formy rozliczeń, w takim przypadku w razie wezwania będą mieli obowiązek sporządzenia i przekazania JPK_FA. Osoby zwolnione z VAT, które prowadzą księgi rachunkowe w sposób tradycyjny oraz wystawiają faktury VAT w wersji papierowej, nie będą zobligowane do tworzenia struktury JPK_FA.