Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna w automatach vendingowych - czy jest konieczna?

Automaty vendingowe stają się coraz popularniejszą formą sprzedaży. Ograniczenie handlu w niedzielę oraz pandemia COVID-19 sprzyja przedsiębiorcom prowadzącym sprzedaż za ich pośrednictwem. Kupując w automacie, nie mamy kontaktu z drugim człowiekiem, przez co ograniczamy ryzyko zarażenia koronawirusem. Przedsiębiorcy udostępniający automaty do sprzedaży towarów przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powinni szczegółowo przeanalizować uregulowania prawne odnoszące się do ich biznesu. Wątpliwości mogą pojawić się w związku z ewentualną instalacją kasy fiskalnej. Ministerstwo Finansów przewidziało specjalne rozwiązania dla sprzedaży towarów lub usług przy zastosowaniu automatów. W niniejszym artykule wyjaśnimy, czy kasa fiskalna w automatach vendingowych jest obowiązkowa oraz w jaki sposób ewidencjonować sprzedaż.

Na czym polega prowadzenie firmy vendingowej?

Prowadzenie firmy vendingowej polega na udostępnianiu potencjalnym klientom automatów do sprzedaży różnego rodzaju towarów, np. gorących i zimnych napojów, słodyczy, przekąsek, produktów żywnościowych czy artykułów gospodarczych. Automaty zazwyczaj ulokowane są w instytucjach publicznych, takich jak szkoły, szpitale, biurowce, urzędy czy dworce, a więc w miejscach, gdzie przebywa dużo ludzi, a dostęp do tradycyjnych sklepów, kawiarni i kiosków bywa ograniczony, szczególnie w godzinach wieczornych bądź nocnych. W ostatnich latach z uwagi na ograniczenie handlu w niedzielę oraz pandemię COVID-19 coraz częściej możemy spotkać automaty także obok sklepów, dzięki czemu mamy możliwość zrobienia zakupów, gdy są zamknięte. Niektórzy klienci korzystają z automatów ustawionych obok sklepów także wtedy, gdy sklep jest otwarty, można w ten sposób uniknąć kolejek i ograniczyć ryzyko zarażenia COVID-19. 

Kluczem do sukcesu w działalności vendingowej jest zapewnienie dobrej lokalizacji oraz wyposażenie automatu w produkty pożądane przez potencjalnych klientów tam przebywających. Co więcej, aby rozpocząć prowadzenie firmy vendingowej, nie trzeba inwestować dużo pieniędzy, automaty stanowiące istotę tego biznesu można wydzierżawić. Niewielka ich liczba nie wymaga także zatrudniania pracowników, uzupełnieniem towarów i pobraniem zarobionych pieniędzy można na początek zająć się samodzielnie. Wraz z rozwojem firmy może okazać się, że bardziej opłacalny i praktyczniejszy stanie się zakup własnych automatów i zatrudnienie pracowników, dlatego warto na bieżąco analizować obecną sytuację na rynku i aktualny stan finansów pod kątem inwestycji i rozwoju firmy.

Kasa fiskalna

Kasa fiskalna to urządzenie służące do ewidencji transakcji sprzedaży dokonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.

Aktualnie w Polsce przedsiębiorcy mają możliwość użytkowania czterech rodzajów kas rejestrujących:

  • kasy on-line

  • kasy z elektronicznym zapisem kopii,

  • kasy z papierowym zapisem kopii,

  • kasy w formie oprogramowania.

Kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii to urządzenia starego typu, stopniowo wycofywane z rynku. Większość przedsiębiorców w dalszym ciągu może ich używać, jednak już teraz niektóre rodzaje działalności gospodarczych obowiązkowo używają kas fiskalnych on-line. Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym kopii można nabyć do 31 grudnia 2022 roku, natomiast kasy z zapisem papierowym kopii zostały już wycofane z rynku, ich zakup był możliwy do 31 sierpnia 2019 roku.

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?

Co do zasady obowiązek rejestracji kasy fiskalnej i ewidencjonowania na niej transakcji sprzedaży dotyczy przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym. Najpopularniejszy typ zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej przysługuje podatnikom, których obrót ze sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł netto.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z limitu zwolnienia z kasy fiskalnej. Ustawodawcy wyodrębnili szereg czynności, których sprzedaż na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych implikuje konieczność instalacji kasy rejestrującej przed dokonaniem pierwszej transakcji sprzedaży. Ze zwolnienia nie mogą skorzystać przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów bądź usług wyszczególnionych w art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kasa fiskalna w automatach vendingowych a zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży 

Wybrane kategorie towarów lub usług są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania ich na kasie fiskalnej. Spis czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej możemy znaleźć w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 roku

Ustawodawcy objęli zwolnieniem sprzedaż dotyczącą szczególnych czynności, m.in. z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zwolniona jest dostawa produktów (rzeczy) dokonywana przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar (poz. 39 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących). Oznacza to, że przedsiębiorcy udostępniający automaty do sprzedaży towarów mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Operatorzy vendingowi, dla których zgodnie z aktualnie obowiązującym stanem prawnym dostępne jest zwolnienie z obowiązku stosowania kasy fiskalnej w automatach, mogą spodziewać się zmian w tym zakresie. Ustawodawcy planują, że w przyszłości przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów za pośrednictwem automatów będą zobowiązani do instalacji kas fiskalnych i ewidencjonowania na nich zawartych transakcji sprzedaży. Zgodnie z zapowiedziami klienci w dalszym ciągu nie będą otrzymywać wydruków paragonów. Na ten moment nie wiadomo, jak dokładnie będą brzmieć nowe uregulowania prawne, może okazać się że nie wszystkie aktualnie funkcjonujące automaty uda się dostosować do zmian, szczególnie zagrożone są maszyny starego typu. W takim wypadku ewentualne modyfikacje przepisów mogą dużo kosztować przedsiębiorców.

Kasa fiskalna w automatach vendingowych w praktyce

Przepisy odnoszące się do kas rejestrujących przewidują specjalne rozwiązania dla sprzedaży towarów lub usług przy zastosowaniu automatów. 12 kwietnia 2021 roku Ministerstwo Finansów zamieściło wyjaśnienia odnoszące się do kas fiskalnych stosowanych w automatach.

Operatorzy vendingowi ewidencjonujący sprzedaż przy użyciu kas fiskalnych instalowanych w automatach nie mają obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, ale tylko wtedy gdy zapewnią nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu przeznaczonym do bezobsługowej sprzedaży. Sposób prezentacji klientowi danych zawartej transakcji został określony w Rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2019 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

Art. 12 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących

W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób określony w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Kasa fiskalna w automatach vendingowych może nie emitować paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej pod warunkiem wyświetlania na wyświetlaczu dla nabywcy pozycji paragonu dotyczących transakcji sprzedaży danych w następującej kolejności:

  • numer unikatowy kasy, 

  • NIP podatnika,

  • data sprzedaży,

  • numer kolejny paragonu,

  • wartość sprzedaży brutto,

  • kwota podatku,

  • typ formy płatności,

  • inne formy płatności,

– przez czas nie krótszy niż 30 sekund lub do momentu rozpoczęcia kolejnej transakcji sprzedaży.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług przedsiębiorcy mają możliwość wydania nabywcy paragonu w postaci elektronicznej, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony. W przypadku, gdy rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej.