Zakup wideorejestratora do firmowego samochodu należy rozpatrywać pod kątem podatku VAT oraz podatku PIT. Zastanowimy się, czy możliwe jest pełne odliczenie VAT od wideorejestratora samochodowego oraz zaliczenia w pełnej wysokości w koszty podatkowe, czy jednak zastosowanie znajdą ustawowe limity.
Odliczenie VAT od wideorejestratora samochodowego
W kontekście podatku VAT należy przede wszystkim mieć na uwadze treść art. 86a ust. 1 ustawy VAT, który podaje, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi podatnik ma prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego.
Stosownie do art. 86a ust. 2 ustawy do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:
- nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych,
- używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3,
- nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Uwagę zwraca fragment wskazujący, że do wydatków limitowanych ustawodawca zalicza również nabycie towarów związanych z eksploatacją lub używaniem pojazdów. W rezultacie nie muszą to być towary stanowiące części składowe samochodów w sposób trwale z nimi związane.
Zgodnie z ww. regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”. Dla celów stosowania tego ograniczenia przez wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”. Przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości jego prywatnego użytku. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. Jeżeli natomiast w stosunku do danego towaru można wskazać, że obiektywnie jest on w pełni wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, to podatnik ma prawo do pełnego odliczenia.
Powyższa reguła wynika wprost z treści art. 86a ust. 3 pkt 2 ustawy VAT, gdzie podano, że limitowanie kwoty odliczenia nie ma zastosowania do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. W przypadku jednak wideorejestratora montowanego w samochodzie osobnym trudno obronić tezę, że takie urządzenie będzie przeznaczone wyłącznie na użytek firmowy. Istnieje bowiem możliwość – co potwierdza praktyka – używania wideorejestratora również na cele prywatne.
Dla celów pełnego odliczania VAT fakt wykorzystywania pojazdów wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.
Zakup wideorejestratora na gruncie podatku PIT
Także przepisy ustawy PIT zawierają regulacje stanowiące o pewnych ograniczeniach w możliwości zaliczenia wydatków na pojazdy samochodowe do kosztów podatkowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT nie stanowi kosztu uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego będącego środkiem trwałym, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Zasadniczo zatem przedsiębiorca może ująć w kosztach 75% ceny netto produktu lub usługi związanej z używaniem samochodu osobowego.
W tym miejscu trzeba jednak podkreślić, że zakup wideorejestratora nie jest kosztem używania samochodu. Pojazd może być bowiem używany również bez takiego urządzenia. Wideorejestrator jest związany z korzystaniem z samochodu, jednak stanowi osobny składnik majątkowy jako wyposażenie. Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy PIT podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. W takiej sytuacji limit 75% kosztów podatkowych nie znajduje zastosowania.
Rozliczenie zakupu wideorejestratora na przykładach
Na sposób rozliczenia zakupu wideorejestratora będzie wpływał fakt, czy jest on na stałe zamontowany w samochodzie.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zakupił kamerę o wartości 2 000 zł netto do samochodu osobowego wykorzystywanego do celów mieszanych. Jak prawidłowo rozliczyć taki zakup?
Przedsiębiorca zgodnie z art. 22d ustawy PIT może całą wartość netto uznać za koszt uzyskania przychodów. Dodatkowo 50% kwoty podatku naliczonego VAT podlega odliczeniu. Drugie 50% kwoty podatku naliczonego stanowi koszt podatkowy na mocy art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy PIT.
Możemy również mieć do czynienia z sytuacją, gdy wideorejestrator jest montowany na stałe w samochodzie. W takim przypadku nie będzie on stanowił osobnego składnika wyposażenia, lecz dojdzie do ulepszenia samochodu. Jak bowiem wynika z treści art. 22g ut. 17 ustawy PIT wydatki na modernizację środka trwałego zwiększają wartość początkową, ale tylko jeżeli wartość ulepszenia przekracza 10 000 zł. W takim wypadku ulepszenie jest rozliczane poprzez odpisy amortyzacyjne. Jeżeli natomiast ulepszenie jest niższej wartości, to wydatek może być jednorazowo rozliczony w kosztach.
Przykład 2.
Przedsiębiorca zakupił kamerę o wartości 2 000 zł netto do samochodu osobowego wykorzystywanego do celów mieszanych. Jest ona montowana na stałe w pojeździe, dlatego też należy przyjąć, że doszło do modernizacji środka trwałego.
Z uwagi jednak na fakt, iż ulepszenie nie przekroczyło kwoty 10 000 zł, wydatek może być jednorazowo zaliczony do kosztów podatkowych. Dodatkowo 50% kwoty podatku naliczonego VAT podlega odliczeniu. Drugie 50% kwoty podatku naliczonego stanowi koszt podatkowy na mocy art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy PIT.
Podsumowując, należy zauważyć, że skutki zakupu wideorejestratora samochodowego będą inne w przypadku podatku VAT, a inne w zakresie podatku PIT. W tym pierwszym będziemy bowiem mieli do czynienia z limitem odliczenia wynikającym z art. 86a ustawy VAT. Natomiast w ramach podatku dochodowym ograniczenie związane z kosztem używania samochodu osobowego nie znajdzie zastosowania.
Księgowanie wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl w prosty sposób zaksięgujesz wydatki związane z pojazdami zgodnie z przysługującymi limitami. Tylko raz definiujesz parametry danego auta, a system automatycznie podczas księgowania wydatków związanych z tym pojazdem będzie stosować odpowiednie limity w ewidencjach.
W celu zaksięgowania faktury za zakup związany z pojazdem należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wskazać dane z faktury oraz wybrać właściwy rodzaj wydatku:
- ZAKUP PALIWA DO POJAZDU lub
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU
a następnie wskazać pojazd, którego wydatek dotyczy.
Tak zaksięgowany wydatek zostanie zostanie ujęty w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki zgodnie z możliwym limitem odliczenia kosztu podatkowego oraz w rejestrze VAT zakupów (w przypadku czynnych podatników VAT) w kwocie 50% lub 100% VAT (w zależności od sposoby użytkowania pojazdu).
