Poradnik Przedsiębiorcy

Odliczenie VAT ze skanu faktury - czy jest to możliwe?

W dobie pandemii kontakty między przedsiębiorcami zostały mocno ograniczone i obecnie coraz częściej wymiana dokumentów odbywa się w formie zdalnej. Warto zatem zastanowić się nad przypadkiem, gdy nabywca towaru bądź usługi otrzymuje w drodze mailowej skan faktury zakupowej. Czy tego rodzaju plik umożliwia odliczenie VAT ze skanu faktury?

Odliczenie VAT ze skanu faktury - badanie autentyczności dokumentu

Faktura jest dokumentem z jednej strony potwierdzającym dokonanie transakcji, a z drugiej uprawniającym nabywcę do odliczenia podatku naliczonego.

Pomimo powszechnej wiedzy co do tego, czym jest faktura, w przepisach ustawy VAT możemy odnaleźć jej definicję legalną.

Jak podaje art. 2 pkt 31 ustawy VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy).

Warto również zwrócić uwagę, że na podatniku spoczywa obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ustawy VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Co jednak ważne, przesyłanie faktur może być dokonane w dowolnej formie, o ile przyjęte przez podatnika rozwiązania gwarantują autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Podkreśla się bowiem, że choć ustawa precyzuje, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. 

Wskazane cechy nie będą spełnione w sytuacji, gdy podatnik przesyła nieczytelny skan czy też skan części faktury.

Ważna jest także kwestia braku możliwości ingerencji w treść faktury. W konsekwencji istotny jest także format, w jakim przesyłany jest dokument. Chodzi przede wszystkim o brak możliwości edycji pliku, zatem zalecane jest, aby skan przesyłany był w formacie PDF lub JPG.

Procedura polegająca na wydrukowaniu faktury, a następnie przesłaniu skanu drogą mailową do kontrahenta jest działaniem dopuszczalnym, pod warunkiem że w żaden sposób nie podważa to autentyczności, czytelności i integralności faktury.

Odliczenie VAT ze skanu faktury - warunki jakie należy spełnić

Prawo do odliczenia podatku VAT wynika z normy zawartej w art. 86 ust. 1 ustawy VAT. Przepis ten wskazuje, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego.

Dodatkowo art. 86 ust. 10b ustawy VAT podaje, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak zatem widać, jednym z warunków jest otrzymanie faktury. Przy czym, przyjmując założenie, że skan zapewnia autentyczność, czytelność i integralność faktury, to dokument otrzymany w ten sposób można uznać za otrzymaną fakturę.

Na okoliczność tę wskazał również Dyrektor KIS w interpretacji z 28 lipca 2020 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS. Organ zwrócił bowiem uwagę, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają natomiast jego prawa do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W konsekwencji skoro faktura otrzymana w zwykłej formie papierowej uprawnia podatnika do odliczenia podatku naliczonego, to również skan faktury otrzymany drogą elektroniczną w formie zdematerializowanej wywołuje analogiczne skutki na gruncie podatku VAT.

Otrzymany skan faktury, który zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność, uprawnia nabywcę do odliczenia podatku VAT.

Odliczenie VAT ze skanu faktury - obowiązek przechowywania dokumentu

Podatnik, który skorzystał z prawa do odliczenia, ma również obowiązek przechowywania faktur zakupowych. 

W świetle art. 112a ustawy VAT podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy w tym miejscu podkreślić, że wskazany powyżej obowiązek przechowywania nie nakłada na podatnika konieczności posiadania wyłącznie faktur papierowych. Dopuszczalne jest również przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pod warunkiem umożliwienia bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu.

W rezultacie metoda przechowywania faktur w postaci gromadzenia ich skanów w pamięci komputerowej jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. 

Warto w tym zakresie przywołać uzasadnienie wyroku NSA z 3 listopada 2009 r., I FSK 1169/08, gdzie wskazano, że nie ma bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Zatem nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia systemu wysyłania i przechowywania faktur polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Reguły dotyczące przechowywania faktur odnoszą się także do otrzymanych skanów. Powoduje to, że nie ma potrzeby aby nabywca każdorazowo drukował otrzymany skan faktury celem gromadzenia faktur zgodnie z przepisami ustawy VAT.

Odpowiadając zatem na pytanie postawione w tytule naszego artykułu, należy wskazać, że skan faktury umożliwia nabywcy odliczenie VAT ze skanu faktury, jeżeli podjęto wszelkie możliwe działania prowadzące do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności zeskanowanej faktury.