Może się zdarzyć, że firma otrzyma wezwanie do zapłaty mandatu z tytułu wykroczenia popełnionego samochodem firmowym, a sprawcą okazuje się były pracownik. Co zrobić w tej sytuacji? Jakie konsekwencje niesie za sobą opłacenie mandatu za byłego pracownika? Czy wydatek podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych? Czy po stronie byłego pracownika powstaje przychód? Wyjaśniamy w artykule.
Opłacenie mandatu za byłego pracownika - kto odpowiada za naruszenie przepisów ruchu drogowego, pracodawca czy pracownik?
Należy podkreślić, że za złamanie przepisów ruchu drogowego, takich jak np. przekroczenie dozwolonej prędkości, nieustąpienie pierwszeństwa, przejazd na czerwonym świetle czy parkowanie w miejscu niedozwolonym, odpowiedzialność ponosi osoba kierująca pojazdem w momencie popełnienia wykroczenia. Bez znaczenia pozostaje, kto jest właścicielem samochodu, którym kierowała osoba nie przestrzegająca przepisów drogowych. Oznacza to, że obowiązek opłacenia mandatu drogowego spoczywa na kierowcy pojazdu.
W sytuacji, gdy sprawcą jest pracownik, na pracodawcy spoczywa natomiast obowiązek wskazania osoby, która kierowała samochodem w momencie dokonania wykroczenia. W razie braku współpracy z policją (lub innymi uprawnionymi organami) przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników i udostępniającego im do wykonywania obowiązków służbowych samochody wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej i nieprzekazania danych pracownika, który w momencie złamania przepisów ruchu drogowego kierował danym pojazdem, za niewskazanie sprawcy mandat karny grozi wówczas samemu przedsiębiorcy. Jeżeli natomiast policja otrzyma dane pracownika, który naruszył przepisy ruchu drogowego, prowadząc pojazd służbowy, mandat zostanie wystawiony na te dane i to pracownik będzie zobligowany do jego zapłaty.
Opłacenie mandatu za byłego pracownika a przekazanie danych
Z art. 78 ust. 4 ustawy – Prawo o ruchu drogowym wynika, że właściciel lub posiadacz pojazdu jest obowiązany wskazać na żądanie uprawnionego organu, komu powierzył pojazd do kierowania lub używania w oznaczonym czasie, chyba że pojazd został użyty wbrew jego woli i wiedzy przez nieznaną osobę, czemu nie mógł zapobiec.
W przypadku, gdy właścicielem lub posiadaczem pojazdu jest:
- osoba prawna;
- jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną;
- jednostka samorządu terytorialnego;
- spółka kapitałowa w organizacji;
- podmiot w stanie likwidacji;
- przedsiębiorca niebędący osobą fizyczną;
- zagraniczna jednostka organizacyjna
– do udzielenia informacji, o której mowa w ust. 4, obowiązana jest osoba wyznaczona przez organ uprawniony do reprezentowania tego podmiotu na zewnątrz, a w przypadku niewyznaczenia takiej osoby – osoby wchodzące w skład tego organu zgodnie z żądaniem organu, o którym mowa w ust. 4, oraz sposobem reprezentacji podmiotu.
W przypadku zatem, gdy firma otrzyma wezwanie do zapłaty mandatu z tytułu złamania przepisów ruchu drogowego w trakcie użytkowania samochodu firmowego, a sprawcą wykroczenia jest były pracownik, pracodawca ma obowiązek przekazać policji lub innym uprawnionym organom dane identyfikacyjne osoby, która prowadziła pojazd w trakcie dokonania wykroczenia. Fakt, że kierowca, który dopuścił się wykroczenia, nie jest już zatrudniony w firmie, nie stanowi przeszkody do przekazania jego danych policji lub innym uprawnionym organom w związku ze złamaniem przepisów ruchu drogowego.
Opłacenie mandatu za byłego pracownika nie stanowi kosztu uzyskania przychodów w działalności
Jeżeli pracownik podczas pełnienia obowiązków służbowych, prowadząc firmowy samochód, dopuścił się wykroczenia drogowego, zostanie na niego nałożony mandat, który ma obowiązek zapłacić jako sprawca. Może jednak mieć miejsce sytuacja, że kierowca nie zapłaci mandatu, a po pewnym czasie firma otrzyma wezwanie do zapłaty mandatu wystawionego na dane pracownika. Wyegzekwowanie płatności za mandat od byłego pracownika może okazać się niemożliwe, dlatego wiele przedsiębiorców w tej sytuacji decyduje się na opłacenie mandatu za byłego pracownika. Finansując mandat byłego pracownika, należy mieć na uwadze konsekwencje podatkowe, jakie się z tym wiążą.
Przede wszystkim opłacenie przez pracodawcę mandatu za byłego pracownika, który dopuścił się wykroczenia drogowego, nie może zostać ujęte jako koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Kosztami uzyskania przychodów w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 ust. 1 / art. 16 ust. 1 tych ustaw. Sfinansowanie przez pracodawcę mandatu za byłego pracownika za dopuszczenie się przez niego wykroczenia drogowego nie spełnia definicji kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie ma związku z osiąganymi przez pracodawcę przychodami lub z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Co więcej, w art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT / art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT wskazano, że kosztów uzyskania przychodów nie stanowią grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar.
Pracodawca może podjąć decyzję o opłaceniu mandatu za byłego pracownika, decyzja kierownika jednostki w tym zakresie powinna zostać sporządzona na piśmie i na jej podstawie dokonuje się ewidencji w księgach rachunkowych w następujący sposób:
- Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Zapłata mandatu z rachunku bankowego lub kasy w księgach rachunkowych jest ewidencjonowana następująco:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- Ma konto 1300 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa”
Opłacenie mandatu za byłego pracownika to przychód pracownika
Finansując mandat za byłego pracownika, pracodawca musi mieć na uwadze, że po stronie byłego pracownika powstaje wówczas przychód z nieodpłatnych świadczeń podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, zaliczany do przychodów z innych źródeł w rozumieniu art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W przypadku opłacenia mandatu za byłego pracownika przedsiębiorca nie jest wówczas płatnikiem tego podatku. Oznacza to, że w przypadku sfinansowania mandatu za byłego pracownika przedsiębiorca nie ma obowiązku obliczenia, pobrania i opłacenia podatku dochodowego do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca opłacający mandat za byłego pracownika ma jedynie obowiązek w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, w którym mandat został zapłacony, sporządzić i przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika informację na druku PIT-8C. Do sporządzenia i przekazania informacji PIT-8C obliguje przedsiębiorcę art. 42a ustawy o PIT. Były pracownik po otrzymaniu deklaracji PIT-8C od byłego pracodawcy, ma obowiązek wykazania przychodu z nieodpłatnych świadczeń w rocznym zeznaniu podatkowym wraz z innymi przychodami uzyskanymi w danym roku podatkowym podlegającymi opodatkowaniu według skali podatkowej.
