Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązek podatkowy w biurze rachunkowym

Osoby, które decydują się na założenie działalności gospodarczej z zakresu świadczenia usług księgowych, powinny mieć świadomość, kiedy w ich przypadku należy wykazać podatek VAT. Kwestia ta, jak się okazuje, nie jest jednoznaczna i była przedmiotem interpretacji wielu organów skarbowych. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, kiedy powstaje obowiązek podatkowy w biurze rachunkowym.

Ustawa o VAT - zasady ogólne powstawania obowiązku podatkowego

Zapisy ustawy o VAT wskazują ogólne zasady, kiedy powstaje konieczność rozliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 19a ust. 1 obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W ust. 8 znajduje się dodatkowo zapis, że jeżeli wcześniej otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę czy zaliczkę, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.

Obowiązek podatkowy - wyjątki wg ustawy o VAT

W ustawie wymienione są również wyjątki, w przypadku których obowiązek podatkowy powstaje w innym momencie i jeden z nich dotyczy stałej obsługi prawnej i biurowej. W art. 19a ust. 5 pkt 4 lit b zawarto bowiem zapis, że w  powyższym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Fakturę natomiast wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności.

Główna wątpliwość dotyczyła kwestii, czy usługi księgowe zaliczają się do kategorii obsługi prawnej i biurowej czy też nie.

Usługi księgowe przedmiotem interpretacji

Za sprawą podatniczki świadczącej usługi rachunkowo- księgowe temat ten trafił do oceny Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, który w interpretacji indywidualnej (nr sygn. ITPP1/443-1361/14/MN) wydanej w dniu 26.01.2015 r. uznał, że:

(...) z uwagi na to, iż zarówno ustawa o VAT, jak i inne przepisy podatkowe, nie definiują pojęcia usług stałej obsługi prawnej i biurowej, a ustawodawca nie odwołał się w wyżej powołanym przepisie do symboli klasyfikacyjnych dla wymienionych w nim usług, w zrozumieniu tegoż pojęcia należy odnieść się do jego znaczenia potocznego.

Zatem stała obsługa biurowa rozumiana jest jako wyręczanie kogoś w spełnianiu czynności koniecznych dla właściwego funkcjonowania czegoś poprzez wykonywanie prac administracyjno-kancelaryjnych (biuro – wg Słownika języka polskiego – to instytucja, do której zadań należą prace administracyjno-kancelaryjne, a biurowość – czynności związane z tą pracą). Natomiast stała obsługa prawna polega na udzielaniu porad prawnych, wyjaśnień interpretacyjnych, wydawaniu opinii prawnych, konsultacjach. Pomoc prawna ma na celu ochronę prawną interesów podmiotów, na których rzecz jest wykonywana.

Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowo-księgowych są usługami specjalistycznymi (wymagającymi odpowiednich uprawnień i kwalifikacji), których wykonywanie zostało uregulowane odrębnymi przepisami i nie można ich utożsamiać z prostymi czynnościami administracyjno-kancelaryjnymi, wykonywanymi w ramach administracyjnej obsługi biura. Ponadto (...) usługi księgowo-rachunkowe, klasyfikowane są pod odrębnym symbolem statystycznym (PKWiU 69.20.2), inaczej niż usługi związane z administracyjną obsługą biura (PKWiU 82). Stąd należy wysnuć wniosek, że ustawodawca dla usług rachunkowo-księgowych nie przewidział szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego, który powstaje na zasadach ogólnych. (...)”

Obowiązek podatkowy w biurze rachunkowym powstaje zatem zgodnie z zasadą ogólną, tzn. w momencie wykonania usługi. Jednakże czasem trudno określić, kiedy ma miejsce faktyczne zakończenie wykonania usługi. W przypadku usług księgowania dokumentów i przygotowania wyliczeń podatków i deklaracji zwykle terminem granicznym jest 25-ty dzień miesiąca, w którym konieczne jest wysłanie deklaracji VAT. Jeżeli jednak biuro posiada wielu klientów, dla których usługa wykonana jest w różnych terminach (np. w zależności od rozliczeń miesięcznych/ kwartalnych czy też momentu dostarczenia dokumentów), trudno byłoby poprawnie wyznaczyć termin sprzedaży na każdej z faktur za usługi księgowe.

Warto zwrócić uwagę na zapis art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, który wskazuje, że usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

Biura rachunkowe świadczą swoje usługi w oparciu o podpisane z klientami umowy i usługi te zaliczane są zwykle do usług ciągłych. W takim wypadku obowiązek podatkowy wskazywany jest na ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.

Co ważne, nie ma znaczenia fakt, jakiego okresu dotyczą księgowane dokumenty. Klienci bowiem w danym miesiącu dostarczają dokumenty za miesiąc poprzedni. Istotne jest, w którym miesiącu usługa jest świadczona przez księgowych w biurze rachunkowym.

Obowiązek podatkowy w biurze rachunkowym a zapisy umowne

W umowach z klientami biura może być też zawarty zapis, że datą wykonania usługi księgowej jest dzień dokonania rozliczeń podatkowych czy też zamknięcia ksiąg rachunkowych. W takim wypadku obowiązek podatkowy należałoby ustalić indywidualnie dla każdego z klientów, wskazując którego dnia usługa faktycznie została zakończona. Warto zatem zadbać o odpowiednie zapisy w umowie, które nie przysporzą dodatkowej pracy przy fakturowaniu opłat za usługi księgowe.

Jak wynika z przytoczonej wcześniej interpretacji, organy skarbowe stoją na stanowisku, iż usługi księgowe nie są tożsame z usługami stałej obsługi prawnej i biurowej. Tym samym obowiązek podatkowy w biurze rachunkowym będzie powstawał na zasadach ogólnych. Zatem w tym przypadku będzie to najczęściej ostatni dzień miesiąca, w którym świadczona jest usługa.