Poradnik Przedsiębiorcy

Potwierdzenie przelewu jako dowód księgowy

Rozwój płatności elektronicznych to nie tylko wygoda i oszczędność czasu. Okazuje się, że wykorzystując możliwości współczesnych banków, przedsiębiorca może zapewnić sobie dowód księgowy nawet wtedy, gdy nie posiada faktury. Taką funkcję - w określonych przypadkach - może spełniać potwierdzenie przelewu.

Potwierdzenie przelewu a koszty uzyskania przychodów

Aby podatnik mógł zakwalifikować dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien spełniać definicję zapisaną w art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią musi być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów bądź zachowania ich źródła, a ponadto nie może być wymieniony w zestawieniu wydatków niemożliwych do zakwalifikowania w koszty uzyskania przychodu, który znajduje się w art. 23 wspomnianej ustawy.

Wydatek, który przedsiębiorca chce ująć w kosztach podatkowych, musi być właściwie udokumentowany - najlepiej fakturą. Jednakże może się zdarzyć, że uzyskanie takiego dokumentu jest niemożliwe - czasem przedsiębiorca musi zadowolić się np. potwierdzeniem przelewu. Z tego powodu ustawodawca dopuścił ewidencję kosztów także na bazie innych dowodów księgowych.

Zgodnie z Par. 13 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR dopuszcza dokonywanie ewidencji w księdze na podstawie takich dowodów, jak:
  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
  • dowody przesunięć,
  • dowody opłat pocztowych i bankowych,
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa poniżej.

Podstawowym zobowiązaniem podatnika jest rzetelne i niewadliwe prowadzenie KPiR, dlatego wymienione wyżej dowody księgowe muszą dokumentować operację gospodarczą zgodnie z jej faktycznym przebiegiem i zawierać minimum:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W niektórych przypadkach wystarczy dowód wewnętrzny, do którego zastosowanie mają regulacje zawarte w par. 14 - chodzi tu np. o opłaty sądowe czy skarbowe.