Dotychczas kontrola trzeźwości mogła być przeprowadzana przez uprawnione do tego podmioty. Po nowelizacji przepisów Kodeksu pracy w 2023 roku pracodawcy również mogą prowadzić kontrolę trzeźwości swoich pracowników. Ustawodawca przewidział także obowiązek odnotowywania kontroli trzeźwości w aktach osobowych pracownika.
Prowadzenie akt osobowych a odnotowywanie w nich kontroli trzeźwości
Od 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D i E.
Po nowelizacji przepisów Kodeksu pracy uprawniających do dokonywania kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków psychoaktywnych działających podobnie do alkoholu w części E akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu obejmujące:
informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Dokumenty przechowywane w części E akt osobowych każdego pracownika należy umieszczać w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Dokumenty te mają być przechowywane w porządku chronologicznym, numerowane oraz tworzony ma być wykaz dokumentów dotyczący każdej z tych części.
Usunięcie z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego wymaga usunięcia całej wydzielonej część dotyczącej tej informacji, a pozostałym dokumentom przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Jakie informacje pracodawca musi odnotować w aktach osobowych pracownika w zakresie dotyczącym kontroli trzeźwości i przez jaki okres je przetrzymywać?
Pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych w związku z prowadzeniem kontroli trzeźwości pracownika następujące informacje:
datę badania;
czas badania trzeźwości pracownika;
wynik tego badania wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości.
W przypadku, w którym informacje dotyczące kontroli trzeźwości przechowywane w aktach osobowych pracownika mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania tych informacji w aktach osobowych ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Po upływie tych okresów na pracodawcy ciąży obowiązek ich usunięcia z akt osobowych pracownika.
Jeśli w czasie kontroli nie wykazano obecności alkoholu w organizmie badanego pracownika, to pracodawca nie ma obowiązku tego odnotowywać w aktach osobowych.
Przykład 1.
Czy pan Jan, będący właścicielem firmy budowlanej, poddający regularnie swoich pracowników kontroli trzeźwości ma obowiązek przechowywać w ich aktach osobowych informacje o prowadzonej kontroli, jeśli nie wykazała ona, aby którykolwiek z pracowników był pod wpływem alkoholu?
Obowiązek przechowywania w aktach osobowych informacji z prowadzonej kontroli trzeźwości dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy odnotowano dodatni wynik potwierdzający zawartość alkoholu w organizmie pracownika.
Przykład 2.
Czy pan Jan, będący właścicielem firmy budowlanej, poddający regularnie swoich pracowników kontroli trzeźwości ma obowiązek przechowywać w ich aktach osobowych informacje o prowadzonej kontroli, jeżeli wykazała ona, że jeden z pracowników 13 czerwca 2023 roku był pod wpływem alkoholu?
Obowiązek przechowywania w aktach osobowych informacji z prowadzonej kontroli trzeźwości dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy odnotowano dodatni wynik potwierdzający zawartość alkoholu w organizmie pracownika, dlatego informację o kontroli pan Jan powinien odnotować tylko w aktach tego pracownika, u którego stwierdzono jej pozytywny wynik. W przypadku pracowników, co do których kontrola nie wykazała obecności zawartości alkoholu w ich organizmie, nie ma obowiązku odnotowywania tego w aktach osobowych.
Kiedy dopuszczalne jest wprowadzenie kontroli trzeźwości przez pracodawcę?
Pracodawca ma możliwość prowadzenia kontroli trzeźwości, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, lub ochrony mienia.
Kontrola trzeźwości pracowników przez pracodawcę nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.
obecności alkoholu u pracownika wskazującej na stan po użyciu alkoholu;
obecności alkoholu u pracownika wskazującej na stan nietrzeźwości;
braku obecności alkoholu w organizmie pracownika.
Stan nietrzeźwości został zdefiniowany w Ustawie z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w ten sposób, że stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu we krwi przekracza 0,5‰ albo prowadzi do stężenia przekraczającego tę wartość, lub zawartość alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza przekracza 0,25 mg albo prowadzi do stężenia przekraczającego tę wartość. Taka sama definicja stanu nietrzeźwości znajduje się w Kodeksie karnym.
Stan po użyciu alkoholu zdefiniowano w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi jako stan, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo obecność w wydychanym powietrzu to od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.
Decydując się na wprowadzenie kontroli trzeźwości, pracodawca powinien pamiętać o tym, aby określić grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób jej przeprowadzania, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, jej czas i częstotliwość.
W jaki sposób pracodawca wprowadza w firmie kontrolę trzeźwości?
układzie zbiorowym pracy lub
regulaminie pracy, lub
obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Zakładowy układ zbiorowy pracy zawiera pracodawca i zakładowa organizacja związkowa. Inicjatywa zawarcia układu przysługuje zarówno pracodawcy, jak i każdej zakładowej organizacji związkowej. Układ musi mieć formę pisemną, przy czym może zostać zawarty na czas nieokreślony lub określony. Ustala się w nim zakres jego obowiązywania oraz wskazuje siedziby stron układu.
Układ zawarty na czas określony przed upływem terminu jego obowiązywania może zostać przedłużony przez strony na czas określony lub uznany za zawarty na czas nieokreślony.
Zmiany do układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych. Inicjatywa zmiany zakładowego układu zbiorowego może pochodzić od tych samych podmiotów, które uprawnione są do wystąpienia z inicjatywą zawarcia układu, tj. pracodawcy lub organizacji związkowej. Bez zgody zakładowej organizacji związkowej nie można wprowadzić do układu żadnych zmian. Protokoły dodatkowe muszą zostać zarejestrowane. Dla układów zakładowych właściwym do tego organem jest właściwy okręgowy inspektor pracy.
Regulamin pracy to dokument ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.
Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy oraz pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Fakultatywnie pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wdraża go w swojej firmie, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy oraz pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Tryb ustalenia regulaminu pracy przedstawia się w ten sposób, że pracodawca ustala go w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca. Tryb zmiany regulaminu pracy jest taki sam jak jego wprowadzenia.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy.
Regulamin pracy powinien określać prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, a w szczególności:
organizację pracy;
warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu;
wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
porę nocną, termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
informacje o karach porządkowych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Pracodawca, który chce wprowadzić kontrolę trzeźwości, a u którego nie obowiązuje regulamin pracy lub układ zbiorowy, może to uczynić w obwieszczeniu.
Jeśli pracodawca nie wprowadzi kontroli trzeźwości w aktach prawa wewnątrzzakładowego, może przeprowadzać kontrolę trzeźwości na dotychczasowych zasadach, czyli wzywając w tym celu policję.
Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości w sposób przyjęty u niego w firmie nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.
Przed dopuszczeniem do pracy pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca przekazuje mu informacje o zasadach prowadzenia kontroli.
Podsumowanie - obowiązek odnotowywania kontroli trzeźwości w aktach osobowych pracownika
Wprowadzenie wewnętrznej kontroli trzeźwości pracowników nie jest jednak obligatoryjne i pracodawcy nie muszą takiej regulacji wprowadzać. Nie mają oni obowiązku informowania pracowników o tym, że rezygnują z prawa wprowadzenia w swojej firmie kontroli trzeźwości, a jedynie informują pracowników o tym, gdy z takiego uprawnienia korzystają. Pozytywne wyniki kontroli trzeźwości należy odnotować w aktach osobowych, a informacje te usunąć po upływie określonych dla danej sytuacji okresów.
