Poradnik Przedsiębiorcy

Siedziba przedsiębiorcy - czy można dokonać zmiany?

Każde przedsiębiorstwo w Polsce musi mieć dokładnie oznaczoną siedzibę. Jeśli takie miejsce nie zostanie wskazane, nie będzie można rozpocząć planowanej działalności gospodarczej. Jakie akty prawne mogą dokumentować siedzibę przedsiębiorcy i czym tak naprawdę jest siedziba przedsiębiorcy?

Siedziba przedsiębiorcy

Każda osoba prawna działająca na podstawie polskich przepisów musi posiadać swoją siedzibę. Możemy ją porównać do miejsca zamieszkania osoby fizycznej. Bardzo często przedsiębiorcy mylnie sądzą, że siedzibą jest pełny adres, pod którym wykonują określoną działalność. Okazuje się, że prawo nie wymaga podawania aż tak konkretnych informacji w tym zakresie.

Zgodnie z treścią art. 41 Kodeksu cywilnego, jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Zgodnie z powyższą regulacją siedzibą osoby prawnej, także i spółek prawa handlowego, jest wyłącznie oznaczona miejscowość (miasto lub wieś). Przedsiębiorca nie ma więc potrzeby podawać dokładnego adresu, pod którym wykonywana jest jego działalność. Podanie adresu, tj. ulicy, numeru budynku, numeru lokalu, kodu pocztowego może jednak wynikać z innych przepisów niż Kodeks cywilny.

Postanowienie SN z 12 marca 2015 roku (sygn. akt I CSK 452/14)

Osoba prawna (spółka z o.o.) może zostać utworzona za granicą (także z punktu widzenia dzisiejszych realiów terytorialnych), a mieć swoją siedzibę w Polsce z racji funkcjonowania na terytorium Polski reprezentującego ją organu zarządzającego w rozumieniu art. 41 kc.

Nietrafne jest stanowisko, że o miejscu siedziby w danej sprawie rejestrowej w rozumieniu art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 roku – Prawo prywatne międzynarodowe decydować może tylko siedziba założona w akcie założycielskim (tzw. siedziba statutowa).

Siedziba działalności przedsiębiorcy jest regulowana w głównej mierze przez przepisy Kodeksu cywilnego. Istnieją jednak inne akty prawne, które odnoszą się do tej kwestii.

Do czego potrzebna jest siedziba przedsiębiorcy?

Prawidłowe oznaczenie siedziby przedsiębiorstwa jest potrzebne nie tylko ze względów organizacyjnych (kontrahenci i klienci muszą przecież wiedzieć, w jakim miejscu kontaktować się z przedsiębiorcą), lecz także ze względów proceduralnych.

Przykładowo, art. 22a Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym wymaga, aby wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz wniosek o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej zawierał:

  • nazwę lub firmę;

  • numer podmiotu w Rejestrze;

  • NIP;

  • siedzibę i adres przedsiębiorcy;

  • datę rozpoczęcia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo

  • datę wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.

Tak naprawdę podanie siedziby i dokładnego adresu przedsiębiorcy jest wymagane już na etapie zawiązywania określonej działalności, szczególnie jeśli ma być to działalność rejestrowana. Procedura sądowa lub administracyjna wymaga podania tych danych przez przyszłego przedsiębiorcę – jeśli ich nie wskaże, nie będzie można dokonać wpisu do KRS lub CEIDG (tym samym nie dojdzie wówczas do powstania oznaczonej działalności gospodarczej).

Siedziba przedsiębiorcy ma istotne znaczenie dla spraw sądowych, w których osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej występuje jako strona lub uczestnik postępowania. Osoby te mogą aktywnie uczestniczyć w sprawach sądowych na podobnych zasadach, jak ma to miejsce w odniesieniu do osób fizycznych. Podanie prawidłowej siedziby pozwala na skuteczne doręczenie wszelkiego rodzaju pism pojawiających się w danej sprawie. Zgodnie z treścią art. 30 Kodeksu postępowania cywilnego powództwo przeciwko osobie prawnej lub innemu podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną wytacza się według miejsca ich siedziby. Oczywiście powyższa reguła jest stosowana także w innych rodzajach postępowania, jak np. postępowanie administracyjne lub podatkowe.

Jak ustalić siedzibę osoby prawnej?

Obecnie ustalenie siedziby osoby prawnej nie jest zbyt skomplikowanym zadaniem, a wszystko dzięki rejestrom, w którym figurują przedsiębiorcy. Jeśli znamy dokładną firmę (nazwę) przedsiębiorstwa, z łatwością możemy wyszukać jej dane w CEIDG lub w KRS. Oba rejestry oferują darmowe internetowe przeglądarki, które działają bez przerwy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustalenie siedziby osoby prawnej może jednak odbywać się inaczej, poprzez 3 główne metody:

  1. oznaczenie siedziby w ustawie – dotyczy to osób prawnych stworzonych przez samego ustawodawcę (np. Narodowy Bank Polski, którego siedzibą jest Warszawa);

  2. określenie siedziby w statucie osoby prawnej – dotyczy to w głównej mierze spółek akcyjnych;

  3. wskazanie siedziby poprzez oznaczenie miejscowości, w której działa organ zarządzający przedsiębiorstwa. Organem zarządzającym jest organ, który posiada kompetencje do prowadzenia spraw i reprezentacji danego podmiotu na zewnątrz (w praktyce najczęściej będzie to zarząd).

Zmiana siedziby przedsiębiorcy

Sposób ustalania siedziby działalności danego przedsiębiorstwa nie może być w żaden sposób modyfikowany przez człowieka. Innymi słowy, nie jest dopuszczalne, aby przedsiębiorca określał siedzibę swojej działalności inaczej, niż wskazał to ustawodawca. Przykładowo, jeśli siedziba spółki akcyjnej musi być wskazana w jej statucie, to nie wolno określać jej innymi dokumentami (np. uchwałą wspólników lub zarządzeniem).

Powyższe nie oznacza jednak braku możliwości zmiany siedziby przedsiębiorcy – jeśli organ zarządzający zmieni miejscowość, w której dotychczas rezydował, konieczne będzie podjęcie stosownych czynności aktualizujących tę informację. Przedsiębiorca może więc zmienić swoją siedzibę, ale tylko poprzez złożenie odpowiedniego wniosku do CEIDG lub KRS.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG zmiana miejsca wykonywania działalności musi być zgłoszona do ewidencji najpóźniej 7 dnia od dnia jej zaistnienia. W tym celu konieczne jest złożenie wniosku aktualizacyjnego CEIDG-1, który można przesłać do ewidencji za pośrednictwem systemu internetowego lub złożyć bezpośrednio w każdym urzędzie gminy lub miasta w Polsce. Wniosek nie podlega żadnej opłacie skarbowej.

Nieco inaczej wygląda procedura zmiany siedziby przedsiębiorstwa wpisanego do KRS. Termin na zgłoszenie aktualizacji jest taki sam, jak w przypadku zmian wprowadzanych do CEIDG, inne są jednak wnioski, za pomocą których można tego dokonać. Po pierwsze, zmiana siedziby osoby prawnej wymaga powzięcia odpowiedniej uchwały przez wspólników oraz zmiany istniejącej umowy lub statutu (w zależności od rodzaju spółki może się to wiązać z koniecznością wizyty w kancelarii notarialnej). Po drugie, przedsiębiorca musi złożyć do KRS wniosek aktualizacyjny na odpowiednim formularzu (KRS-Z3 w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej, KRS-Z1 w przypadku spółki jawnej, partnerskiej oraz komandytowej, KRS-Z2 w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej). Do wniosku należy dołączyć uchwałę zmieniającą treść umowy oraz samą umowę w jej nowym brzmieniu. Konieczne jest również wniesienie opłaty sądowej wynoszącej łącznie 350 zł (250 zł to opłata za wpis, zaś 100 zł to opłata za publikację zmian w Monitorze Sądowym i Gospodarczym) – dowód opłaty (np. wydruk z bankowości elektronicznej lub zakupione znaczki sądowe o odpowiednim nominale) załącza się do stosownego formularza. Po trzecie, przedsiębiorca musi wysłać informację o zmianie siedziby do właściwego urzędu skarbowego – potrzebny będzie tutaj druk NIP-8 (wniosek może być wysłany zarówno w tradycyjnej pisemnej formie, jak i za pośrednictwem systemu elektronicznego).

Podsumowanie

Siedziba działalności przedsiębiorcy jest regulowana przez wiele różnych aktów prawnych. Kluczowe znaczenie w tej kwestii mają jednak Kodeks cywilny, Kodeks postępowania cywilnego, Kodeks postępowania administracyjnego, ustawa – Prawo przedsiębiorców oraz ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym. Siedziba przedsiębiorcy jest tak naprawdę oznaczeniem miejscowości (miasta lub wsi), w której prowadzona jest dana działalność lub w której znajduje się organ zarządzający przedsiębiorstwa. Siedziba może być każdorazowo zmieniania, wymaga to jednak wtedy dokonania aktualizacji w CEIDG lub KRS.