W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy, którzy dokonują wzajemnych transakcji, często zamiast dokonywać zapłaty za dostawy towaru czy wykonane usługi stosują jako sposób rozliczeń kompensatę. W tym celu strony transakcji stosują oświadczenie o kompensacie.
Czym jest kompensata?
Kompensata jest jednym ze sposobów rozliczania zobowiązań. Daje ona możliwość bezgotówkowych rozliczeń z jednej strony należności, a z drugiej strony zobowiązań w sytuacji braku płynnych środków płatniczych. Korzystanie z kompensaty umożliwia poprawę płynności finansowej firmy.
Pobierz darmowy wzór - oświadczenie o kompensacie w formacie pdf i docx!
Kompensata należności i zobowiązań zazwyczaj przeprowadzana jest pomiędzy podmiotami mającymi zbliżone kwoty wzajemnych wierzytelności. Jednak rzadko kiedy są one sobie równe. W takiej sytuacji umarzana jest kwota, która wynika z niższej wierzytelności. Pozostała zaś, nierozliczona część regulowana jest poprzez zapłatę lub rozliczana na podstawie kolejnej kompensaty.
Oświadczenie o kompensacie - co powinno zawierać?
Przepisy nie określają formy oświadczenia o kompensacie. Natomiast można wskazać elementy, które powinny się w nim znaleźć. Zaliczyć do nich można:
-
miejscowość i data - w oświadczeniu o kompensacie powinna znaleźć się informacja o miejscowości oraz dacie sporządzenia pisma.
-
strony kompensaty - czyli podmiotów, które dokonują pomiędzy sobą wzajemnych rozrachunków. Istotne jest tutaj wskazanie danych podmiotów dokonujących kompensaty, takich jak:
- nazwa firmy,
- adres prowadzenia działalności/adres siedziby,
- numer identyfikacji podatkowej NIP.
Podmiot wystawiający oświadczenie okompensacie zamiast ręcznego wprowadzania danych może użyć firmowej pieczątki.
-
zdefiniowane dokumentu kompensaty - w oświadczeniu o kompensacie powinny znaleźć się informacje, które dokładnie precyzują jakie wierzytelności przedstawiane są do potrącenia oraz z jakimi będą rozliczane. Chodzi tutaj przede wszystkim o podanie numerów faktur lub innych dokumentów oraz kwot, które rozliczane są kompensatą. będących przedmiotem kompensaty. Dla precyzyjnego określenia rozliczanych dokumentów wskazane jest też umieszczenie daty ich wystawienia. Ponadto w dokumencie kompensaty należy precyzyjnie określić kwoty, której dotyczy.
-
pozostała kwota należności - jeśli poprzez kompensatę rozliczona została tylko część należności/zobowiązania, wówczas na oświadczeniu należy zawrzeć informację o pozostałej do uregulowania kwocie.
-
sposób uregulowania pozostałej kwoty - w sytuacji gdy kwoty z dokumentów rozliczanych poprzez kompensatę nie są równe, wówczas na oświadczeniu okompensacie zawiera się informację o sposobie uiszczenia pozostałej kwoty. Nierozliczoną w drodze kompensaty należność można uregulować:
- gotówką,
- przelewem (podając na oświadczeniu numer konta bankowego, na które ma zostać przelana pozostała kwota),
- kolejną kompensatą (jeśli podmioty posiadają inne dokumenty podlegające wzajemnym rozliczeniom).
-
datę uregulowania pozostałej kwoty - jeśli strony decydują się na zapłatę pozostałej części należności gotówką lub przelewem, w oświadczeniu o kompensacie warto także zamieścić datę informującą o tym do kiedy podmiot dłużny zobowiązany jest do jej uregulowania.
-
zapis dotyczący zgodnego księgowania - dokument ten wystawiany jest przez jedną ze stron, która na jego podstawie dokonuje rozliczeń płatności w swojej księgowości. W związku z tym w oświadczeniu warto zawrzeć zapis z prośbą o zaksięgowanie płatności przez kontrahenta zgodnie z oświadczeniem o kompensacie.
-
własnoręczny podpis - oświadczenie o kompensacie, jak większość dokumentów, powinno zostać opatrzone podpisem osoby upoważnionej do jego wystawienia.
Należy mieć na względzie fakt, że przekazanie kontrahentowi oświadczenia o wzajemnym rozliczeniu nie wymaga uzyskania z jego strony zgody - wystarczające jest już samo złożenie oświadczenia.
