Pracodawca, dążąc do uzyskania od pracownika wyrównania szkody poniesionej na skutek niewłaściwego wykonywania obowiązków pracowniczych, może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę pod warunkiem respektowania zasad wynikających z przepisów Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania cywilnego. W jakiej sytuacji możliwe jest potrącenie szkody w mieniu pracodawcy?
Odpowiedzialność materialna pracownika na zasadach ogólnych (art. 114–122 Kodeksu pracy)
Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.
Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody, z wyjątkiem przypadku, w którym pracownik umyślnie wyrządził szkodę – wtedy jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.
Odpowiedzialność pracownika za szkodę może zostać wyłączona albo ograniczona w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. Ponadto pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.
Odpowiedzialność materialna pracownika za mienie powierzone (art. 124–127 Kodeksu pracy)
Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
- pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
- narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze
– odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione wyżej, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
Dane mienie może zostać powierzone nie tylko jednemu pracownikowi, ale też pewnej ich grupie, łącznie – na zasadach określonych szczegółowo w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 roku w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663). Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają wówczas w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.
Ugoda, wyrok, tytuł wykonawczy
Ustalenie wysokości odszkodowania może nastąpić w ugodzie między stronami stosunku pracy zawartej poza sądem albo w sądzie, a także w wyroku sądu.
W razie niewykonania ugody lub wyroku sądu przez pracownika podlegają one wykonaniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego po nadaniu im klauzuli wykonalności przez sąd pracy. Dzięki temu ugoda lub wyrok, będące tzw. tytułami egzekucyjnymi, stają się tytułami wykonawczymi stanowiącymi podstawę egzekucji, czyli przymusowego wykonania obowiązków ustalonych w ugodzie lub wyroku. Tytuł wykonawczy nadawany jest przez sąd na wniosek wierzyciela – pracodawcy (art. 776, art. 777 § 1 pkt 1 i 3, art. 782 Kodeksu postępowania cywilnego).
Organem władzy publicznej w zakresie wykonywania czynności w postępowaniu egzekucyjnym jest komornik (art. 3 ust. 1 Ustawy z dnia 22 marca 2018 roku o komornikach sądowych – Dz.U. z 2022 r. poz. 1168 ze zm.).
Potrącenia z wynagrodzenia za pracę (art. 87 § 1–4, art. 871 i art. 91 Kodeksu pracy)
Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego (PPK), w rozumieniu Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 oraz z 2022 r. poz. 1079), jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
- kary pieniężne przewidziane w art. 108.
Potrąceń dokonuje się w wyżej wskazanej kolejności.
Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:
- w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
- w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.
Potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne i zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – trzech piątych wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art. 108 Kodeksu pracy.
Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
- minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania (dalej „minimalne wynagrodzenie”) – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
- 75% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
- 90% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty te ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Należności niewymienione w art. 87 Kodeksu pracy mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Wtedy wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
- minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
- 80% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu innych należności niż przysługujące pracodawcy.
Potrącenie szkody w mieniu pracodawcy - odszkodowania
Opierając się na wyżej omówionych zasadach dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę, należy zauważyć, że potrącenia odszkodowań na rzecz pracodawcy w ramach odpowiedzialności materialnej ponoszonej przez pracowników przedstawiają się odmiennie zależnie od tego, czy w danej sprawie toczy się postępowanie egzekucyjne, czy też nie zostało ono wszczęte.
Jeżeli kwota odszkodowania jest egzekwowana na podstawie tytułu wykonawczego, to potrącenia na zaspokojenie roszczenia pracodawcy mogą być dokonywane do wysokości połowy wynagrodzenia (gdyż mamy tu do czynienia z należnością niealimentacyjną), a jednocześnie, po dokonaniu potrącenia, pracownik powinien otrzymać kwotę nie niższą od minimalnego wynagrodzenia. Tak więc z jednej strony pracownik korzysta z ograniczenia wysokości potrącenia określonego jako ułamek (połowa) kwoty wynagrodzenia, a z drugiej strony – z gwarancji kwoty wolnej od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia.
Przykład 1.
Wynagrodzenie pracownika po odliczeniu składek ZUS, należności podatkowych oraz wpłat dokonywanych do PPK wynosi 5000 zł. W ramach egzekucji odszkodowania dla pracodawcy można z tej kwoty potrącić połowę, czyli 2500 zł (pozostałe 2500 zł otrzyma pracownik), co jednocześnie gwarantuje zachowanie kwoty wolnej od potrąceń, wynoszącej w 2022 roku – w zależności m.in. od przyjętych kosztów uzyskania przychodów i zastosowania kwoty zmniejszającej podatek – mniej niż 2400 zł (orientacyjnie jest to przedział od 2022,36 zł do 2363,56 zł). Oczywiście potrącenie nigdy nie może być większe niż wysokość odszkodowania należnego pracodawcy.
Natomiast w przypadku gdy nie jest prowadzona egzekucja odszkodowania dla pracodawcy, w ramach odpowiedzialności materialnej pracownika (nie wystawiono tytułu wykonawczego) potrącenia z wynagrodzenia za pracę na poczet tego odszkodowania mogą następować wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, w granicach wskazanych w treści oświadczenia pracownika, przy czym niezależnie od treści zgody pracownika pracodawca musi pozostawić, jako kwotę wolną od potrąceń, równowartość minimalnego wynagrodzenia.
Przykład 2.
Przyjmując, że wynagrodzenie pracownika, po dokonanych odliczeniach składkowo-podatkowych oraz dotyczących wpłat do PPK, wynosi 6000 zł, a pracodawca nie dysponuje tytułem wykonawczym, potrącenie na poczet odszkodowania należnego pracodawcy dokonywane w oparciu o zgodę pracownika wyrażoną na piśmie może być zrealizowane z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń będącej równowartością minimalnego wynagrodzenia, którego orientacyjną wysokość podano w przykładzie 1. Zatem potrącenie będzie mogło wynieść więcej niż połowę wynagrodzenia pracownika, o ile nie przekroczy to wysokości egzekwowanego odszkodowania.
Z punktu widzenia pracodawcy korzystniejsza jest sytuacja, w której potrącenie na poczet odszkodowania jest dokonywane na podstawie zgody pracownika, gdyż w takim przypadku pracodawca jest ograniczony jedynie kwotą wolną od potrąceń będącą równowartością minimalnego wynagrodzenia. W razie potrąceń dokonywanych bez zgody pracownika, lecz na podstawie tytułu wykonawczego, poza wspomnianym ograniczeniem (kwotą wolną od potrąceń) pracodawca jest zobowiązany respektować dodatkowo wymóg potrącenia nieprzekraczającego połowy wynagrodzenia pracownika.
