Brak adnotacji "metoda kasowa" na fakturze

Ustawa o VAT daje przedsiębiorcom możliwość rozliczania się z podatku VAT poprzez metodę kasową. Aby móc z niej korzystać, należy przede wszystkim posiadać status małego podatnika. Jeśli stosowana jest metoda kasowa rozliczania VAT-u, podatek od towarów i usług rozliczany jest w okresie przypadającym na datę otrzymania płatności od klienta. Zatem przedsiębiorca w przypadku braku zapłaty nie musi wykazywać faktury w deklaracji VAT, dopóki nie otrzyma zapłaty, oczywiście pod pewnymi warunkami, które zostaną omówione w dalszej części artykułu. Zatem w sytuacji, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą, przedsiębiorca nie musi płacić podatku VAT z własnych środków.

Metoda kasowa w VAT

Przy metodzie kasowej przedsiębiorcy odliczają VAT z faktur zakupowych według dat płatności, zatem w sytuacji kiedy przedsiębiorca nie reguluje faktur w terminie, metoda kasowa będzie niejako blokowała mu możliwość odliczenia VAT-u do momentu uiszczenia należności.

Jeżeli chodzi o podatek należny, to w przypadku metody kasowej obowiązek podatkowy w VAT co do zasady powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty. Należy jednak pamiętać, że moment powstania obowiązku podatkowego nie może mieć miejsca w terminie późniejszym niż 180 dni od daty wykonania usługi czy też wydania towaru, gdy spełnione zostały łącznie dwa warunki:

• sprzedaży dokonano na rzecz osoby fizycznej niebędącej czynnym podatnikiem VAT,
• do wskazanego dnia zapłata od powyższego klienta nie nastąpiła.

Warto podkreślić, że VAT kasowy działa bez ograniczeń terminowych tylko w relacji firma-firma pod warunkiem, że kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Wówczas 180-dniowe ograniczenie wspomniane powyżej nie dotyczy takiej sprzedaży.

Reasumując, w sytuacji gdy mały podatnik stosujący metodę kasową w VAT za daną transakcję nie otrzyma zapłaty, co do zasady nie powstanie obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT. W sytuacji gdy będzie wykonywał czynności na rzecz osoby fizycznej niebędącej podatnikiem VAT, to obowiązek podatkowy powstanie w dacie otrzymania części lub całości należności, jednakże nie później niż 180 dni od daty wykonania usługi czy też wydania towaru.

Aby móc się rozliczać w oparciu o metodę kasową w VAT, należy do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym będzie stosowana metoda, dokonać pisemnego zgłoszenia do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Należy pamiętać, że VAT kasowy może być rozliczany tylko w okresach kwartalnych. Wyboru metody kasowej podatnik dokonuje na druku VAT-R, zaznaczając w poz. 39 formularza kwadrat 1. Istnieje możliwość rezygnacji z wybranego sposobu, jednak nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których przedsiębiorca rozliczał się tą metodą, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę.

Mały podatnik

Za małego podatnika VAT zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy o VAT uznaje się podatnika:

1. u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro,
2. prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro.

Przeliczenia wartości w euro dokonuje się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego. Otrzymaną wartość zaokrągla się do 1000 zł. W roku 2024 limit ten wynosi 9 218 000 zł.

Metoda kasowa w VAT - dane na fakturze

Faktura małego podatnika rozliczającego się w oparciu o metodę kasową w VAT zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (...),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (...),
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem,
• w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 - wyrazy "metoda kasowa".

Brak adnotacji “metoda kasowa” na fakturze

Jak wspomniano powyżej, przedsiębiorcy korzystający z kasowej metody rozliczania VAT muszą obowiązkowo umieszczać na fakturach sprzedaży adnotację “metoda kasowa”. Obowiązek zawarcia takiej informacji wynika wprost z art. 106e ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o VAT. Adnotacja ta jest również informacją dla nabywcy o sposobie odliczania podatku VAT, ponieważ prawo do odliczenia w takim wypadku powstaje dopiero w momencie zapłaty faktury.

W sytuacji gdy adnotacja “metoda kasowa” nie została zawarta, przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej, gdzie dodana zostanie informacja o metodzie kasowej. Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w interpretacji indywidualnej o sygnaturze IPPP1/4512-1151/15-5/AS wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 12 stycznia 2016 roku, gdzie czytamy: (...) przepisy ustawy jednoznacznie wskazują, w jakich przypadkach podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej oraz jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca. Stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury obliguje podatnika do skorygowania pierwotnej faktury VAT. Adnotacja „metoda kasowa” jest na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 16 ustawy, elementem koniecznym na fakturze w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy, zatem brak tej adnotacji powoduje, że faktura obarczona jest błędem, powodującym konieczność wystawienia faktury korygującej.

Podsumowanie

Kasowe rozliczenie dotyczy zarówno obowiązku uiszczania VAT-u należnego, jak i prawa do odliczenia kwoty VAT-u naliczonego. W skrócie mówiąc, kasowa metoda rozliczania VAT oznacza, że rozliczenie następuje dopiero po faktycznym wpływie środków pieniężnych do firmy. Przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o metodę kasową w VAT na fakturach sprzedażowych mają obowiązek umieszczania adnotacji “metoda kasowa”. Brak takiej informacji na fakturze generuje obowiązek wystawienia faktury korygującej (faktura korygująca dane formalne), która pozwala na uzupełnienie brakujących danych.