Postawmy pytanie, czy tytuł przelewu musi zawierać numer faktury, za którą nabywca dokonuje płatności poprzez rachunek bankowy. Czy takie wskazanie jest obligatoryjnie? Czy brak podania takiego numeru faktury wiąże się z konsekwencjami podatkowymi? Postaramy się odpowiedzieć na tak sformułowane kwestie.
Tytuł przelewu a brak obowiązku umieszczania numeru faktury
Od razu wskażmy, że nie ma przepisów, które w sposób bezwarunkowy nakazują, aby tytuł przelewu zawierał numer faktury, za którą dokonywana jest płatność.
Nieumieszczenie takiego numeru nie może przykładowo skutkować uznaniem bezskuteczności zapłaty zobowiązania. Faktem jest jednak, że numer faktury ułatwia przyporządkowanie płatności do określonej dostawy towarów czy też świadczonej usługi.
Z drugiej strony nie ma przeszkód, aby nabywca opisał przelew w inny sposób pozwalający na identyfikację płatności, np. „za dostawę towarów z dnia ….” lub „za usługę wykonaną w lutym”.
Chociaż tytuł przelewu nie musi zawierać numeru faktury, to jednak sama faktura powinna być odpowiednio oznaczona. Jak bowiem wynika z treści art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT, faktura musi zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje.
Warto podkreślić, że powołany przepis nie nakłada na podmiot wystawiający fakturę obowiązku numerowania faktur odrębnie w każdym roku podatkowym.
W interpretacji Dyrektor KIS z 4 września 2020 roku, nr 0114-KDIP1-3.4012.409.2020.1.MT, w świetle ww. art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT na fakturze powinien znajdować się numer, który jednoznacznie można zidentyfikować jako numer faktury. Jeśli faktura go nie zawiera, oznacza to, że nie jest fakturą, ponieważ nie da się jej jednoznacznie zidentyfikować ani w ramach serii faktur, ani jako faktury w ogóle. Wynika z tego, że wpisanie numeru na fakturze jest konieczne, ponieważ brak przekreśla możliwość uznania takiego dokumentu jako faktury w ogóle.
Tytuł przelewu a numer faktury w ramach mechanizmu podzielonej płatności
Regulacje, na które należy jednak zwrócić uwagę, to przepisy dotyczące mechanizmu podzielonej płatności.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 108a ust. 1 ustawy VAT podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności z niej wynikającej mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności.
Powyższe jest trybem fakultatywnym. Natomiast w pewnym zakresie istnieje również konieczność stosowania mechanizmu podzielonej płatności, bowiem w myśl art. 108a ust. 1a ustawy VAT przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej korzysta się z zasad przeliczania kwot stosowanych w celu określenia podstawy opodatkowania.
Zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:
- zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT;
- zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.
W kontekście samego komunikatu przelewu w ramach MPP zwróćmy uwagę, że zgodnie z art. 108a ust. 3 ustawy VAT zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności dokonywana jest w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do realizowania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje:
- kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
- kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
- numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność;
- numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.
W rezultacie w przypadku płatności MPP konieczne, aby tytuł przelewu zawierał numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność.
Powyższe elementy mają charakter obligatoryjny, co oznacza, że w sytuacji gdy tytuł przelewu nie będzie zawierał numeru faktury to przelew zostanie odrzucony.
Przepisy przewidują dokonywanie w ramach MPP przelewu zbiorczego za więcej niż jedną fakturę. Otóż w przypadku wystawienia na rzecz podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc więcej niż jednej faktury zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć więcej niż jednej faktury.
W takim przypadku komunikat przelewu:
- obejmuje wszystkie faktury wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc;
- zawiera kwotę odpowiadającą sumie kwot podatku wykazanych w fakturach.
W myśl art. 108a ust. 3c ustawy VAT w przypadku przelewów zbiorczych w komunikacie przelewu w miejsce numeru faktury wpisuje się okres, za który dokonywana jest płatność.
Jak możemy przeczytać w objaśnieniach MF z 23 grudnia 2019 roku w sprawie mechanizmu podzielonej płatności – jeżeli nabywca zdecyduje się zastosować powyższy przepis i dokonać tzw. płatności zbiorczej jednym komunikatem przelewu, wówczas obowiązany jest do zapłaty tym komunikatem wszystkich faktur wystawionych na jego rzecz przez danego wystawcę w danym okresie, bez względu na to, czy faktury te dokumentują transakcje podlegające obowiązkowi stosowania mechanizmu podzielonej płatności, czy też nie.
Przelew zbiorczy musi obejmować wszystkie faktury wystawione dla danego podatnika w danym okresie. Uwzględnić tu trzeba, że przelew zbiorczy obejmuje okres nie krótszy niż jeden dzień.
Przykład 1.
Podatnik nabył od swojego kontrahenta różne towary. Spośród nich tylko niektóre są wymienione w załączniku nr 15 do ustawy VAT. Nabycie miało miejsce w styczniu oraz lutym. W takim przypadku podatnik może zrealizować dwa zbiorcze przelewy w ramach MPP – jeden obejmujący zapłatę za wszystkie towary nabyte w styczniu i drugi dotyczący lutego. Nie jest możliwe zrealizowanie jednego przelewu w ramach MPP obejmującego styczeń oraz luty. Nie jest również możliwe dokonanie przelewu zbiorczego jedynie za część należności wynikających ze sprzedanych towarów.
Odpowiadając zatem na pytanie postawione w tytule, należy wskazać, że co do zasady tytuł przelewu nie musi zawierać numeru faktury, z tym jednak zastrzeżeniem, że nie dotyczy to płatności w ramach split payment, gdzie jest to element obligatoryjny.
