Przedsiębiorcy prowadzący własną firmę często wykupują w jej ramach polisy ubezpieczeniowe – czasem obowiązkowe, jak OC do firmowych pojazdów, a czasem dobrowolne, zabezpieczające np. konkretne środki trwałe. W związku z tym powstaje pytanie: czy polisa ubezpieczeniowa będzie mogła powiększyć koszty uzyskania przychodu, a jeśli tak – to w jaki sposób należy je zewidencjonować?
Ubezpieczenia w kosztach uzyskania przychodu
Rozważając, czy wydatki na ubezpieczenia w firmie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, należy wziąć pod uwagę podstawowe zasady zaliczania wydatków do kosztów podatkowych, uregulowane przez Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Do kosztów zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione przez przedsiębiorcę, są w odpowiedni sposób udokumentowane oraz poniesiono je w celu zdobycia przychodu albo zabezpieczenia lub utrzymania jego źródła. Jednocześnie wydatki takie nie mogą być uwzględnione w art. 23 ustawy – jest tam zawarty katalog kosztów, które nie są uznane za koszty uzyskania przychodów.
W związku z powyższym, aby polisa ubezpieczeniowa mogła stać się kosztem uzyskania przychodów, musi zostać poniesiona przez przedsiębiorcę na cele firmowe. Mimo iż opłacenie ubezpieczenia nie przyczynia się bezpośrednio do powstania przychodu, to jest to działanie mające zabezpieczyć jego źródło – takie stanowisko zajmują również organy skarbowe. Przez wzgląd na fakt, że tego typu wydatek nie został wskazany w art. 23 ustawy, spełnia on warunki do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu.
Wątpliwość może wzbudzać forma udokumentowania wydatku, jakim jest ubezpieczenie. Przedsiębiorca najczęściej nie otrzymuje faktury, a jedynie polisę ubezpieczeniową. Czy taki dowód może stanowić podstawę zaksięgowania kosztu? Zgodnie z opinią organów skarbowych – tak, pod warunkiem, że zawiera on informacje dotyczące:
- stron umowy – czyli ubezpieczyciela i ubezpieczającego,
- daty wystawienia polisy,
- przedmiotu umowy – rodzaju i zakresu ubezpieczenia, okresu który obejmuje,
- wartości składki,
- podpisy stron,
- datę dokonania płatności.
Jeśli polisa ubezpieczeniowa została opłacana gotówką w dniu jej wydania i informacja taka widnieje na dokumencie, to stanowi on wystarczającą podstawę zaksięgowania kosztu. Jeżeli jednak przedsiębiorca opłaca ubezpieczenie np. przelewem bankowym, konieczne będzie dołączenie do dokumentacji dodatkowo dowodu zapłaty (np. potwierdzenia transakcji albo wyciągu).
Polisa ubezpieczeniowa w KPiR
Skoro wiadomo już, że firmowa polisa ubezpieczeniowa może powiększyć koszty uzyskania przychodów, należy ustalić, w jaki sposób można ją zaksięgować. Postępowanie to będzie zróżnicowane ze względu na zdeklarowaną metodę rozliczania kosztów – kasową lub memoriałową.
W przypadku metody kasowej księgowanie ubezpieczenia nie jest skomplikowane – należy je bowiem uwzględnić w KPiR w dacie zawarcia polisy. Nie jest istotne, na jak długi okres zawarta została umowa.
Przedsiębiorca rozliczający się metodą memoriałową powinien poświęcić więcej uwagi ewidencji polisy ubezpieczeniowej. Gdy obejmuje ona okres mieszczący się w jednym roku podatkowym (od 1 stycznia do 31 grudnia), wtedy – podobnie jak przy metodzie kasowej – całość wydatku można zaksięgować w dacie opłacenia. Jednakże w przypadku polis, które dotyczą okresu na przełomie lat podatkowych, konieczne będzie dokonanie proporcjonalnego podziału.
W jaki sposób należy to zrobić? Najlepiej wyjaśnić to na przykładzie.
Przedsiębiorca opłacił polisę ubezpieczeniową za okres od września 2020 r. do sierpnia 2021 r. w wysokości 3000 zł. Wartość tę trzeba zatem podzielić na 12 miesięcy (3000 : 12 = 250 zł), a następnie przemnożyć przez liczbę miesięcy przypadającą na dany rok (czyli od września do grudnia – cztery miesiące, więc 250 * 4 = 1000 zł do roku 2020, od stycznia do sierpnia – osiem miesięcy, zatem 250 * 8 = 2000 zł do roku 2021).
Kwotę przypadającą na rok wykupienia polisy należy zaksięgować w dacie jej zapłaty. Pozostała część powinna trafić do KPiR z datą przyszłego roku podatkowego – w praktyce księgowej, dla celów porządkowych, najczęściej księguje się taki wydatek na 1 stycznia.
Oczywiście należy pamiętać, że powyższy proporcjonalny sposób ustalania wartości polisy ubezpieczeniowej dla konkretnych lat podatkowych jest uproszczony i stosowany wtedy, gdy nie ma innej możliwości dokonania rozliczenia – jak np. w przypadku, gdy co miesiąc opłacana jest rata polisy ubezpieczeniowej.
Polisa ubezpieczeniowa jako koszt uzyskania przychodów – czasem tylko do określonego limitu
W większości przypadków firmowe polisy ubezpieczeniowe nie są obciążone ograniczeniami co do możliwości zaliczenia ich do kosztów. Jednakże istnieją tu pewne “limitowane” wyjątki, które dotyczą ubezpieczeń samochodowych.
Ograniczenie pierwsze dotyczy nieobowiązkowego ubezpieczenia autocasco (AC) dla samochodu o wartości przekraczającej 150 tys. zł. Jest to związane z faktem, że kupując samochód, który ma stać się środkiem trwałym firmy, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów kwotę do wysokości właśnie 150 tys. zł.
Zakładając zatem w uproszczeniu, że przedsiębiorca nabył pojazd o wartości 150 tys. zł, w koszty uzyskania przychodu będzie mógł wrzucić koszt jedynie do wysokości limitu.
Limit wylicza się według schematu:
(150 tys. zł. / wartość samochodu) * wartość ubezpieczenia AC = kwota, którą można zaliczyć do kosztów firmowych.
W takiej samej proporcji do kosztów może trafić wartość polisy GAP. Co ważne, ograniczenie to nie obowiązuje w przypadku obowiązkowego ubezpieczenia OC – może ono zostać uwzględnione w KPiR w pełnej wysokości.
Jak więc widać, polisa ubezpieczeniowa w większości przypadków może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Największą uwagę należy zwrócić na nie wtedy, gdy obejmuje okres przypadający na różne lata podatkowe albo też dotyczy wykorzystywanych w firmie samochodów .
