Przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności bardzo często zawierają różnorodne umowy ubezpieczenia. Jedną z nich są tak zwane ubezpieczenia majątkowe obejmujące np. posiadane przez przedsiębiorstwo budynki. Wydatek na ubezpieczenie firmowego majątku może w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowić koszt uzyskania przychodu. Jak zatem ująć koszty ubezpieczenia majątku w KPiR na podstawie polisy?
Koszty ubezpieczenia majątku - ujęcie w kosztach
Zgodnie z przepisami rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR podstawą zapisów w księdze są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej fakturami, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub inne dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia. Przepisy te nie wymieniają wprost polisy ubezpieczeniowej jako dowodu, na podstawie którego dopuszczalne jest ujęcie kosztów ubezpieczenia majątku w KPiR. Jednakże w § 13 wymieniono między innymi jako dowody księgowe dowody opłat oraz inne dowody wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Zatem opłaconą polisę bądź poszczególne jej raty należy ująć w kosztach na podstawie dowodu zapłaty, w dacie wystawienia polisy.
Polisa obejmująca dwa lata podatkowe
Często polisa ubezpieczeniowa obejmuje dwa lata podatkowe - okres jej trwania zaczyna się w jednym roku podatkowym, a kończy w następnym. Mimo że np. polisa trwa 12 miesięcy, to przypada na dwa różne lata podatkowe. Zgodnie z metodą memoriałową prowadzenia KPiR koszt związany z taka polisą powinien być ujęty w roku, którego dotyczy. Tak więc wydatek na polisę obejmującą dwa lata podatkowe będzie stanowił koszt w wielkości proporcjonalnej do okresu, którego dotyczy. Przykładowo, polisa na 12 miesięcy podpisana w lipcu 2017 zostanie ujęta w księdze w proporcjonalnej wartości dla 6 miesięcy w 2017 oraz 6 miesięcy w 2018 r. (koszt polisy podzielony przez 12 miesięcy).
W przypadku metody kasowej, koszty ubezpieczenia majątku zostaną ujęte w momencie wystawienia polisy. Nie ma w tym wypadku konieczności rozbijania kosztów polisy na poszczególne lata podatkowe.
Polisy płatne w ratach
Należy się również zastanowić co w sytuacji, gdy kupujemy ubezpieczenie płatne w kilku ratach. W jaki sposób należałoby ująć taki wydatek w kosztach podatkowych? W tym przypadku decydujące znaczenie będzie miała przyjęta metoda rozliczania kosztów, a nie sposób uregulowania poszczególnych rat. Innymi słowy, w przypadku metody memoriałowej wydatek należy przyporządkować do okresu obowiązywania (lat podatkowych). Natomiast w przypadku metody kasowej (uproszczonej) polisę można ująć w kosztach w dacie wystawienia dokumentu.
