Aktualnie bardzo wiele podmiotów jako formę organizacyjno-prawną prowadzenia działalności gospodarczej wybiera spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Dodatkowo coraz więcej osób decyduje się zostać wspólnikami spółki z o.o., a to ze względu na ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania spółki, na co wskazuje już sama jej nazwa. Pojawia się zatem pytanie, czy jest możliwe udostępnienie dokumentów spółki oraz informacji każdemu wspólnikowi?
Co do zasady w myśl przepisów Kodeksu spółek handlowych każdy wspólnik spółki posiada prawo kontroli, które pozwala mu na to, aby sam lub wspólnie z upoważnioną osobą mógł w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu.
Prawo indywidualnej kontroli wspólnika w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Przykład 1.
Pan Jakub posiada 2% udziałów w spółce ABCD sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Pozostali wspólnicy zapewniali go, że te udziały nie przyznają mu prawa dostępu do dokumentów spółki i informacji jej dotyczących. Nie jest to prawdą, gdyż nawet 2% udziałów przyznaje panu Jakubowi takie prawo.
Przepisy przyznają możliwość wykonywania prawa kontroli przez wspólnika wraz z upoważnioną przez niego osobą. Może nią być m.in prawnik, pełnomocnik, biegły rewident.
Wspólnik w ramach prawa indywidualnej kontroli może:
przeglądać księgi i dokumenty spółki;
sporządzić bilans spółki dla swego użytku;
zwrócić się do zarządu z żądaniem złożenia wyjaśnień w interesujących go kwestiach dotyczących działalności spółki.
W jaki sposób wspólnik może realizować prawo indywidualnej kontroli w spółce z o.o.?
Aby uzyskać dostęp do żądanych dokumentów lub informacji, najlepiej zwrócić się z pisemnym wnioskiem do zarządu spółki. Można go złożyć bezpośrednio w siedzibie spółki albo wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Takie postępowanie jest istotne dla celów dowodowych, w sytuacji gdyby doszło do odmowy realizacji przez wspólnika prawa indywidualnej kontroli, a w perspektywie postępowania sądowego w przedmiocie zobowiązania zarządu do udostępnienia wnioskowanych dokumentów lub informacji.
Ważne, aby pamiętać, że zarząd spółki nie może dowolnie ograniczać zakresu dokumentów czy informacji udostępnianych wspólnikowi wykonującemu prawo kontroli, chyba że istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.
Najczęściej odmowa wspólnikowi prawa realizacji indywidualnej kontroli w spółce będzie; wynikiem:
wykorzystywania pozycji członka zarządu względem mniejszościowego wspólnika;
nieuzasadnionego umniejszania praw wspólnika mniejszościowego;
konfliktu pomiędzy zarządem a wspólnikiem;
konfliktu pomiędzy wspólnikami;
obawą zarządu przed odmową udzielenia mu absolutorium.
Przykład 2.
Pan Jan jest wspólnikiem w spółce ABCD sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Spółka zajmuje się sprzedażą materiałów budowlanych. W przeszłości pan Jan prowadził podobną działalność, ale ze względu na brak rentowności zdecydował się ją zamknąć. Wystąpił do zarządu spółki o udostępnienie mu ksiąg rachunkowych. Zarząd odmówił mu tego prawa, uzasadniając to tym, że w przeszłości pan Jan prowadził działalność konkurencyjną. W takim wypadku może on żądać rozstrzygnięcia tej kwestii przez pozostałych wspólników w formie uchwały. Jeśli nie zostanie ona podjęta lub wspólnicy podtrzymują decyzję zarządu, do oceny sądu należeć będzie, czy argumentacja zarządu jest uzasadniona, ale przede wszystkim, czy zarząd spółki na podstawie oferowanych dowodów będzie umiał obronić takie stanowisko przed sądem.
Udostępnienie dokumentów spółki z o.o. wspólnikowi - ograniczenie
Wskazać należy, że przepisy prawa przewidują ograniczenie w dostępie do dokumentów spółki i informacji przez wspólnika. Ma to miejsce wówczas, kiedy istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę. Wówczas zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki.
Przykładowo odmowę dostępu do dokumentów spółki i informacji uzasadniać może wykorzystanie uzyskanych danych do prowadzenia działalności konkurencyjnej.
Nie stanowi podstawy do odmowy udostępnienia dokumentów spółki wyłącznie spór wspólników, jak też odmowa udostępnienia dokumentów nie może nastąpić z powołaniem się przez zarząd spółki na konieczność udowodnienia przez wspólnika chcącego skorzystać z prawa indywidualnej kontroli, że skorzystanie przez niego z tego prawa nie zostanie wykorzystane w celach sprzecznych z interesem spółki.
Odmowa zarządu co do udostępnienia dokumentów i informacji – co dalej?
Odmowa udostępnienia żądanych przez wspólnika dokumentów czy udzielenia informacji przez zarząd nie przesądza jeszcze o tym, że wspólnik ich nie otrzyma. Jeśli zarząd odmawia mu wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, może on żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Powinna być ona powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania.
Jeśli uchwałą wspólników odmówiono udostępnienia wspólnikowi dokumentów lub informacji dotyczących spółki albo w terminie jednego miesiąca od zgłoszenia takiego żądania uchwała nie została powzięta, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu miesięcznego terminu do jej powzięcia wspólnik może wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki.
Przykład 3.
Pan Jan otrzymał 27 lipca 2021 roku zawiadomienie o uchwale wspólników odmawiającej mu prawa wglądu w dokumenty księgowe spółki. W takiej sytuacji do 4 sierpnia 2021 roku musi on wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o udostępnienie żądanych dokumentów spółki przez członków jej zarządu.
Przykład 4.
Pani Teresa 17 sierpnia 2021 roku zwróciła się do wspólników o podjęcie uchwały o udostępnieniu jej informacji dotyczących sytuacji finansowej spółki. Wspólnicy pozostali bierni i nie podjęli uchwały do 17 września 2021 roku. W tej sytuacji do 24 września 2021 roku pani Teresa będzie mogła wystąpić do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu o udzielenie jej żądanych informacji.
Wniosek do sądu o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub dokumentów
Wniosek do sądu o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub dokumentów podlega opłacie sądowej w wysokości 300 zł.
Powinien on spełniać wymagania przewidziane dla pisma procesowego, tj. zawierać:
oznaczenie sądu, do którego jest skierowane – właściwego sądu rejestrowego;
imiona i nazwiska lub nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników – dane wnioskodawcy, dane spółki i reprezentujących ją osób;
oznaczenie rodzaju pisma – wniosek o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki;
osnowę wniosku lub oświadczenia – żądanie zobowiązania przez sąd zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki;
wskazanie faktów, na których strona opiera swój wniosek, wskazanie oświadczeń, oraz wskazanie dowodu na wykazanie każdego z tych faktów – przedstawienie okoliczności, które legły u podstaw zgłoszenia wniosku co do skorzystania z prawa indywidualnej kontroli, wskazania stanowiska zarządu, przedstawienia dowodów na poparcie swojego wniosku;
podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika;
wymienienie załączników – dowodów załączonych do wniosku, odpisów wniosku, pełnomocnictwa
We wniosku należy oznaczyć miejsce zamieszkania lub siedziby i adresy stron albo, w przypadku gdy strona jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adres do korespondencji wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, miejsce zamieszkania lub siedziby i adresy przedstawicieli ustawowych i pełnomocników stron, numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) wnioskodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania bądź posiada go, nie mając takiego obowiązku, lub numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku – numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP wnioskodawcy niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania.
Jak wskazuje się w orzecznictwie i doktrynie, sformułowanie wniosku wspólnika złożonego do sądu rejestrowego powinno zawierać listę pytań oraz dokumentów, których udostępnienia wspólnik żąda, tak aby sąd, uwzględniając wniosek wspólnika, mógł w postanowieniu precyzyjnie określić zobowiązanie spółki, a także dlatego, aby postanowienie to nadawało się do egzekucji. Sąd jest przy tym związany zakresem określonym we wniosku wspólnika.
Wspólnik, zanim złoży wniosek do sądu rejestrowego, jest zobligowany do wyczerpania procedury wewnątrz spółki, czyli wystąpienia o powzięcie uchwały przez wspólników w przedmiocie udostępnienia mu żądanych informacji czy dokumentów. Pominięcie tego elementu skutkować będzie tym, że sąd w sytuacji, gdy procedura ta nie została wyczerpana, nie będzie miał żadnych materialnych przesłanek do oceny zasadności wniosku.
Przykład 5.
Pani Janina zwróciła się do spółki o udostępnienie jej dokumentów księgowych spółki za rok 2020. Zarząd jej tego odmówił, dlatego pani Janina wystąpiła z wnioskiem do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu spółki do udostępnienia jej żądanych dokumentów księgowych. W takim wypadku wniosek nie zostanie uwzględniony, gdyż nie została przeprowadzona cała procedura uregulowana w art. 212 Kodeksu spółek handlowych. Pani Janina powinna najpierw zwrócić się o powzięcie uchwały przez wspólników, a jeśli uchwała nie zostałaby podjęta lub w uchwale odmówiono jej udostępnienia żądanych dokumentów, wówczas powinna dopiero wystąpić do sądu rejestrowego przy zachowaniu przewidzianych do tego terminów.
Po wpływie wniosku i zweryfikowaniu go pod kątem spełnienia wymagań formalnych o żądaniu wspólnika najczęściej rozstrzyga referendarz sądowy, wydając postanowienie uwzględniające wniosek, oddalające wniosek albo odrzucające wniosek niespełniający przesłanek formalnych. Na orzeczenie referendarza sądowego przysługuje skarga. Po jej wpłynięciu sprawę rozpatruje sędzia jako sąd I Instancji, zaś na wydane orzeczenie przysługuje apelacja do sądu II Instancji. Dlatego postępowanie sądowe jest czasochłonne, ale czasem stanowi jedyną formę uzyskania żądanych dokumentów lub informacji przez wspólnika.
Wyłączenia wykonywania prawa indywidualnej kontroli w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Wspomnieć należy o wyjątkach, kiedy prawo indywidualnej kontroli wspólnika zostaje wyłączone. Można je wyłączyć lub ograniczyć w przypadku spółek z o.o., w których powołano radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, przy jednoczesnym wyłączeniu lub ograniczeniu w umowie spółki prawa indywidualnej kontroli wspólników. W takim wypadku wspólnik bez względu na liczbę udziałów w spółce nie będzie miał prawa do dostępu do dokumentów spółki lub ten dostęp będzie w jakimś zakresie ograniczony.
