Poradnik Przedsiębiorcy

Udostępnienie samochodu służbowego w czasie urlopu - jak rozliczyć?

Pracodawcy zatrudniając pracowników w celu należytego wykonywania przez nich obowiązków służbowych, udostępniają im samochody. Udostępnienie samochodu służbowego pracownikom może mieć miejsce również w czasie trwania urlopu. Pracownicy korzystając z służbowych samochodów w trakcie urlopu, nie wykonują żadnych czynności na rzecz pracodawcy.

Czym jest przychód?

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej jako ustawa o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 cyt. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Czy stosunek służbowy jest źródłem przychodu?

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 cyt. ustawy o PIT, odrębnym źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Jak wynika natomiast z treści art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze, bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jak wygląda rozliczenie stosunku pracy przez pracodawcę?

Zgodnie z treścią art. 31 ustawy o PIT, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej zakładami pracy, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku, zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Czy możliwe jest udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi do celów prywatnych?

W świetle przytoczonych powyżej przepisów nie budzi wątpliwości, że udostępnienie samochodu służbowego przez pracodawcę do celów prywatnych pracowników, będzie skutkowało dla nich powstaniem przychodu podatkowego z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Przychód, który powstanie po stronie pracowników Spółki należy zakwalifikować do źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, tj. do przychodów ze stosunku pracy.

Stosownie do art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia, przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, ustala się w wysokości:

  • 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,

  • 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych, w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a (art. 12 ust. 2b ww. ustawy).

Jednocześnie, art. 12 ust. 3 powoływanej ustawy wskazuje, że wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych, ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b.

Przykład 1.

Podatnik udostępnił pracownikowi samochód służbowy w trakcie dwutygodniowego urlopu. Udostępnienie samochodu służbowego trwało dwa tygodnie, po tym czasie pracownik wrócił z urlopu i zwrócił samochód. Udostępniony samochód miał pojemność silnika powyżej 1600 cm3. Jak należy wyliczyć dochód pracownika?

W przedmiotowym przykładzie pracownik uzyska kwotę dochodu w wysokości:

14/30 x 450 zł = 210 zł

Jak rozliczyć koszty udostępnionego paliwa?

Pracodawca, poprzez udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi, może również pokryć wydatki związane z zakupem paliwa.

Przykład 2.

Podatnik udostępnił pracownikowi samochód służbowy w trakcie dwutygodniowego urlopu. Pracodawca udostępnił samochód zatankowany, a także zobowiązał się, iż zwróci koszty paliwa zużytego podczas urlopu przez pracownika. Udostępnienie samochodu służbowego trwało dwa tygodnie, po tym czasie pracownik wrócił z urlopu i zwrócił samochód. Udostępniony samochód miał pojemność silnika powyżej 1600 cm3

W tej sytuacji, pracodawca zdecydował się dodatkowo pokrywać wydatki na zakup paliwa, które będzie następnie zużyte na cele inne niż służbowe, wówczas nieodpłatne świadczenie pracodawcy, wyrażone poprzez udostępnienie samochodu służbowego wraz z zakupionym paliwem i wykorzystanie go w celach prywatnych przez pracownika, jest odrębnym świadczeniem stanowiącym opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy, którego wartość należy ustalić w oparciu o art. 12 ust. 3 ww. ustawy, tj. według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b tej ustawy.

Tym samym – oprócz zryczałtowanej kwoty przychodu z nieodpłatnych świadczeń, z tytułu wykorzystywania samochodów do celów prywatnych (wynikającej z ww. art. 12 ust. 2a ustawy o PIT) – pracodawca winien do przychodów pracowników ze stosunku pracy, doliczać dodatkowy przychód z nieodpłatnych świadczeń, z tytułu zużywania w trakcie jazd prywatnych nabytego przez spółkę paliwa.

Reasumując, wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, określona w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, nie obejmuje kosztów paliwa.

Powyższe stanowisko jest aprobowane przez organy podatkowe. Należy podkreślić, iż sądy administracyjne mają odmienne zdanie. Sądy uważają, iż wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, o której mowa w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, obejmuje wszelkie opłaty wynikające z tego tytułu, w tym również koszty paliwa (sygn. III SA/Wa 518/17), wyrok WSA w Opolu z dnia 8 lutego 2018 r., (sygn. I SA/Op 10/18) oraz z dnia 8 listopada 2017 r., (sygn. I SA/Op 327/17).