Poradnik Przedsiębiorcy

Podróż służbowa pracownika - rozliczenie należności

Podróż służbowa to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, poza miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika. Owo polecenie pracodawcy najczęściej wydają na piśmie, co nie jest wymagane, ale może zapobiec ewentualnym niedomówieniom.

Na poleceniu powinna znaleźć się adnotacja o terminie podróży służbowej (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejscach rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej celu, środku transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadaniu tego wyjazdu, kwocie zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokości i kwocie diet oraz ryczałtów, a także o innych wydatkach zatwierdzonych przez pracodawcę.

Poniżej opisujemy bardziej szczegółowo niektóre z punktów polecenia, które dotyczą należności za krajową podróż służbową. Do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, związanych z podróżą służbową w kraju stosuje się rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.

Diety w podróży służbowej

Dieta to kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową na terenie kraju w ramach wykonywanej pracy.

Wysokość diety krajowej w podróży służbowej

Od marca 2013 r. kwota diety to 30 zł.

Czas jej trwania oblicza się od rozpoczęcia, czyli wyjazdu w podróż służbową do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej. I tak, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

  • od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

W przypadku jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kiedy dieta nie przysługuje?

  • gdy pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki (natomiast jeśli są dwa, pracownikowi przysługuje pełna dieta),

  • a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Podróż służbowa a nocleg

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi:

  • w faktycznie poniesionej wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą (jeśli nie przedłoży się rachunku ani faktury pracownik otrzymuje ryczałt);

  • lub w formie ryczałtu, czyli 150% diety – 45 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Warto zauważyć, że prawo do ryczałtu za nocleg ma także pracownik, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.

Podróż służbowa a dojazd

Wybór środka transportu

To pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej. Do wyboru ma:

  • pociąg (I lub II klasa),

  • samochód,

  • statek,

  • autobus, lub

  • samolot (I lub II klasa),

Ponadto pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.); w takim przypadku ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu (należność wypłacana jest w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu):

  • samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł;
  • samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
  • motocykl – 0,2302 zł;
  • motorower – 0,1382 zł.

Wysokość należności za dojazd

Zwrot kosztów dojazdu następuje w dwojakiej postaci:

  • faktycznie poniesionej wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą,

  • lub w formie ryczałtu (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką), czyli 20% diety – 6,00 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.

  • Ponadto pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w dniu wolnym od pracy, do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem, jeśli w podróży służbowej jest minimum 10 dni, ale tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca.

Kiedy należność za dojazd nie przysługuje?

  • gdy pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu;

  • gdy pracownik odbywa podróż samochodem służbowym (chyba, że w czasie podróży pracownik z własnej kieszeni będzie musiał kupić paliwo, wówczas zostaną mu zwrócone pieniądze przeznaczone na ten wydatek); przy czym gdy, mimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik korzystał ze środków komunikacji miejskiej, wówczas pracodawca musi wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki przedstawione na podstawie np. biletów;

  • gdy pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu.

Pozostałe należności za krajową podróż służbową

Jakie inne należności przysługują pracownikom?

Oprócz wyżej wymienionych, pracownikom przysługuje zwrot kosztów poniesionych w związku z opłatami za:

  • parkingi,

  • bilety wstępu na targi,

  • udział w konferencjach,

  • korzystanie z łącza internetowego,

  • przejazdy autostradą,

  • wynajem samochodu,

  • zakup materiałów szkoleniowych itp.

Wysokość innych należności

W związku z tym, że wydatki takie nie są limitowane, przysługuje od nich zwrot w wysokości faktycznie poniesionej, jednak pod warunkiem, że dany wydatek jest zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany oraz zaakceptowany przez pracodawcę.

Zaliczki w podróży służbowej

Czasem pracownik, po przedłożeniu odpowiedniego wniosku, otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. W takiej sytuacji po powrocie, w ciągu 14 dni jest on zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki, przedstawiając szczegółowe zestawienie wydatków.

Sprawa należności za krajowe podróże służbowe powinna być uregulowana tak, by żadna z zainteresowanych stron – ani pracodawca, ani pracownik – nie miała co do nich żadnych wątpliwości ani dodatkowych roszczeń. Pracodawca powinien zadbać o uczciwe rozliczenie się z pracownikiem z poniesionych przez niego kosztów podczas podróży służbowej. Natomiast pracownik, by pracodawca mógł dokonać rzetelnego rozliczenia, musi przedstawić mu właściwe udokumentowanie tych kosztów (wyjątkiem są tu należności wypłacane w postaci ryczałtu, wydatki w tej sytuacji nie wymagają udokumentowania).