Jednym z fundamentów każdego biznesu jest ochrona informacji poufnych. Mowa tu o informacjach handlowych, finansowych, planach i strategiach rozwoju firmy, bazach danych klientów czy też informacjach o produktach i usługach. Wypracowany przez przedsiębiorcę know-how pozwala mu na utrzymanie określonej pozycji na rynku i nierzadko przesądza o jego przewadze względem konkurencji. Dlatego w praktyce bardzo często zawierane są umowy o zachowaniu poufności (tzw. non-disclosure agreement – NDA). Umowy tego rodzaju mają na celu uszczegółowienie wzajemnych obowiązków w kontekście przekazywania informacji poufnych. Sprawdźmy zatem co powinna zawierać umowa NDA!
Kiedy i dlaczego ujawnia się informacje poufne?
Mimo że informacje poufne stanowią wartość niemalże każdego przedsiębiorstwa, bardzo często z różnych względów muszą zostać ujawnione określonym podmiotom. W szczególności dostęp do takich informacji może mieć pewna grupa pracowników bądź osób zatrudnionych na podstawie umów cywilonoprawnych (umowa-zlecenie bądź umowa o dzieło). Osoby te wykorzystują informacje poufne np. w celu prowadzenia prac badawczo-rozwojowych nad nowymi technologiami czy też realizacji usług na rzecz partnerów handlowych.
Co również istotne, w aktualnie obowiązujących realiach rynkowych firmy podejmują różnego rodzaju wspólne przedsięwzięcia. Bardzo popularną formą inwestycji stają się konsorcja zawiązywane na potrzeby konkretnego projektu, a także stałe umowy o współpracy. Wykorzystując wspólny potencjał, partnerzy handlowi mogą uzyskać obopólne korzyści, niemniej często zobowiązani są ujawnić sobie nawzajem informacje poufne – stąd niezwykle istotna pozostaje kwestia zawarcia przemyślanej umowy o zachowaniu poufności.
Co należy zawrzeć w NDA?
Oczywiście, nie sposób wskazać jednego uniwersalnego wzorca umowy NDA. Jej treść może bowiem zależeć od podmiotu, z którym jest zawierana (a więc czy jest to pracownik, współpracownik czy całkowicie zewnętrzna firma, czasem również prowadząca konkurencyjną działalność), a także od wymagań konkretnego projektu.
Wydaje się jednak, że w każdej dobrze sporządzonej umowie o zachowaniu poufności warto zawrzeć poniższe postanowienia.
Preambuła – czy jest potrzebna?
Umowa NDA powinna określać kontekst sporządzenia umowy, który opisuje się w preambule. Strony mogą w szczególności wskazać w tym miejscu projekt, w związku z którym zawierana jest NDA. Co istotne, preambuła w razie sporu czy wątpliwości interpretacyjnych może stanowić wskazówkę np. co do intencji stron odnośnie do zakresu ochrony informacji poufnych.
Która strona umowy jest zobowiązana do zachowania poufności?
Zdarza się, że z uwagi na charakter prowadzonego projektu wyłącznie jedna strona przekazuje informacje poufne drugiej stronie (tak może się zdarzyć przykładowo w przypadku umowy na wykonanie określonej usługi w systemie informatycznym klienta czy też w relacji pracodawca–pracownik). Nie ma wówczas potrzeby, aby obie strony były zobowiązane do zachowania poufności. Umowa powinna zatem rozstrzygnąć, czy obowiązek zachowania poufności dotyczy tylko jednej, czy też obydwu stron stosunku prawnego.
Jak zdefiniować informacje poufne?
Zwykle informacje poufne definiowane są przez pryzmat definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, zawartej w art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UZNK). Tajemnica przedsiębiorstwa została tam zdefiniowana jako „informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.
W razie potrzeby strony mogą również rozszerzyć definicję poufności w umowie NDA, obejmując jej zakresem także takie informacje, które nie spełniają jednej z wyżej wymienionych przesłanek z UZNK. Niezależnie od przyjętej definicji zakres informacji poufnych powinien zostać możliwie precyzyjnie określony w umowie – tak, aby osoba zobowiązana bez żadnych wątpliwości wiedziała, jakie informacje są objęte tajemnicą.
Jak oznaczyć informacje poufne?
Zdarza się, że strony uzależniają uznanie danej informacji jako poufnej od jej przekazania drugiej stronie z zastrzeżeniem, że stanowi ona informację poufną (np. „uwaga – informacje poufne”). Ochrona informacji – często w praktyce przekazywanych sukcesywnie – zależy wówczas od każdorazowego zastrzeżenia, że materiał czy e-mail zawiera informacje poufne. Ponieważ strony muszą wówczas pamiętać o każdorazowym zastrzeganiu poufności, takie rozwiązanie może okazać się w praktyce trudne do zastosowania, szczególnie przy długotrwałej współpracy. Z tego względu zwykle najkorzystniejsze dla stron okazuje się poniższe rozwiązanie:
„Jeśli przekazane przez stronę ujawniającą informacje spełniają określone w niniejszej umowie przesłanki Informacji Poufnej, strona otrzymującą zobowiązana jest do zachowania w poufności takich informacji, choćby ich przekazanie nastąpiło bez zastrzeżenia »Informacje Poufne«”.
Czy obowiązek zachowania poufności jest bezwarunkowy?
Umowa NDA powinna wskazywać, w jakich okolicznościach informacja nie będzie objęta obowiązkiem zachowania poufności, pomimo formalnego ziszczenia się wszystkich przesłanek ochrony informacji poufnych. Zwykle strony w tym zakresie wskazują, że obowiązek zachowania poufności nie obejmuje sytuacji, gdy strona ujawniająca wyraziła zgodę na piśmie (najlepiej pod rygorem nieważności), aby strona otrzymująca ujawniła daną informację.
Katalog wyłączeń może obejmować także przypadki, w których strona otrzymująca zostanie zobowiązana przez organ władzy publicznej na podstawie przepisów prawa do ujawnienia informacji poufnej dotyczącej drugiej strony. Tego rodzaju sytuacja może mieć miejsce np. w przypadku prowadzonego postępowania karnego.
Komu można przekazać informację poufną?
Zwykle umowy NDA uprawniają stronę otrzymującą do przekazania informacji poufnych swoim pracownikom. Tak skonstruowana klauzula pomija jednak bardzo istotną grupę osób, a mianowicie współpracowników strony otrzymującej zatrudnionych na podstawie innych umów niż umowa o pracę. Dlatego też umowa NDA powinna zawierać upoważnienie do przekazania informacji poufnych na potrzeby współpracy również takim osobom. Kluczowe jednak jest wskazanie, że jakiekolwiek przekazanie informacji musi mieć bezpośredni związek ze współpracą stron.
Dla zapewnienia bezpieczeństwa informacji poufnych przekazywanym pracownikom i współpracownikom strony mogą uregulować dodatkowe obowiązki w tym zakresie. W praktyce spotykane są klauzule nakładające obowiązek maksymalnego ograniczenia kręgu osób, którym przekazywane są informacje poufne, sposobu ich przechowywania, obowiązku stosowania dodatkowych haseł dostępu czy też dodatkowego poinformowania takich osób o charakterze tych informacji i ich zobowiązaniu na piśmie do zachowania poufności.
Na jaki okres zawrzeć umowę NDA?
O ile informacje chronione na podstawie przepisów prawa, tj. przykładowo UZNK, mają charakter nieograniczony w czasie, o tyle w umowie NDA warto sprecyzować, jak długo strony będą związane przyjętymi obowiązkami. W tym zakresie obserwuje się różne praktyki. Strony mogą:
- uzależnić czas trwania umowy NDA od czasu trwania umowy o współpracy,
- zawrzeć umowę na czas nieoznaczony ze wskazaniem okresu wypowiedzenia lub
- zawrzeć umowę na czas oznaczony.
Należy jednak pamiętać, że w przypadku decyzji o zawarciu umowy na czas nieoznaczony istnieje ryzyko, że druga strona wypowie taką umowę w każdym czasie, co często okazuje się dla strony ujawniającej bardzo niekorzystne. Obowiązki wynikające z umowy NDA wówczas z dnia na dzień ustają, o ile strony nie zastrzegły jej odpowiednio długiego okresu wypowiedzenia.
Również w umowie z pracownikiem możliwe jest dowolne uregulowanie okresu trwania obowiązku zachowania poufności. Na gruncie przepisów obowiązujących do 4 września 2018 r. obowiązek zachowania przez pracownika tajemnicy przedsiębiorstwa obejmował czas trwania stosunku pracy oraz 3 lata od jego zakończenia. Z kolei z chwilą wejścia w życie przepisów nowelizujących art. 11 UZNK, które stanowiły implementację dyrektywy UE nr 2016/943, również maksymalne 3-letnie ograniczenie względem pracownika zostało całkowicie zniesione.
Umowa NDA a kary umowne
Jednym z istotniejszych elementów umów NDA są postanowienia dotyczące kar umownych. Ułatwiają one znacznie dochodzenie odpowiedzialności za naruszenie poufności. Zastrzeżenie kary umownej zwalnia bowiem z obowiązku wykazywania jakiejkolwiek szkody w ujawnieniu informacji poufnej czy też związku przyczynowego kluczowych dla dochodzenia roszczeń z tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej. Co więcej, kara umowna przysługuje niezależnie od tego, czy strona ujawniająca poniosła jakąkolwiek szkodę na skutek bezprawnego wykorzystania lub ujawnienia informacji.
Przykładowa klauzula dotycząca kar umownych mogłaby w umowie brzmieć następująco:
„Strona otrzymująca zapłaci stronie ujawniającej karę umowną w wysokości 50 000 zł za każdy przypadek ujawnienia lub wykorzystania Informacji Poufnych wbrew postanowieniom w niniejszej Umowie”.
Dodatkowo strony mogą w umowie NDA zastrzec uprawnienie do dochodzenia odszkodowania ponad zastrzeżone kary umowne, jeśli wyrządzona szkoda przewyższy wartość nałożonych kar umownych.
Warto w tym miejscu wskazać, że jakkolwiek w relacjach handlowych stosowanie kar umownych jest w pełni dozwolone, ich stosowanie w umowach z pracownikami rodzi poważne wątpliwości i może zostać skutecznie zakwestionowane.
Czy warto zawierać umowy NDA, skoro ochrona wynika z przepisów prawa?
Podsumowując powyższe rozważania, należy jedynie wskazać, że – niezależnie od ochrony wynikającej z przepisów prawa – niewątpliwie warto zawierać umowy NDA.
Samo wystąpienie z inicjatywą zawarcia umowy NDA ma walor informacyjny. Strony bowiem zwracają uwagę na konieczność ochrony przekazywanych informacji. Co również istotne, zasada swobody kontraktowania pozwala rozszerzyć ochronę informacji poufnych przewidzianą w przepisach prawa, wzmacniając tym samym ochronę interesów strony ujawniającej. Na koniec zaś warto ponownie podkreślić, że w umowie NDA strony mogą znacząco uprościć system dochodzenia odpowiedzialności za naruszenie obowiązków przewidzianych umową, zastrzegając m.in. karę umowną, a także inne szczególne zasady postępowania z informacjami poufnymi, co przemawia za stosowaniem umów NDA w obrocie gospodarczym.
