Prowadzenie działalności gospodarczej i zatrudnianie pracowników wiąże się z ryzykiem wypadków przy pracy. Pracownik, który uległ w pracy wypadkowi, ma prawo do rekompensaty kosztów wywołanych uszkodzeniem ciała lub rozstrojem zdrowia. Wyjaśniamy, czy wydatki związane z wypadkiem pracownika i jego powypadkową rehabilitacją podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej pracodawcy.
Wypadek przy pracy a obowiązki pracodawcy
Każdy pracodawca ponosi szeroko rozumiane ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej, jest odpowiedzialny za organizację procesu pracy i swoich pracowników. W razie, gdy pracownik ulegnie wypadkowi przy pracy, pracodawca w związku z art. 444 ust. 1 ustawy Kodeks cywilny jest zobowiązany do rekompensaty kosztów wywołanych uszkodzeniem ciała lub rozstrojem zdrowia pracownika. Taki obowiązek ciąży na pracodawcy nawet wówczas, gdy dopełnił on wszelkich czynności służących zachowaniu bezpiecznych warunków pracy. Obowiązek kompensaty kosztów obejmuje wszelkie koszty wywołane uszkodzeniem ciała i rozstrojem zdrowia, tj. wszelkie niezbędne i celowe wydatki, bez względu na to, czy podjęte działania przyniosły poprawę zdrowia.
„W razie uszkodzenia ciała lub wywołania rozstroju zdrowia naprawienie szkody obejmuje wszelkie wynikłe z tego powodu koszty. Na żądanie poszkodowanego zobowiązany do naprawienia szkody powinien wyłożyć z góry sumę potrzebną na koszty leczenia, a jeżeli poszkodowany stał się inwalidą, także sumę potrzebną na koszty przygotowania do innego zawodu”.
Dodatkowo w związku z art. 444 ust. 2 ustawy kc, jeżeli poszkodowany utracił całkowicie lub częściowo zdolność do pracy zarobkowej albo jeżeli zwiększyły się jego potrzeby lub zmniejszyły widoki powodzenia na przyszłość, może on żądać od zobowiązanego do naprawienia szkody odpowiedniej renty. Jeżeli w chwili wydania wyroku szkody nie da się dokładnie ustalić, poszkodowanemu może być przyznana renta tymczasowa (z art. 444 ust. 3 ustawy kc).
Wypadek przy pracy a odpowiedzialność cywilna pracodawcy
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1/art. 16 ust. 1.
Przepis art. 23 ust. 1 ustawy o PIT/art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie zawiera wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów zwrotu kosztów leczenia w związku z wypadkiem w pracy pracowników czy wydatków na powypadkową rehabilitację pracowników, dokonywanych na rzecz poszkodowanych pracowników, do których zobligowany jest pracodawca na mocy art. 444 ust. 2 ustawy kc. Ponoszenie przez pracodawcę tego typu wydatków wynika zatem z przepisów prawa cywilnego i jest nierozłącznie związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę zatrudniającego pracowników, działalnością ukierunkowaną na osiąganie przychodów. Oznacza to, że wydatki na leczenie pracowników w związku z wypadkiem w pracy czy ich powypadkową rehabilitację, jako wydatki związane z zatrudnieniem pracowników, są pośrednio związane z przychodami osiąganymi w ramach prowadzonej działalności przez pracodawcę. Wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT/art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w działalności gospodarczej przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników. Dokonując kwalifikacji wydatków związanych z powypadkowym leczeniem pracownika i jego dalszą rehabilitacją, podatnik będący pracodawcą powinien jednak zwrócić uwagę na okoliczności i przyczyny wypadku, który miał miejsce. Jeżeli bowiem pracodawca nie dopełniłby czynności służących zachowaniu bezpiecznych warunków pracy i ponosiłby winę za wypadek pracownika, wydatków na leczenie i rehabilitację pracownika w związku z wypadkiem w pracy z winy pracodawcy nie należy kwalifikować jako kosztów uzyskania przychodów.
Przykład 1.
Pan Rafał prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie profesjonalnego sprzątania biur i rozlicza się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W ramach prowadzonej firmy mężczyzna zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Podczas wykonywania prac sprzątania biura jedna z pracownic uległa wypadkowi – poślizgnęła się i złamała nogę. Pan Rafał jako pracodawca dopełnił wszelkich czynności służących zachowaniu bezpiecznych warunków pracy i nie ponosi winy za wypadek pracownicy, jednak z uwagi na konieczną rehabilitację po złamaniu nogi na podstawie art. 444 ust. w ustawy kc przedsiębiorca ma obowiązek pokryć koszty związane z rehabilitacją pracownicy. Czy wydatki na rehabilitację powypadkową pracownika mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej prowadzonej przez pana Rafała?
Sfinansowanie kosztów powypadkowej rehabilitacji pracownika przez pracodawcę nieponoszącego winy za wypadek pracownika, który miał miejsce w pracy, będące zobowiązaniem pracodawcy na mocy art. 444 ust. w ustawy kc, spełnia definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki poniesione przez pana Rafała na koszty rehabilitacji pracownika w związku z wypadkiem w pracy stanowią koszty podatkowe w działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę.
Zwróćmy jeszcze uwagę na zapisy zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT/art. 16 ust. 1 pkt 16 ustawy o CIT – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowej składki ubezpieczeniowej w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy. Ustawa o ubezpieczeniach społecznych z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych przewiduje bowiem jednorazowe odszkodowanie dla pracownika, który na skutek wypadku przy pracy doznał stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu, lub członków rodziny pracownika, jeśli pracownik na skutek wypadku przy pracy poniósł śmierć. Przepis ten nie ma jednak zastosowania w przypadku omawianego zwrotu kosztów leczenia w związku z wypadkiem w pracy pracownika czy wydatków na powypadkową rehabilitację pracownika.
Wydatki związane z wypadkiem pracownika w kosztach podatkowych – interpretacja indywidualna
Możliwość zaliczenia wydatków związanych z wypadkiem pracownika do kosztów uzyskania przychodów została potwierdzona w interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.318.2022.4.PK) z 17 marca 2023 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Spółka jest pracodawcą w rozumieniu przepisów ustawy Kodeks pracy. Specyfika prowadzonej działalności gospodarczej niesie ryzyko występowania wypadków przy pracy, w związku z czym na spółce spoczywa wiele obowiązków o charakterze proceduralno–organizacyjnym. Między innym spółka zobowiązana jest na podstawie art. 444 ust. 1 ustawy kc do rekompensaty kosztów wywołanych uszkodzeniem ciała lub rozstrojem zdrowia pracownika, w związku z czym spółka zwraca poszkodowanemu w wyniku wypadku przy pracy pracownikowi udokumentowane fakturami i rachunkami koszty leczenia, rehabilitacji, koszty przedmiotów ortopedycznych lub bezpośrednio finansuje te koszty. W 2022 roku pracownik spółki uległ ciężkiemu wypadkowi przy pracy. Pracodawca zwrócił koszty poszkodowanemu pracownikowi oraz bezpośrednio sfinansował turnusy rehabilitacyjne oraz transport medyczny specjalną karetką, gdyż poszkodowany mógł przyjąć wyłącznie pozycję półleżącą. Poszkodowany pracownik nadal nie odzyskał sprawności w poruszaniu się i zwykłych czynnościach życiowych, więc będą konieczne kolejne turnusy rehabilitacyjne.
Pracodawca oraz pracownik zawarli umowę, na mocy której pracodawca zobowiązał się pokryć wszelkie koszty związane z uszkodzeniem ciała i rozstrojem zdrowia. Przy czym wszystkie te wydatki muszą być udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na poszkodowanego bądź spółkę, a zatem nie ma żadnej dowolności w wypłacaniu środków. Poszkodowany zobowiązał się, że nie będzie kierował roszczeń wobec pracodawcy do sądu, lecz będzie dochodził ich polubownie, przedkładając faktury i rachunki pracodawcy. W związku z tym pracownik nie kierował do sądu swych roszczeń.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził stanowisko zaprezentowane przez podatnika, że wydatki ponoszone przez spółkę na zwrot kosztów leczenia pracowników, koszty rehabilitacji oraz zaopatrzenia ortopedycznego – w związku z wypadkami przy pracy pracowników, w rozliczeniu podatku dochodowego od osób prawnych – stanowią koszty uzyskania przychodów, które powinny być rozpoznane w dacie ich poniesienia, stosownie do zapisu art. 15 ust. 1, art. 15 ust. 4d oraz ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
