Wykorzystywanie firmowego majątku do celów prywatnych a podatek VAT

Wykorzystywanie firmowego majątku do celów prywatnych jest sytuacją często spotykaną. Ma to miejsce głównie w przypadku samochodów osobowych czy mieszkania będącego siedzibą firmy. Tego typu składniki majątku przedsiębiorstwa są używane zarówno przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jak i przez pracowników - nie tylko do celów związanych z działalnością gospodarczą. W jaki sposób takie użytkowanie majątku poza przedsiębiorstwem wpływa na kwestie podatku dochodowego? Wyjaśniamy w poniższym artykule!

Czym są środki trwałe?

W celu omówienia tematu amortyzacji składników majątku firmy, które są wykorzystywane także do celów prywatnych, należy zacząć od środków trwałych, a ściślej od ich definicji. O tym, które składniki przedsiębiorca może ująć w ewidencji środków trwałych, mówi ustawa o PIT. Zgodnie z art. 22a w ewidencji środków trwałych można ująć:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2. maszyny, urządzenia i środki transportu,

3. inne przedmioty.

Środki trwałe, które znajdą się w ewidencji, muszą być kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia ich do użytkowania, a dodatkowo:

• przewidywany czas ich użytkowania musi wynosić ponad 12 miesięcy,

• muszą być własnością lub współwłasnością podatnika,

• muszą być nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

• muszą być wykorzystywane na cele związane z działalnością gospodarczą.

Składnik majątku, który został przez przedsiębiorcę zaliczony do środków trwałych, podlega amortyzacji, czyli rozłożeniu w czasie kosztów związanych z jego nabyciem. Amortyzacja naliczana jest od wartości początkowej środka trwałego.

Amortyzacja samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych

Samochody wprowadzone do ewidencji środków trwałych bardzo często użytkowane są prywatnie - zarówno przez przedsiębiorcę, jak i przez pracowników czy zleceniobiorców. Czy wykorzystywanie firmowego majątku do celów prywatnych ma wpływ na amortyzację środka trwałego? Organy podatkowe w interpretacji z 2016 roku przedstawiają opinię, że nie wpływa to na wysokość odpisów amortyzacyjnych. Jeśli samochód jest wykorzystywany głównie do celów związanych z działalnością gospodarczą, a tylko sporadycznie do celów prywatnych, to podatnik ma prawo do odliczania kosztów związanych ze zużyciem się pojazdu.

Opinia taka zawarta jest w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 września 2016 roku (nr 2461-IBPB-1-1.4511.460.2016.1.WRz):

(...) Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że jeżeli przedmiotowy samochód, spełnia definicję środka trwałego (zawartą w art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), to Wnioskodawca może ten samochód wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, prowadzonej działalności gospodarczej, a do kosztów podatkowych może zaliczać odpisy amortyzacyjne dokonywane od jego wartości początkowej, jednakże z uwzględnieniem limitu wskazanego w art. 23 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy. (...) Bez znaczenia na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ww. odpisów amortyzacyjnych pozostaje fakt, że Wnioskodawca będzie sporadycznie wykorzystywał ten samochód do celów prywatnych, bowiem biorąc pod uwagę literalne brzmienie art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawa ta nie wymaga by dany składnik majątku był wykorzystywany wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jako warunek zaliczenia go do środków trwałych i dokonywania odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. (...)

Przytoczona wyżej interpretacja jest bardzo korzystna dla podatnika. W przeszłości jednak organy podatkowe były innego zdania. Powoływały się one na definicję środka trwałego, zgodnie z którą musi on być wykorzystywany jedynie w działalności gospodarczej (lub wynajmowany czy dzierżawiony osobie trzeciej).

Takie zdanie wyrażone zostało w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 30 września 2013 roku (nr IPTPB1/415-472/13-3/KO):
(...) Mając na uwadze powyższe regulacja prawne i przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego, stwierdzić należy, że skoro samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, to nie stanowi tym samym środka trwałego. Zatem Wnioskodawca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od przedmiotowego samochodu. (...)

Podatnik musi mieć na względzie, że w wydawanych interpretacjach podkreślana jest przez organy podatkowe jedna kwestia. Mianowicie każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny pod kątem zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu i to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wykorzystywaniem samochodu a osiągniętym przychodem. Z uwagi na brak jednolitego stanowiska przedsiębiorca powinien pamiętać o możliwości uzyskania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego. Osoba zainteresowana wydaniem takiej interpretacji zobowiązana jest do wypełnienia formularza ORD-IN.

Przykład 1.

Pan Stanisław prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Polega ona na montażu urządzeń przemysłowych. Częstą sytuacją jest dostarczenie urządzeń bezpośrednio do siedziby klienta. Swoje usługi pan Stanisław świadczy na terenie całego kraju. Kupiony przez niego samochód został wprowadzony do środków trwałych, ponieważ został nabyty z myślą o wykorzystywaniu go do celów związanych z działalnością. Samochód jest bardzo pojemny, więc służy panu Stanisławowi przy dostarczaniu towarów i materiałów do klienta. Pojazd jest ponadto sporadycznie wykorzystywany prywatnie (np. podczas przeprowadzki). Zgodnie z przytoczoną interpretacją z 2016 roku tego typu wykorzystywanie samochodu co do zasady nie przeszkadza, aby wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i naliczać odpisy amortyzacyjne. Należy jednak pamiętać, że każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny, dlatego pan Stanisław ma możliwość złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej na formularzu ORD-IN.

Amortyzacja nieruchomości częściowo wykorzystywanych do celów związanych z działalnością

Do środków trwałych przedsiębiorca może zaliczyć również budynki czy lokale. Często zdarza się, że mieszkanie przedsiębiorcy jest wykazane jako miejsce prowadzenia działalności. W przypadku nieruchomości, której tylko część służy celom związanym z działalnością gospodarczą, zasady są jasno określone przez ustawę. Odpisy amortyzacyjne mogą być wówczas naliczane od wartości początkowej nieruchomości, jednak należy ją obliczyć jako stosunek powierzchni wykorzystywanej do celów działalności do ogólnej powierzchni użytkowej.

Przykład 2.

Pan Adam kupił mieszkanie, które służy mu także jako siedziba firmy. Mieszkanie ma 40m2, a na cele prowadzonej działalności przedsiębiorca przeznaczył jeden pokój o powierzchni 20m2. W celu ustalenia wartości początkowej w pierwszym kroku zsumował wszystkie wydatki, jakie musiał ponieść w związku z zakupem (otrzymał on wartość 300 000 zł). Następnie obliczył procentowy udział pokoju w całym mieszkaniu: (20m2/40m2) * 100% = 50%. W związku z tym nieruchomość, którą pan Adam chce ująć w ewidencji środków trwałych, będzie miała wartość początkową 150 000 zł. Od tej wartości początkowej naliczane będą odpisy amortyzacyjne.

Składniki majątku przedsiębiorstwa wykorzystywane do celów prywatnych a korekta kosztów

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodu: wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Jeśli więc przedsiębiorca zdecyduje się ująć w kosztach składnik majątku (nieujęty w środkach trwałych), to powinien on służyć do celów związanych z prowadzeniem działalności. Jeśli bowiem w ewidencji wyposażenia znajdzie się składnik, który będzie przez przedsiębiorcę lub inne osoby wykorzystywany do celów prywatnych, należy dokonać korekty kosztów. Korekta kosztów będzie następstwem wycofania składnika wyposażenia z ewidencji.

Przykład 3.

Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zakupiła laptop, którego wartość wyniosła 3600 zł. Miał być on wykorzystywany w działalności gospodarczej przez okres ok. 10 miesięcy, dlatego też został wprowadzony do ewidencji wyposażenia (ze względu na okres wykorzystania poniżej 1 roku). Po 10 miesiącach pani Anna zdecydowała o wycofaniu laptopa z ewidencji wyposażenia, ponieważ tak jak przewidywała, okazało się, że służył wyłącznie celom prywatnym. Pani Anna, zgodnie z zapisem w ustawie, musi skorygować koszty o wartość laptopa.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że korekta nie będzie dotyczyła każdego składnika wyposażenia, który zostanie wycofany z kartoteki. Jeśli bowiem wartość składnika wynosi mniej niż 3500 zł, to korekta nie musi być sporządzona, pod warunkiem że podatnik wykaże, że poniesiony koszt był racjonalny i gospodarczo uzasadniony, a korzystanie ze składnika miało wpływ na osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenia albo zachowanie źródła przychodu. To do podatnika należy obowiązek wykazania, że dany zakup został dokonany na potrzeby firmowe, a nie prywatne.

Przychód pracownika z tytułu nieodpłatnego korzystania ze składników majątku firmowego

Jeśli pracownik wykorzystuje składnik firmowego majątku do celów prywatnych, powstaje u niego przychód związany z nieodpłatnym świadczeniem. Taka sytuacja może mieć miejsce np. podczas używania telefonu firmowego w celach prywatnych (kiedy pracownik nie zwraca kosztów związanych z tymi rozmowami). Kolejnym przykładem może być użytkowanie firmowego samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.