Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze wiąże się z wykonywaniem konkretnych obowiązków podatkowych. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, dochodzą do tego kolejne zobowiązania. Czy w takiej sytuacji zatrudnienie księgowego jest obligatoryjne?
Obowiązki finansowe przedsiębiorstwa
Każda osoba prowadząca własną firmę musi rozliczać się podatkowo – bez znaczenia jest tutaj wielkość danej działalności, choć niewątpliwie może ona wpływać na wysokość zobowiązania podatkowego. Przedsiębiorca musi pamiętać o terminowym naliczaniu, pobieraniu oraz wpłacaniu zaliczek na podatek dochodowy w ciągu całego roku obrachunkowego (pokrywa się on co do zasady z rokiem kalendarzowym).
Jeśli w danej firmie zatrudniana jest chociażby jedna osoba, dodatkowym obowiązkiem przedsiębiorcy jest poprawne naliczanie jej wynagrodzenia, urlopu wypoczynkowego, ekwiwalentów pieniężnych, nagród, premii, dodatków do pensji oraz odprowadzanie za nią składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy. Oczywiście im większa liczba pracowników, tym szerszy i bardziej czasochłonny staje się obowiązek finansowy zatrudniającego. W efekcie nie zawsze może on samodzielnie sprostać wszystkim tym zadaniom, a przecież nadal musi dbać o interesy swojej firmy.
Czy zatrudnienie księgowego jest obowiązkowe?
Tak naprawdę żadne obecnie obowiązujące przepisy nie nakładają na polskich przedsiębiorców obowiązku zatrudniania księgowego lub zewnętrznej firmy rachunkowej w celu prowadzenia rachunków firmowych. Tym samym osoba prowadząca działalność gospodarczą może samodzielnie wykonywać ciążące na niej obowiązki podatkowe i te, które wynikają z przepisów prawa pracy. Jest to dosyć często spotykane w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, w których nie dochodzi do zatrudniania pracowników. W odniesieniu do większych firm, szczególnie tych prowadzonych w formie spółek prawa handlowego, korzystanie ze wsparcia księgowego okazuje się bezcenne.
Przedsiębiorca ma wybór, w jakiej formie i na jakich zasadach będzie zatrudniał księgowego w firmie. Może to zrobić w ramach całego lub częściowego etatu – konieczne jest wówczas zawarcie stosownej umowy o pracę. Dopuszczalne jest także podpisanie umowy zlecenia, pamiętajmy jednak, że nie może wówczas dojść do powstania stosunku pracy, tj. księgowy nie może wykonywać swoich zadań w taki sposób, jak gdyby był pracownikiem w rozumieniu przepisów prawa pracy. Inną możliwością jest okresowe wynajmowanie księgowego w ramach umów zleceń lub umów o dzieło – np. w okresie rocznego rozliczania podatków firmowych.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą także korzystać z biur rachunkowych, które zatrudniają wyspecjalizowanych księgowych. W tym przypadku przedsiębiorca zawiera umowę z konkretnym biurem, a nie wskazanym księgowym – nie dochodzi wówczas do powstania stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym, lecz pomiędzy przedsiębiorcą a danym biurem (działającym najczęściej w formie spółki). Umowa w tym zakresie powinna bardzo precyzyjnie określać zasady korzystania z pomocy księgowego – jego wynagrodzenie, zakres obowiązków, dyspozycyjność oraz czas realizacji zadań. Umowy współpracy z biurami rachunkowymi mogą być zawierane zarówno na czas określony, jak i nieokreślony.
Kto może być zatrudniony jako księgowy?
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na pomoc biura rachunkowego, wówczas wybór księgowego jest w zasadzie ograniczony – to biuro dostarcza bowiem do firmy wskazaną osobę, przy czym zazwyczaj dopuszczalne jest wybieranie innych pracowników o podobnych kwalifikacjach. W tym zakresie biuro musi zagwarantować, że wyznaczona osoba posiada odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie do obsługi finansowej przedsiębiorstwa.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy prowadzący działalność sam decyduje się na zatrudnienie księgowego, bez względu na to, jaką umowę planuje z nim podpisać. Nie każda osoba, która potrafi stosować w praktyce przepisy prawa podatkowego, może określać się mianem „księgowego”. Aby móc legalnie wykonywać zawód księgowego, należy:
- posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, tj. być osobą pełnoletnią oraz nieubezwłasnowolnioną;
- nie być osobą karaną za określone przestępstwa, głównie o charakterze karno-skarbowym;
- posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
Co ciekawe, w Polsce nie istnieje typowy kierunek studiów wyższych określany mianem „księgowości”. Kandydat do tej profesji może mieć wykształcenie średnie lub wyższe z zakresu finansów, rachunkowości lub zarządzania. Wymóg posiadania odpowiedniego wykształcenia nie jest więc warunkiem niezbędnym do tego, aby wykonywać zawód księgowego.
Zadania księgowego mogą być w niektórych sytuacjach realizowane przez samego przedsiębiorcę lub członków jego najbliższej rodziny. Wystarczające jest, że dana osoba zna się na zadaniach z zakresu prawa finansowego i podatkowego oraz jest w stanie samodzielnie poprawnie pomagać przedsiębiorcy przy wykonywaniu przez niego obowiązków fiskalnych.
Zadania księgowego w firmie
Księgowy, który znajdzie zatrudnienie w danym przedsiębiorstwie, powinien spodziewać się wielu różnych zadań. Obejmują one nie tylko typowe kwestie podatkowe, ale także i różne czynności poboczne. W obecnych czasach dobry księgowy potrafi nie tylko wyliczać należne podatki, ale także i obsługiwać programy finansowe oraz wyszukiwać najkorzystniejsze rozwiązania kasowe dla swojego przełożonego. W tym zakresie warto pomyśleć o tzw. optymalizacji podatkowej, a więc znalezieniu najlepszego rozwiązania finansowego, które pozwoli zapłacić jak najmniejszą daninę na rzecz Skarbu Państwa. Optymalizacja ta nie może być jednak mylona z naruszaniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego i karnego – jeśli doszłoby do takiej sytuacji, księgowy będzie odpowiedzialny na równi z przedsiębiorstwem za ewentualne malwersacje finansowe.
Do podstawowych zadań księgowego w przedsiębiorstwie należą:
- obliczanie, pobieranie i wpłacanie zaliczek na podatek dochodowy przedsiębiorcy oraz zatrudnianych pracowników;
- poprawne naliczanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych dla pracowników;
- udział w sporządzaniu sprawozdań finansowych firmy;
- dekretowanie i księgowanie dokumentów – nie tylko tych o charakterze finansowym, ale także i pracowniczym;
- księgowanie i wyliczenia rezerw, wycen walutowych, rozliczeń międzyokresowych kosztów;
- dysponowanie finansami przedsiębiorstwa, tj. dokonywanie operacji księgowych na zlecenie przełożonego (np. realizacja przelewów z pensjami dla pracowników).
Podsumowując, w Polsce zatrudnienie księgowego nie jest obowiązkiem. Dotyczy to także korzystania z pomocy wyspecjalizowanych firm rachunkowych – w tym zakresie także panuje pewna dobrowolność. Przedsiębiorca może samodzielnie realizować obowiązki finansowe i podatkowe względem swoich pracowników i Skarbu Państwa, jednak przy dużych firmach może to stanowić problem organizacyjny. Księgowy może być zatrudniony w przedsiębiorstwie w oparciu o umowę o pracę, jak i każdy rodzaj umowy cywilnoprawnej, w tym kontrakt B2B.
