Poradnik Przedsiębiorcy

Zatrudnienie prezesa w spółce - sposoby zatrudnienia i rozliczenia

Osoby zasiadające w organach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – w szczególności wykonujące funkcję prezesa zarządu – można zatrudnić w różny sposób. Zależnie od wybranego wariantu stosunek zatrudnienia będą regulować przepisy prawa cywilnego, handlowego lub prawa pracy. W artykule omówimy jak wygląda zatrudnienie prezesa w spółce.

Stanowisko prezesa zarządu 

Zarząd jest organem spółki z o.o., który prowadzi jej sprawy oraz ją reprezentuje. Może być jedno- lub wieloosobowy. W przypadku zarządu wieloosobowego wśród jego członków wyróżnia się prezesa. Również w przypadku zarządu jednoosobowego używa się określenia „prezes”. 

Zatrudnienie prezesa w spółce na podstawie umowy o pracę 

Zatrudnienie prezesa zarządu może polegać na nawiązaniu z nim stosunku pracy regulowanego przepisami Kodeksu pracy. W takim przypadku umowę o pracę zawiera w imieniu spółki z o.o. rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych, dalej „ksh”). 

W następstwie wyboru tego rozwiązania, sytuacja prawna prezesa zarządu będzie kształtowana nie tylko przepisami Kodeksu spółek handlowych, lecz także Kodeksu pracy (kp). Warto przy tym zauważyć, że prezesa zarządu należy zaliczyć do wyróżnionej w Kodeksie pracy kategorii pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art. 128 § 2 pkt 2 kp).

Tej kategorii – w odróżnieniu od pozostałych pracowników – nie przysługują uprawnienia do:

  • ograniczenia tygodniowego czasu pracy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, do przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 131 kp);

  • co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie (art. 132 § 1 kp);

  • wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1514 § 1 kp);

  • ograniczenia czasu pracy osoby pracującej w nocy do 8 godzin na dobę, jeżeli wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 1517 § 5 kp);

W pozostałym zakresie sytuacja prawna pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (w tym prezesa zarządu) jest analogiczna do sytuacji innych osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy.

Zatrudnienie prezesa w spółce na podstawie umowy zlecenia (umowa o świadczenie usług) 

Prezes zarządu może być również zatrudniony w ramach umowy cywilnoprawnej, w odniesieniu do której stosuje się przepisy art. 734–751 Kodeksu cywilnego (kc) o zleceniu.

Przez umowę zlecenia – a ściślej: umowę o świadczenie usług – przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonej usługi dla dającego zlecenie. Jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie.

Przyjmujący zlecenie może zwykle powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. Akurat w przypadku zatrudnienia prezesa zarządu nie powinna wchodzić w grę możliwość wykonywania zlecenia (tj. wykonywania funkcji prezesa zarządu) przez inną niż on osobę. Dlatego możliwość taką należałoby wprost wykluczyć w zawartej z prezesem umowie.

Z dalszych regulacji Kodeksu cywilnego dotyczących zlecenia wynika m.in., że przyjmujący zlecenie powinien udzielać dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy, a po wykonaniu zlecenia lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy złożyć mu sprawozdanie. Umowa zlecenia może być przez każdą z jej stron wypowiedziana w każdym czasie. To różni ją istotnie od umowy o pracę, której jednostronne rozwiązanie jest w Kodeksie pracy ściśle reglamentowane (w szczególności strona wypowiadająca umowę o pracę musi wskazać przyczynę, która dostatecznie to wypowiedzenie uzasadnia). Kolejna różnica dotyczy okresów przedawnienia roszczeń. Roszczenia o wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia przedawniają się z upływem 2 lat. Jest to krótszy okres niż przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy, które co do zasady wynosi 3 lata. W razie zawarcia umowy zlecenia na zleceniodawcy (w odróżnieniu od pracodawcy) nie ciążą takie obowiązki jak udzielenie urlopu wypoczynkowego, wypłata wynagrodzenia za czas choroby, prowadzenie listy obecności czy skierowanie na profilaktyczne badania lekarskie.

Prawa i obowiązki stron umowy zlecenia nie zostały uregulowane w przepisach prawa tak szczegółowo, jak to uczyniono w przypadku umowy o pracę. Zatem odpowiednie, wyczerpujące ustalenia w tym zakresie należy każdorazowo zamieścić w treści konkretnej umowy zlecenia, którą można ukształtować bardziej elastycznie niż stosunek pracy.

Zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne zawierane z osobami na wysokich stanowiskach kierowniczych bywają nazywane kontraktami menedżerskimi. W większości przypadków nazwa ta odnosi się do umów cywilnych o świadczenie usług. Istota kontraktu menedżerskiego sprowadza się do zarządzania przedsiębiorstwem przez wykwalifikowanego menedżera w imieniu i na rzecz spółki. Kontrakt menedżerski jest umową starannego działania, co oznacza, że menedżer nie zobowiązuje się do uzyskania konkretnego efektu swojej działalności, lecz do zachowania należytej staranności w zarządzaniu firmą.

Uchwała wspólników 

Zgodnie z art. 2031 ksh zasady wynagradzania członków zarządu (w tym prezesa zarządu), w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń można określić uchwałą wspólników spółki z o.o.

Wspólnicy mają w tym zakresie dużą swobodę. Mogą bowiem ustalić w uchwale pewną określoną kwotę wynagrodzenia płatną periodycznie albo np. podejmować uchwały w sprawie wynagrodzenia prezesa (jak i pozostałych członków zarządu) co miesiąc.

Przykład 1.

Wspólnicy spółki z o.o. podjęli uchwałę, że w roku 2021 r. wynagrodzenie prezesa zarządu będzie wynosić 12 000,00 zł miesięcznie.

Przykład 2.

W innej spółce z o.o. uchwały wspólników w sprawie ustalenia wynagrodzenia prezesa zarządu są podejmowane co miesiąc. W uchwałach tych kwota wynagrodzenia jest ustalana w różnych wysokościach. 

Zatrudnienie prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o. 

W przypadku, gdy prezesem zarządu jest osoba będąca jednocześnie jedynym wspólnikiem (udziałowcem) spółki z o.o., nie ma możliwości zatrudnienia go w ramach umowy o pracę ani umowy zlecenia z tej przyczyny, że nie jest prawnie dopuszczalne zawarcie umowy z samym sobą, a w omawianym przypadku przy zawieraniu umowy po stronie pracodawcy i pracownika oraz – odpowiednio – po stronie zleceniodawcy i zleceniobiorcy musiałaby wystąpić ta sama osoba, czyli jedyny wspólnik spółki z o.o.

Do istoty każdej umowy należy jej dwustronny charakter. Jest ona zawsze porozumieniem dwóch lub więcej stron, które ustalają w nim swoje wzajemne prawa lub obowiązki. Umowę zawiera się przez złożenie przez strony zgodnych oświadczeń woli.

Składki ZUS

W przypadku zawarcia z prezesem zarządu umowy o pracę będzie on objęty obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi: emerytalnym, rentowymi, chorobowym i wypadkowym oraz ubezpieczeniem zdrowotnym. W razie zawarcia umowy zlecenia prezes zarządu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Umowa zlecenia stanowi tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego.

Prezes zarządu jednoosobowej spółki z o.o. (będący jedynym jej wspólnikiem) traktowany jest jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą. W związku z tym podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, a dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. Ubezpieczeniu zdrowotnemu podlega obowiązkowo.

Wynagrodzenie prezesa zarządu spółki z o.o. ustalone uchwałą wspólników wydaną na podstawie art. 2031 ksh nie jest oskładkowane z tytułu obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Opodatkowanie 

Podatek dochodowy od osób fizycznych pobiera się od wynagrodzenia prezesa zarządu, niezależnie od tego, w której z wyżej omówionych form został zatrudniony.

Przedstawione warianty zatrudnienia prezesa zarządu spółki z o.o. dają możliwość wyboru między ściśle reglamentowaną prawem umową o pracę, umową zlecenia (umową o świadczenie usług), której treść strony mogą ukształtować bardziej swobodnie albo poprzestaniem jedynie na ustaleniu wynagrodzenia prezesa (uchwałą wspólników), bez zawierania odrębnej umowy w sprawie zatrudnienia.