Poradnik Przedsiębiorcy

Zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR - czy dotyczy Ciebie?

Zakładając działalność gospodarczą, przedsiębiorca zobowiązany jest do wykonania szeregu obowiązków. Jednym z nich jest zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR. Bowiem przedsiębiorcy rozliczający podatek dochodowy według skali lub liniowo muszą pamiętać, aby zgłosić miejsce prowadzenia KPiR. W jaki sposób i w jakim terminie to zrobić? Wyjaśniamy w poniższym artykule.

Kto powinien złożyć zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR ?

Przedsiębiorcy mają obowiązek zgłoszenia faktu oraz miejsca prowadzenia KPiR w sytuacji gdy:

  • rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej,

  • w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym i przechodzą na ogólną formę uproszczoną,

  • prowadzili księgi rachunkowe i zmieniają sposób prowadzenia księgowości na KPiR.

Jednak zdarza się również, że osoby prowadzące działalność nie muszą prowadzić KPiR. Obowiązku tego nie mają:

  • przedsiębiorcy, którzy jako formę rozliczeń z podatku dochodowego wybrali formy zryczałtowane (np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych),

  • przedsiębiorcy, którzy nie posiadają prawa do prowadzenia KPiR i w związku z tym prowadzą pełną księgowość (ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w PLN równowartość 1 200 000 euro),

  • przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,

  • adwokaci, którzy wykonują zawód wyłącznie w zespole adwokackim.

Zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR - terminy

Przedsiębiorcy są zobowiązani zgłosić miejsce prowadzenia KPiR w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Zawiadomienie to powinno być zrealizowane w formie pisemnej do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika.

Należy pamiętać, że jeżeli działalność prowadzona jest w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie o miejscu prowadzenia KPiR składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Ważne!

Obowiązek zgłoszenia miejsca prowadzenia KPiR mają zarówno przedsiębiorcy prowadzący księgowość samodzielnie, jak i ci, którzy korzystają z usług biura rachunkowego.

Prowadzenie KPiR przez biuro rachunkowe

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, ma on obowiązek prowadzenia w swojej siedzibie firmy ewidencję sprzedaży. Dodatkowym wymogiem jest powiadomienie o korzystaniu z usług biura naczelnika urzędu skarbowego, któremu wcześniej zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu KPiR. Zawiadomienie naczelnika urzędu powinno nastąpić w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym. Informacja ta powinna zawierać:

  • dane identyfikujące podatnika,

  • nazwę i adres biura rachunkowego,

  • miejsce prowadzenia KPiR,

  • miejsce przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz dowodów związanych z jej prowadzeniem,

  • podpis podatnika.

Jak powinno zostać dostarczone zawiadomienie?

Składając zawiadomienie osobiście, podatnik na kopii uzyska potwierdzenie dostarczenia dokumentu. Natomiast wysyłając zawiadomienie drogą pocztową, należy zachować szczególną ostrożność. Przede wszystkim, podatnik powinien wysłać zawiadomienie w formie listu poleconego, ponieważ może mieć problemy w sytuacji, gdy pismo nie dotrze do adresata lub zaginie w urzędzie. Co więcej, Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 15 września 2005 r., III SA/Wa 1680/05 stwierdził, że (...) w korespondencji z organami podatkowymi, podatnik ma obowiązek dochować należytej staranności i nadać przesyłkę listem poleconym. Ponadto, zgodnie z zasadą, iż ciężar dowodu spoczywa na tym, kto z danego faktu wywodzi skutki prawne, podatnik sam powinien udowodnić, że doręczył pismo.

Reasumując, zakładając działalność gospodarczą podatnik musi pamiętać, aby zgłosić miejsce prowadzenia KPiR niezależnie od tego, czy robi to sam, czy też korzysta z usług biura rachunkowego. Co więcej, przy dostarczaniu zawiadomienia do urzędu skarbowego należy zachować szczególną staranność i dopilnować, aby zostało dostarczone w wymaganym terminie.