Poradnik Przedsiębiorcy

Poznaj 5 darmowych systemów CRM, które ułatwią Ci pracę

Dla wielu przedsiębiorców prowadzących własną firmę kluczowe jest nie tylko samo pozyskanie kontrahentów, lecz przede wszystkim zbudowanie z nimi długofalowych relacji. Utrzymanie stałego kontaktu z klientami jest bowiem podstawą do stworzenia stabilnej pozycji na rynku. W tym celu do dyspozycji właścicieli dostępny jest szereg narzędzi, takich jak systemy CRM, których celem jest usprawnienie współpracy z kontrahentami. Obfitość rynku w tym zakresie powoduje, że wybór jest naprawdę duży i trudny. Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku systemów CRM nie zawsze drogie oznacza lepsze. Nie należy sugerować się zasadą, że jeżeli przeznaczysz więcej pieniędzy na zakup oprogramowania, to twoje działania będą skuteczniejsze, a zarządzanie bazą klientów łatwiejsze. Na rynku istnieje wiele bardzo dobrych, a przy tym darmowych systemów CRM, które zyskały uznanie zadowolonych klientów, znanych i cenionych firm.

System CRM, czyli jaki?

CRM (Customer Relationship Management) jest systemem, które ma na celu budowanie i utrzymywanie indywidualnych relacji z klientami. W tej koncepcji przede wszystkim chodzi o zdobycie stałego klienta. Pozyskiwanie nowego odbiorcy może być kosztowne i pochłaniać wiele czasu, co niekoniecznie przekłada się na pożądane efekty. W sprzedaży trzeba zwrócić szczególną uwagę na klientów, którzy mogą korzystać z naszych usług regularnie, a nie tylko jednorazowo. Biorąc tę kwestię pod uwagę, powinniśmy wdrażać skuteczne strategie w celu utrzymania efektywnej i długotrwałej współpracy.

Bardzo pomocnym narzędziem jest właśnie CRM. Wdrożenie tego systemu dostarcza nam korzyści na dwóch poziomach:

  • Strategicznym – zwiększa satysfakcję naszych klientów, ich lojalność oraz sprzedaż naszych produktów,

  • Operacyjnym – prowadzi do zwiększenia skuteczności sprzedawców, efektywności kampanii reklamowych oraz pomaga uporządkować informacje wewnątrz firmy.

Dla kogo przeznaczone są systemy CRM?

Bez wątpienia CRM jest potrzebny każdej firmie, która jest ukierunkowana na wysoką jakość obsługi klienta oraz nieustannie dąży do podniesienia standardu świadczonych usług. Darmowe systemy CRM oparte są najczęściej na otwartej licencji Open Source, która umożliwia modyfikowanie aplikacji tak, aby dostosować ją do indywidualnych potrzeb.

Ranking TOP 5 darmowych systemów CRM

Na rynku mamy dostępnych wiele systemów CRM – niektóre są płatne, a niektóre całkowicie darmowe. Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety, tak samo jak każdy z systemów. Dana funkcja programu przez jednych przedsiębiorców może być traktowana jako bezcenna, a dla drugich być kompletnie bezużyteczna. Nie ma CRM idealnego, który spełni oczekiwania wszystkich użytkowników. Do wyboru systemu należy podejść indywidualnie, zwracając szczególną uwagę na cel, dla którego zdecydowaliśmy się na wdrożenie tego oprogramowania oraz oczekiwania, jakie wobec niego mamy. Jeżeli już odpowiemy sobie na te pytania, możemy przystąpić do zapoznania się z ofertą dostępną na rynku. Okazuje się, że darmowe systemy bywają dużo lepszym rozwiązaniem niż te, za które musimy zapłacić niemałą kwotę pieniędzy. Poniżej przedstawiamy jedne z najlepszych darmowych CRM-ów dostępnych na rynku.

SugarCRM

W tym przypadku mamy do wyboru zarówno wersję płatną, jak i darmową. Możemy wybrać tę wersję systemu, która będzie nam bardziej odpowiadała. Jeżeli chodzi o wersję bezpłatną, SugarCRM Community, to jest ona nieco uboższa w funkcje i zawiera mniej narzędzi w porównaniu do wersji płatnej. Nie oznacza to wcale, że jest gorsza i nie zasługuje na to, aby poświęcić jej naszą uwagę. Zakres jej funkcji nadal jest bardzo szeroki. Dostępne są: spersonalizowany panel użytkownika, możliwość powiązania dowolnych elementów systemu, możliwość szybkiego dodawania nowych obiektów z poziomu subpaneli, planowanie oraz rejestracja wydarzeń, masowy import i eksport danych czy dopasowanie kryterium wyszukiwania. Do najważniejszych zalet systemu należą:

  • prosty kreator własnych rozwiązań,

  • polska wersja językowa,

  • bardzo dużo zaufanych klientów,

  • dużo możliwości i wbudowanych funkcji.

Niestety również SugarCRM ma swoje wady. Posiada nieco przestarzały layout oraz może przysporzyć nieco kłopotów, jeżeli chodzi o kompatybilność z popularnymi przeglądarkami internetowymi. Najlepszym rozwiązaniem będzie użytkowanie go na Google Chrome.

VTiger

Znając oba systemy, czyli SugarCRM oraz VTiger, można dostrzec między nimi szereg podobieństw. Liczba dostępnych funkcji w oprogramowaniu VTiger również jest bardzo duża, co jest ogromną zaletą tego systemu. Przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z darmowych dodatków, m.in. do pakietu MS Office oraz programów pocztowych MS Outlook i Mozilla Thunderbird. System wyróżnia wiele możliwości konfiguracji, pełna polska wersja językowa czy także spora społeczność użytkowników. Trzeba pamiętać również o mankamentach systemu, zbieżnych z wadami SugarCRM, czyli przede wszystkim przestarzały layout.

SuiteCRM

Na szczególną uwagę zasługuje system SuiteCRM. Został stworzony na bazie SugarCRM Community Edition. Wyróżnia się szeroką gamą możliwości, które wykraczają poza standardowe aplikacje konkurencyjnych systemów. Możemy skorzystać m.in. z rejestracji zgłoszeń klientów, zarządzania projektami, ewidencjonowania spotkań i rozmów telefonicznych, kreatora automatyzacji, integracji z Google Maps czy zarządzania wydarzeniami.

OpenCRX

Przez wielu jest uważany za najlepszy w pełni darmowy i dostępny dla wszystkich CRM. Producent ma bardzo ambitne plany na rozwój – system rozwija się w kierunku klasy systemów ERP. CRM już dzisiaj pozwala na przeprowadzanie swobodnych konfiguracji i dostarcza wielu przydatnych narzędzi. Na uwagę zasługuje także dobra jakość dokumentacji. Niestety trzeba wspomnieć o pewnych niedoskonałościach systemu. OpenCRX nie może pochwalić się zbyt dobrą polską wersją językową, która w większości przypadków jest bezużyteczna. Również obsługa nie należy do najbardziej intuicyjnych. W dalszym ciągu jednak warto jest bliżej przyjrzeć się ofercie tego systemu.

Fat Free CRM

Dla małych i początkujących firm dobrym rozwiązaniem będzie system Fat Free CRM. Jest bardzo łatwy w obsłudze, nie będziemy musieli poświęcić dużo czasu na opanowanie dostępnych funkcji. Wszystkie potrzebne aplikacje są dostępne w systemie. Niestety osoby, które poszukują CRM-u w wersji polskojęzycznej, raczej powinny zrezygnować z tego systemu. Brak wersji w języku polskim może być dla wielu dużą przeszkodą, mimo że CRM jest bardzo prosty w użyciu. Wyróżnia się również wysoką jakością kodu systemu. Trzeba pamiętać również o tym, że program posiada tylko podstawowe funkcje i raczej nie może pochwalić się szerokim gronem użytkowników.

Potencjał systemów ERP

Każde dobrze prosperujące przedsiębiorstwo sprawne zarządzanie firmy w dużej mierze zawdzięcza m.in. odpowiednim programom do prowadzenia biznesu. Mowa tu o wszelkich systemach typu ERP, które łączą szereg niezbędnych narzędzi w jeden. Co prawda nie są one darmowe, jednak miesięczny koszt, jaki wiąże się z wykupieniem odpowiedniego dla siebie pakietu, nie przekracza ceny dobrego obiadu. Jednym z nich jest oprogramowanie wFirma.pl, w ramach którego do dyspozycji przedsiębiorcy oddany jest zestaw funkcji, dzięki którym możliwe jest prowadzenie uproszczonej księgowości, gospodarki magazynowej, rozliczanie pracowników czy bieżący wgląd do kondycji finansowej firmy. W skład rozbudowanego systemu wFirma.pl wchodzi również moduł CRM, które nie tylko usprawnia współpracę z kontrahentami, lecz także przyczynia się do skutecznego zarządzania firmą. Wśród wielu funkcji w tym module do najważniejszych należą:

  • Integracja z GUS – Przedsiębiorca nie musi ręcznie wprowadzać każdej informacji o kontrahencie, program automatycznie zaciąga te dane na podstawie wprowadzonego NIP-u.

  • Dodawanie zadań – Można tworzyć zlecenia dla poszczególnych pracowników oraz dodawać zadania cykliczne.

  • Rozliczanie usług cyklicznych – Użytkownik ma możliwość zdefiniowania do danego kontrahenta tzw. usługi cyklicznej. Po jej zapisaniu możliwe jest wygenerowanie przypisanej do niej faktury.

  • Rozbudowany terminarz – Pozwala na prawidłową organizację pracy. Przypomina o terminach spotkań wyjazdów, płatności zobowiązań i należności od kontrahentów, ale również o terminach płatności podatków i ubezpieczeń

System CRM najlepszy dla Twojej firmy – podsumowanie

Systemów CRM podobnych jest obecnie na rynku bardzo dużo. Jak można zauważyć, każdy z nich charakteryzuje się innymi funkcjami i posiada zarówno wady, jak i zalety. Nie możemy jednak sugerować się jedynie samymi słabymi stronami. Nie stworzono jeszcze systemu idealnego. Nawet płatne systemy CRM mają pewne niedoskonałości, które dla niektórych przedsiębiorców nie są do zaakceptowania. Ważne jest, aby pod kątem specyfiki swojej firmy przeanalizować wszystkie dostępne i godne uwagi oprogramowania. Powyższe przykłady CRMów mogą pomóc w podjęciu decyzji o wyborze dobrego i skutecznego programu.