Poradnik Przedsiębiorcy

Czy można skorygować brak NIP na fakturze zakupu?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nierozerwalnie z zakupami. Firmy mają możliwość zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczenia wynikającego z nich podatku VAT. Należy jednak pamiętać o ich  prawidłowym udokumentowaniu fakturą. Nierzadko w tym aspekcie pojawiają się problemy związane z brakiem poszczególnych danych na takim dokumencie. W poniższym poradniku wyjaśniamy, jakie czynności należy podjąć, gdy nabywca stwierdzi brak NIP na fakturze zakupu

Faktura – definicja i obowiązek umieszczenia NIP

W polskim prawie od 1 stycznia 2014 r. obowiązuje nowa definicja faktury. Faktura to dokument w formie papierowej lub w wersji elektronicznej, który zawiera informacje wymagane ustawą oraz przepisami wydanymi na jej podstawie.

Art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT określa wszystkie niezbędne elementy, jakie faktura powinna zawierać. Zaliczamy do nich:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Przytoczone regulacje wskazują, że faktura zakupu powinna zawierać NIP nabywcy będącego vatowcem.

Brak NIP na fakturze a moc dowodu księgowego

Jeśli stwierdzono brak NIP na fakturze, wówczas mamy do czynienia z błędem formalnym, który co do zasady nie powinien mieć wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT. Organy podatkowe mogą bowiem różnorodnie interpretować określone regulacje prawne. Co ciekawe, jak określa art. 88 ust. 3a ustawy o VAT brak numeru NIP nie oznacza, że przedsiębiorca traci prawo do odliczenia podatku VAT.

Ze względu na niejasności w tym temacie, zapewne w ciągu trwającego roku podatkowego zostanie wydanych kilka interpretacji wyjaśniających te kwestie. Na dzisiaj należy w tej sprawie odnieść się do dotychczasowych stanowisk organów podatkowych.

Według indywidualnej interpretacji ILPP1/443-757/13-3/HW wydanej w dniu 20 listopada 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w przypadku, gdy wszystkie niezbędne dane nabywcy na fakturze zostały zawarte, a przeoczona została jedynie informacja o NIP, wówczas jest to wada techniczna. W praktyce nie ma ona wpływu na prawidłowe określenie nabywcy towaru, wysokości zobowiązania podatkowego oraz zweryfikowanie zaistnienia zdarzenia gospodarczego. W tej sytuacji podatnik mógł zatem odliczyć podatek VAT – pod warunkiem, że zakupy miały związek z czynnościami opodatkowanymi z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy. Ponadto w przypadku braku NIP-u niezbędne jest skorygowanie faktury zakupu notą korygującą.

Brak NIP na fakturze a korekta notą korygującą

Wyżej przytoczona interpretacja wskazuje, że w przypadku braku NIP na fakturze nabywca towaru może skorygować fakturę poprzez wystawienie noty korygującej, która powinna zawierać:

  • wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";
  • numer kolejny i datę jej wystawienia;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
  • dane zawarte w fakturze pierwotnej  określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Należy podkreślić, że aby nota korygująca była uznawana za ważną, musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę.

Korekta taka w przypadku braku NIP na fakturze może zostać dokonana również przez dostawcę poprzez wystawienie faktury korygującej. Z reguły jednak niedopatrzenie to zauważa dopiero nabywca i to on wystawia notę.