Ustawodawca, wprowadzając SLIM VAT, chciał ułatwić podatnikom rozliczanie podatku VAT. Jednym z ułatwień, jakie wprowadzono, były zmiany dotyczące rozliczenia faktur korygujących. Mimo że obowiązują one już od 1 stycznia 2021 roku, podatnicy nadal mają problemy z rozliczeniem faktur korygujących. Sprawdźmy, czym jest i kiedy występuje domniemanie akceptacji uzgodnienia lub spełnienia warunków korekty.
Warunki korygowania faktur in minus
Na wstępie przypomnijmy, że do końca 2020 roku ustawodawca uzależniał prawo do rozliczenia faktury korygującej u sprzedawcy od uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej od nabywcy.
W ramach pakietu SLIM VAT powyższy warunek już nie obowiązuje – przejściowo do końca 2022 roku można stosować stare zasady. Od 1 stycznia zlikwidowano ten wymóg, ale w zamian wprowadzono nowe wymagania.
- uzgodni z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki korekty;
- posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i wynika z niej, że nabywca wie, że doszło lub wie, w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia;
- warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego;
- faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją dotyczącą uzgodnienia.
W sytuacji, gdy podatnik spełni powyższe warunki, będzie mógł dokonać korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego.
Jeśli podatnik spełni te warunki, to może skorygować VAT już w momencie wystawienia faktury korygującej. Jeśli spełni je później, to będzie mógł skorygować VAT dopiero za ten okres rozliczeniowy, w którym warunki zostaną spełnione.
Co ważne, zasady te obowiązują do faktur korygujących wystawianych na rzecz konsumentów, jeśli żądali oni wystawienia faktury do paragonu.
Przykład 1
Kupujący w marcu uzgodnił ze sprzedawcą, że dokona on obniżenia ceny za sprzedawany towar ze względu na złą jakość. Kupujący otrzymał zwrot środków finansowych na konto w marcu. Tym samym zaakceptował warunki uzgodnienia. Nie otrzymał w marcu faktury korygującej. Została ona wystawiona dopiero w maju. W jakim miesiącu podatnik winien dokonać obniżenia podatku naliczonego?
W tym przypadku podatnik musi dokonać obniżenia podatku naliczonego już w marcu. Wtedy uzgodniono bowiem obniżenie ceny towaru (zostało ono zaakceptowane przez kupującego). Brak faktury korygującej nie ma wpływu na miesiąc obniżenia podatku naliczonego przez kupującego.
Uzgodnienie faktury korygującej
Tutaj najlepiej posłużyć się wydanymi wyjaśnieniami Ministra Finansów. Warunki uzgodnienia uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego można zawrzeć w:
- umowie określającej, w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia (np. ze względu na przyznany mu rabat);
- regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy;
- w trakcie trwania współpracy między stronami (w aneksach do umów, porozumieniach lub innych dokumentach);
- w korespondencji e-mailowej.
Oczywiście nie ma zamkniętego katalogu dowodów potwierdzających uzgodnienie. Podatnik może wybrać dowolny jego sposób. W niektórych przypadkach może to być nawet ustalenie ustne, np. rozmowa telefoniczna. Ponadto, gdy podatnik nie uzyskał dokumentów potwierdzających uzgodnienie, może wystarczyć mu domniemanie akceptacji uzgodnienia, przy czym może być ono stosowane tylko w wyjątkowych sytuacjach i w tym celu konieczne jest wystawienie faktury korygującej, dokonanie przelewu oraz odpowiednia adnotacja w korespondencji do nabywcy.
Domniemanie akceptacji uzgodnienia lub spełnienia warunków korekty
W wielu przypadkach podatnicy, którzy od wielu lat współpracują, starają się zminimalizować formalności.
Tym samym również w przypadku uzgodnień dotyczących faktur korygujących także minimalizują wszelkie formalności.
Domniemana akceptacja warunków może wystąpić w szczególności, kiedy samo wystawienie faktury korygującej albo dokonanie przelewu, będzie stanowiło element uzgodnienia.
Przykład 2
Przedsiębiorcy od wielu lat ze sobą współpracują. W wielu przypadkach kupujący w ramach współpracy otrzymuje wysokie rabaty. Często sprzedawca najpierw przelewa środki finansowe, a później wystawia fakturę korygującą. Strony uznały, że w momencie dokonania przelewu domniemywa się, iż jest wystawiona korekta. Czy taki sposób domniemania korekty jest dopuszczalny?
Tak, podatnik może w ten sposób dokonać domniemania uzgodnienia.
Przykład 3
Podatnik handluje z podmiotem od wielu lat. Ustnie dokonano ustalenia, że wysłanie faktury e-mailem jest wystarczające. Podatnicy nie posiadają żadnej dokumentacji w tym zakresie. Czy w takim przypadku, jeśli podatnik otrzyma e-mail, w którym jest napisane, że sprzedawca wysyła fakturę zgodnie z ustaleniami i prosi o potwierdzenie wiadomości, to wystarczy do rozliczenia takiej faktury korygującej?
W takim przypadku można domniemywać, że warunki dotyczące ustalenia warunków są spełnione.
Podatnicy mogą uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, również fakt ich spełnienia, stwierdzać w sposób dorozumiany.
Tym samym, jeśli np. jedna strona informuje kontrahenta, że udziela obniżki, która nie jest uzależniona od określonego zdarzenia przyszłego, można domniemywać, iż przesłanka faktyczna uzasadniająca taką preferencję już zaistniała. Tym samym warunki rozliczenia korekty są spełnione.
W swoich wyjaśnieniach Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w pewnych sytuacjach dokument potwierdzający uzgodnienie warunków transakcji może być jednocześnie dokumentem potwierdzającym spełnienie uzgodnionych warunków transakcji.
Podsumowując, domniemanie akceptacji uzgodnienia lub spełnienia warunków korekty może być dorozumiane.
